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Terminverwaltung Einrichtung
Die Terminverwaltung Einrichtung steuert das gesamte Verhalten der Terminvergabe und Terminkommunikation. Sie entscheiden hier, ob die Terminverwaltung aktiv genutzt werden soll, welche Arten von Terminen möglich sind, wie der Kalender angezeigt wird und welche E-Mails bei welchen Ereignissen automatisch versendet werden. Änderungen in dieser Einrichtung wirken sich unmittelbar auf den laufenden Betrieb aus – die Aktivierung oder Deaktivierung des Terminversands beispielsweise startet oder stoppt die zugehörigen Hintergrundprozesse in der Aufgabenwarteschlange automatisch.
Ausgangspunkt: Öffnen Sie über die Suche "Terminverwaltung Einrichtung".
Warnung
Nach Änderung des Felds "Terminverwaltung aktivieren" wird die Anwendung automatisch neu gestartet, damit die Änderung wirksam wird.
Allgemein
Die allgemeinen Einstellungen der Terminverwaltung legen fest, wie der Terminkalender grundsätzlich funktioniert: ob er aktiv ist, welchen Basiskalender er verwendet, welche Ansicht beim Öffnen gezeigt wird und wie mit nicht wahrgenommenen Terminen umgegangen wird. Diese Einstellungen bilden die Grundlage für alle weiteren Konfigurationen der Terminverwaltung und müssen vor der ersten Nutzung des Terminkalenders vollständig befüllt sein.
| Feld | Tooltipp/Erklärung | Optionen |
|---|---|---|
| Terminverwaltung aktivieren | Gibt an, ob die Terminverwaltung aktiv genutzt werden soll. Nach Änderung dieses Feldes wird die Anwendung automatisch neu gestartet. | Ja / Nein |
| Basis Kalendercode | Gibt den Basis-Kalendercode an. Der Basis-Kalendercode wird verwendet, um den Basis-Kalender für die Termine zu definieren. | - |
| Terminart Prozesstermin | Gibt an, welche Terminart für Prozesstermine verwendet werden soll. | - |
| Terminlöschung aktivieren | Gibt an, ob die Terminlöschung über die Aufgabenwarteschlange aktiv genutzt werden soll. | Ja / Nein |
| Löschdatum leerer Termine | Gibt die Datumsformel an, die das Datum für das Löschen nicht wahrgenommener (leerer) Termine berechnen soll. | - |
| Vorgabe Abwesenheitsgrund | Gibt einen Abwesenheitsgrundcode an, um den Abwesenheitstyp bei nicht sichtbaren Abwesenheiten zu definieren. | - |
| Nur Arbeitstage anzeigen | Gibt an, ob im Terminkalender nur Arbeitstage angezeigt werden sollen. | Ja / Nein |
| Terminkalender Ansichtsmodus | Gibt den Standard-Ansichtsmodus für den Terminkalender an. Wählen Sie "Heute" für alle Termine ab dem aktuellen Tag, "Erster freier Termin" für alle Termine ab dem nächsten verfügbaren Terminslot oder "Arbeitstag" für die Termine des eingerichteten Arbeitstags. | "Heute" / "Erster freier Termin" / "Arbeitstag" |
Versand
Der automatische Terminversand ist eines der zentralen Kommunikationswerkzeuge des Moduls. Hier aktivieren Sie die verschiedenen E-Mail-Ereignisse – Bestätigung, Erinnerung und Absage – und hinterlegen die dazugehörigen Aktivitätenvorlagen und E-Mail-Szenarien. Das E-Mail-Szenario legt fest, welches Absenderkonto und welche Vorlage verwendet werden. Terminabsage, Terminbestätigung und Terminerinnerung stehen nur dann zur Verfügung, wenn das übergeordnete Feld "Terminversand aktivieren" auf "Ja" gesetzt ist.
| Feld | Tooltipp/Erklärung | Optionen |
|---|---|---|
| Terminversand aktivieren | Gibt an, ob der Terminversand aktiv genutzt werden soll. | Ja / Nein |
| Terminabsage aktivieren | Gibt an, ob die Terminabsage verwendet werden soll. | Ja / Nein |
| Terminabsage (Aktivitätenvorlage) | Gibt den Aktivitätenvorlagencode an, mit der die Terminabsage versendet werden soll. | - |
| E-Mail Szenario Terminabsage | Gibt das E-Mail Szenario für die Terminabsage an den Kontakt an. | - |
| Terminbestätigung aktivieren | Gibt an, ob die Terminbestätigung verwendet werden soll. | Ja / Nein |
| Terminbestätigung (Aktivitätenvorlage) | Gibt den Standard Aktivitätenvorlagencode an, mit der die Terminbestätigung an den Kontakt versendet werden soll. Diese Vorlage wird verwendet, wenn keine spezielle Vorlage je nach Durchführungsart für den Termin vorhanden ist. | - |
| E-Mail Szenario Terminbestätigung | Gibt das E-Mail Szenario für die Terminbestätigung an den Kontakt an. | - |
| Terminerinnerung aktivieren | Gibt an, ob die Terminerinnerung verwendet werden soll. | Ja / Nein |
| Terminerinnerung (Aktivitätenvorlage) | Gibt den Aktivitätenvorlagencode an, mit der die Terminerinnerung an den Kontakt versendet werden soll. | - |
| E-Mail Szenario Terminerinnerung | Gibt das E-Mail Szenario für die Terminerinnerung an den Kontakt an. | - |
Tipp
Für die Terminbestätigung können je Durchführungsart individuelle Aktivitätenvorlagen hinterlegt werden. Navigieren Sie dazu über das Menüband "Zugehörig" zu "Durchführungsart Aktivitätenvorlagen".
Erweiterte Funktionsverwaltung
Hier legen Sie fest, für welche Kontaktgruppen Termine angelegt werden dürfen und welche erweiterten Terminoptionen zur Verfügung stehen. Standardmäßig sind Termine nur für aktive Mitglieder vorgesehen. Je nach Anforderung des Mietervereins können Sie die Terminvergabe auf Interessenten, ausgetretene oder zukünftige Mitglieder ausweiten. Die Optionen für Folgetermine und Doppeltermine steuern, wie die Terminplanung bei parallelen oder aufeinanderfolgenden Gesprächen funktioniert.
| Feld | Tooltipp/Erklärung | Optionen |
|---|---|---|
| Termine für Interessenten | Gibt an, ob Termine für Interessenten verwendet werden sollen. | Ja / Nein |
| Termine für ausgetretene Mitglieder | Gibt an, ob Termine für ausgetretene Mitglieder verwendet werden sollen. | Ja / Nein |
| Termine für zukünftige Mitglieder | Gibt an, ob Termine für zukünftige Mitglieder verwendet werden sollen. | Ja / Nein |
| Folgetermine | Gibt an, ob Folgetermine verwendet werden sollen. | Ja / Nein |
| Doppeltermine | Gibt an, ob Doppeltermine erlaubt sein sollen. Standardmäßig aktiviert. | Ja / Nein |
Business Intelligence
Über die Business Intelligence API können Termine extern angezeigt werden, beispielsweise in einem Mitgliederportal oder auf einer Website. Hier legen Sie den Zeitraum fest, für den Termine über diese Schnittstelle sichtbar sind. Der Zeitraum wird als Datumsformel relativ zum aktuellen Datum berechnet, sodass er sich täglich automatisch verschiebt und immer aktuelle Daten liefert, ohne dass die Einrichtung regelmäßig manuell angepasst werden muss.
| Feld | Tooltipp/Erklärung | Optionen |
|---|---|---|
| Online Terminanzeige von Datum | Gibt die Datumsformel an, die den Startpunkt der Online-Terminanzeige berechnen soll. Die Datumsformel darf keinen Wert enthalten, die das Datum vor dem aktuellen Tagesdatum kalkuliert. | - |
| Online Terminanzeige bis Datum | Gibt die Datumsformel für den Endzeitpunkt der Online-Terminanzeige an. Der berechnete Wert darf weder vor dem aktuellen Tagesdatum noch vor dem Startpunkt der Online-Terminanzeige liegen. | - |
Aufgabenwarteschlangen erstellen
Der automatische Terminversand und die Terminlöschung laufen als Hintergrundprozesse über die Business Central Aufgabenwarteschlange. Die folgenden Aktionen erstellen die notwendigen Aufgabenwarteschlangenposten einmalig. Anschließend werden die Posten durch das System automatisch aktiviert oder deaktiviert, sobald Sie die entsprechenden Felder in der Einrichtung ändern. Über die Aktionen können die Posten bei Bedarf auch manuell neu erstellt werden, etwa nach einer Neuinstallation oder einer Systemwiederherstellung.
Über das Menüband "Aktionen" unter "Aufgabenwarteschlangenposten" erstellen Sie die notwendigen Hintergrundprozesse:
| Aktion | Beschreibung | Voraussetzung |
|---|---|---|
| Terminversand | Erstellt einen Aufgabenwarteschlangenposten für den automatischen Terminversand. | "Terminversand aktivieren" = Ja |
| Terminerinnerung | Erstellt einen Aufgabenwarteschlangenposten für die automatische Terminerinnerung. | "Terminversand aktivieren" und "Terminerinnerung aktivieren" = Ja |
| Terminlöschung | Erstellt einen Aufgabenwarteschlangenposten für die automatische Terminlöschung leerer Termine. | "Terminlöschung aktivieren" = Ja |
Hinweis
Die Aufgabenwarteschlangenposten werden automatisch aktiviert bzw. deaktiviert, wenn die entsprechenden Felder in der Terminverwaltung Einrichtung geändert werden. Über die genannten Aktionen können die Posten bei Bedarf manuell neu erstellt werden.
Einrichtungsdaten für die Terminverwaltung
Neben der technischen Konfiguration müssen Einrichtungsdaten gepflegt werden, bevor die Terminverwaltung produktiv genutzt werden kann. Terminarten, Terminorte, Beratungsgründe und -ergebnisse strukturieren die Terminerfassung und ermöglichen eine aussagekräftige Auswertung. Abwesenheitsgründe steuern die Darstellung von Berater-Abwesenheiten im Terminkalender. Die Durchführungsart-Vorlagen ermöglichen es, je nach Art der Terminausführung unterschiedliche Bestätigungs-E-Mails zu versenden und so die Kommunikation weiter zu individualisieren.
Über das Menüband "Zugehörig" navigieren Sie zu den folgenden Einrichtungsdatentabellen:
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Terminarten | Einrichtung der Terminarten (z. B. Erstberatung, Folgetermin, Prozesstermin). |
| Terminorte | Einrichtung der Terminorte (z. B. Geschäftsstelle, Außenstelle). |
| Abwesenheitsgründe | Einrichtung der Abwesenheitsgründe für Berater. Mehr zu den Abwesenheitsgründen lesen Sie in der Dokumentation von Microsoft. |
| Beratungsgründe | Einrichtung der möglichen Beratungsgründe (z. B. Mietrecht, Betriebskosten). |
| Beratungsergebnisse | Einrichtung der möglichen Beratungsergebnisse (z. B. Einigung, Verweis an Anwalt). |
| Durchführungsart Aktivitätenvorlagen | Zuordnung spezifischer Aktivitätenvorlagen je Durchführungsart für den Terminbestätigungsversand. |