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Beratungsvorgang erstellen
Wenn Kundinnen und Kunden oder Mitglieder Beratungen in Anspruch nehmen, bildet ein Beratungsvorgang die vollständige Bearbeitung einer Anfrage durch eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter ab. Beratungen lassen sich kategorisieren, ihr Status kann nachvollzogen werden und beliebig viele Beratungsbeteiligte können dem jeweiligen Vorgang zugeordnet werden.
Neuen Beratungsvorgang anlegen
Das Anlegen eines Beratungsvorgangs ist der erste Schritt im Beratungsprozess. Beratungsvorgänge können direkt aus der Beratungsliste oder aus dem Rollencenter heraus erstellt werden. Wählen Sie den für Ihren Arbeitsablauf passenden Einstieg.
- Öffnen Sie über die Suche "Beratungen" und wählen Sie im Menüband "Neu".
- Alternativ rufen Sie aus dem Rollencenter die Aktion "Neue Beratung erstellen" auf.
Beratungsvorgang befüllen und abschließen
Nach dem Anlegen befüllen Sie die Felder im Bereich "Allgemein" der Beratungskarte. Die Angaben zu Kategorie, Klasse und Bearbeitung ermöglichen eine gezielte Auswertung und Delegation offener Vorgänge.
Beschreibung erfassen: Geben Sie eine "Beschreibung" ein und prüfen Sie die automatisch vergebene "Nr.".
Kategorie und Klasse wählen: Wählen Sie einen "Kategoriecode" und ggf. einen "Klassencode" aus, um den Vorgang fachlich einzuordnen.
Zeitraum festlegen: Legen Sie "Startdatum" und "Startzeit" fest. Pflegen Sie bei Abschluss des Vorgangs "Enddatum" und "Endzeit".
Status setzen: Setzen Sie den "Status" entsprechend dem aktuellen Bearbeitungsstand. Mehr zum Statusmanagement in unitop lesen Sie in der zugehörigen Dokumentation.
Bearbeitung zuordnen: Ordnen Sie einen "Verkäufer Code" und/oder ein "Team" zu, um offene Beratungen gezielt filtern und delegieren zu können.
Beratungsprofil auswählen: Wählen Sie bei Bedarf ein "Beratungsprofil", um Beteiligte konsistent vorzubelegen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Nr. | Eindeutige Vorgangsnummer der Beratung. |
| Beschreibung | Kurzbeschreibung des Anliegens. |
| Startdatum / Startzeit | Geplanter oder tatsächlicher Beginn der Beratung. |
| Enddatum / Endzeit | Abschlussdatum und -uhrzeit der Beratung. |
| Bearbeitungszeit | Ergibt sich automatisch aus Start- und Endwerten. |
| Kategoriecode | Fachliche Kategorisierung des Vorgangs. |
| Klassencode | Fachliche Klasse zur weiteren Differenzierung. |
| Status | Aktueller Bearbeitungsstatus des Vorgangs. |
| Kanal | Eingangskanal oder Kommunikationsweg der Beratung. |
| Verkäufer Code | Zuständige Bearbeitung auf Personenebene. |
| Team | Zuständiges Team für die Bearbeitung. |
| Beratungsprofil | Vorgegebene Kombination von Beratungsbeteiligten. |
- Abschluss des Beratungsprozesses: Ein Beratungsvorgang gilt als vollständig abgeschlossen, wenn der Status auf im Register "Allgemein" als "Abgeschlossen" gesetzt wird. Dieser Status kennzeichnet das Ende des Gesamtprozesses.
Beratungsbeteiligte pflegen
Im unteren Bereich der Beratungskarte erfassen Sie alle Personen, die am Beratungsvorgang beteiligt sind. Jeder Beteiligte erhält eine Beratungsrolle, die seine Funktion im Vorgang beschreibt. Abhängig von der Rolleneinrichtung können Kontaktinformationen aus Business Central übernommen oder manuell erfasst werden.
Neue Zeile hinzufügen: Wechseln Sie im Bereich "Beratungsbeteiligte" auf "Neue Zeile".
Beratungsrolle wählen: Wählen Sie die "Beratungsrolle" aus.
Kontakt hinterlegen: Hinterlegen Sie den Kontakt über das Feld "Kontaktnr." oder erfassen Sie die Personendaten manuell.
Angaben ergänzen: Ergänzen Sie bei Bedarf "Anrede", "Vorname" und "Nachname".
Weitere Beteiligte erfassen: Wiederholen Sie den Vorgang für alle weiteren Beteiligten.
Abhängig von der hinterlegten Beratungsrolle stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
- Wenn die Beratungsrolle das Kennzeichen "Kontaktbezug" trägt, greifen Sie auf die hinterlegten Kontaktinformationen aus Business Central zu.
- Wenn das Kennzeichen nicht gesetzt ist, erfassen Sie die Angaben zur Person manuell und ausschließlich im Kontext dieses Beratungsvorgangs.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Beratungsrolle | Rolle der beteiligten Person im Vorgang. |
| Kontaktnr. | Referenz auf einen vorhandenen Kontakt. |
| Kontaktname | Lesbare Kontaktbezeichnung. |
| Anrede Code | Formale Anrede des Beteiligten. |
| Vorname | Vorname des Beteiligten. |
| Nachname | Nachname des Beteiligten. |
Aufgaben und Aktivitäten
Innerhalb der Beratungskarte stehen Ihnen die Standardfunktionen für "Aufgaben" und "Aktivitäten" zur Verfügung. Damit lassen sich Folgeaufgaben direkt am Beratungsvorgang dokumentieren und zuweisen. Diese Funktionen unterstützen Sie dabei, den Bearbeitungsfortschritt transparent zu halten und Aufgaben gezielt an Kolleginnen und Kollegen weiterzugeben.
Mehr zu dem Thema Aufgaben lesen Sie in der Dokumentation von Microsoft.
Segment öffnen
Über die Aktion "Segment öffnen" werden innerhalb eines Beratungsvorgangs alle Beratungsbeteiligten berücksichtigt, die als Kontakt gepflegt sind. So können Sie gezielt Kommunikation an alle relevanten Beteiligten des Vorgangs richten. Die Funktion eignet sich besonders, wenn Informationen oder Unterlagen an mehrere Beteiligte gleichzeitig versendet werden sollen.
Tipp
Nutzen Sie die Kombination aus Beratungsklasse und Beratungskategorie konsequent, um Beratungsvorgänge später gezielt nach fachlichem Kontext oder Bearbeitungsaufwand auswerten zu können.