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Integration in Verkaufsbelege

Die unitop Zeugnisverwaltung ist vollständig in die Verkaufsprozesse integriert.

Verkaufsauftrag

Automatische Ermittlung von Zeugnissen

Wenn Sie in einem Verkaufsauftrag Artikelverfolgung (Chargen oder Seriennummern) erfassen, ermittelt das System automatisch die zugeordneten Zeugnisse.

Voraussetzung:

  • Artikel mit Artikelverfolgung
  • Zeugnisse sind den Chargen/Seriennummern zugeordnet
  • Artikelverfolgungszeilen sind erfasst

Zeugnisse auf der Verkaufsauftragszeile

Auf der Verkaufsauftragszeile wird in der Spalte "Zeugnisnr. Druck" die ermittelte Zeugnisnummer angezeigt.

Hinweis

Wenn mehrere Zeugnisse für eine Zeile ermittelt werden, bleibt das Feld leer. Sie können dann über die Funktion "Zeugnisse im Beleg" die einzelnen Zeugnisse einsehen.

Gebuchte Verkaufslieferung

Nach Buchung der Lieferung werden die Zeugnisse in die gebuchte Verkaufslieferung übertragen.

Gebuchte Verkaufsrechnung

Nach Buchung der Rechnung werden die Zeugnisse in die gebuchte Verkaufsrechnung übertragen.

Zeugnisse in Belegen

Die Funktion "Zeugnisse im Beleg" zeigt eine zentrale Übersicht aller Zeugnisse, die mit Belegen verknüpft sind. Sie dient der Kontrolle und Verwaltung des Zeugnisversands.

Startpunkt: Rufen Sie die Liste aus einem Beleg heraus auf über "Aktionen" > "Zeugnisversand" > "Zeugnisse in Belegen."

Alternativ können Sie die ungefilterte Liste auch über die globale Suche aufrufen, wenn Sie sich unabhängig von einem bestimmten Beleg einen Überblick verschaffen wollen.

Hinweis

Die Sichtbarkeit der im folgenden aufgeführten Spalten der Liste ist abhängig von dem Feld "Zeugnisse in Belegen anzeigen" in der Zeugnisverwaltung Einrichtung.

Anzeige pro Zeile

Bei dieser Einstellung werden Zeugnisse für jede Belegzeile einzeln angezeigt.

Vorteile:

  • Direkter Bezug zwischen Belegzeile und Zeugnis
  • Übersichtlich bei wenigen Zeilen

Nachteile:

  • Bei mehreren Zeilen mit gleichen Chargen können Zeugnisse mehrfach erscheinen + Längere Listen bei umfangreichen Belegen

Anzeige pro Beleg

Bei dieser Einstellung werden Zeugnisse für den gesamten Beleg ohne Zeilenbezug aufgelistet.

Vorteile:

  • Kompakte Darstellung
  • Jedes Zeugnis erscheint nur einmal

Nachteile:

  • Kein direkter Bezug zur Belegzeile
  • Schwieriger nachzuvollziehen, welches Zeugnis zu welcher Position gehört
Tipp

Wählen Sie "Pro Zeile", wenn Sie eine genaue Zuordnung benötigen. Wählen Sie "Pro Beleg", wenn Sie eine kompakte Übersicht bevorzugen.

Spalten in der Übersicht

Spalte Beschreibung
Tabellen ID Die ID der Tabelle, zu der dieser Eintrag gehört.
Belegart Die Art des Belegs (Verkaufsauftrag, Gebuchte Verkaufslieferung, Gebuchte Verkaufsrechnung, Gebuchter Umlagerungsausgang).
Belegnr. Die Nummer des Belegs.
Zeilennummer Die Zeilennummer im Beleg (nur sichtbar bei Anzeige "Pro Zeile").
Artikelnummer Die Artikelnummer (nur sichtbar bei Anzeige "Pro Zeile").
Variantencode Der Variantencode (nur sichtbar bei Anzeige "Pro Zeile").
Beschreibung Die Beschreibung aus der Belegzeile (nur sichtbar bei Anzeige "Pro Zeile").
Chargen-/Seriennr. Die Chargennummer oder Seriennummer (nur sichtbar bei Anzeige "Pro Zeile").
Zeugnisnummer Die Nummer des zugeordneten Zeugnisses.
Art Die Art des Zeugnisses (Durchlauf oder Erweitert).
Herkunftsart Die Herkunftsart des Zeugnisses (Kreditor, Unternehmen oder Extern).
Art der Prüfbescheinigung Die Art der Prüfbescheinigung nach DIN EN 10204.
Erfassungsstatus Der Erfassungsstatus bei erweiterten Zeugnissen.
Zeugnis versendet Kennzeichen, ob das Zeugnis versendet wurde.
Letzter Versand am/um Zeitpunkt des letzten Versands.
Ignorieren Kennzeichen, ob dieser Eintrag ignoriert werden soll.
Hinweis Statushinweis (Zeugnis OK, Kein Zeugnis gefunden, Erweitertes Zeugnis nicht abgeschlossen).

Statushinweise

Das Feld "Hinweis" zeigt den Status des Zeugnisses:

  • Zeugnis OK: Das Zeugnis ist vollständig und versandbereit.
  • Kein Zeugnis gefunden: Für die Charge/Seriennummer wurde kein Zeugnis zugeordnet.
  • Erweitertes Zeugnis nicht abgeschlossen: Das erweiterte Zeugnis hat den Erfassungsstatus "Bearbeitung" und sollte noch nicht versendet werden.
Wichtig

Prüfen Sie vor dem Versand, dass alle Zeugnisse den Status "Zeugnis OK" haben.

Aktionen in "Zeugnisse im Beleg"

Herkunftsbeleg öffnen

Öffnet den Beleg, aus dem das Zeugnis stammt.

Navigation: Zeugnisse im Beleg > Menüband "Verarbeiten" > "Herkunftsbeleg öffnen"

Funktion:

  • Direkter Zugriff auf den Verkaufsauftrag, die Verkaufslieferung, Verkaufsrechnung oder den Umlagerungsausgang
  • Ermöglicht schnelle Prüfung und Bearbeitung des Belegs

Versendete Zeugnisse anzeigen

Filtert die Liste, um nur versendete Zeugnisse anzuzeigen.

Navigation: Zeugnisse im Beleg > Menüband "Verarbeiten" > "Versendete Zeugnisse anzeigen"

Filter: Zeugnis versendet = Ja

Verwendung:

  • Überblick über alle bereits versendeten Zeugnisse
  • Kontrolle des Versandstatus + Identifikation des Versandzeitpunkts

Ausstehende Zeugnisse anzeigen

Filtert die Liste, um nur ausstehende Zeugnisse anzuzeigen.

Navigation: Zeugnisse im Beleg > Menüband "Verarbeiten" > "Ausstehende Zeugnisse anzeigen"

Filter: Zeugnis versendet = Nein; Ignorieren = Nein

Verwendung:

  • Überblick über alle noch zu versendenden Zeugnisse
  • Priorisierung des Versands
  • Identifikation von fehlenden Zeugnissen
Tipp

Nutzen Sie diese Funktion täglich, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Zeugnisse versendet werden.

Feld "Ignorieren"

Das Feld "Ignorieren" ermöglicht das Ausblenden einzelner Zeugnisse aus dem Versand.

Verwendung:

  • Aktivieren Sie "Ignorieren" für Zeugnisse, die nicht versendet werden sollen + Das Zeugnis wird beim Filter "Ausstehende Zeugnisse anzeigen" nicht mehr angezeigt
  • Nützlich, wenn für eine Charge mehrere Zeugnisse existieren und nur eines versendet werden soll

Beispiel: Ein Artikel hat sowohl ein Werkszeugnis vom Lieferanten als auch ein eigenes Prüfzeugnis. Sie möchten nur das eigene Prüfzeugnis versenden.

  1. Öffnen Sie "Zeugnisse im Beleg" für den Beleg.

  2. Setzen Sie bei dem Werkszeugnis das Kennzeichen "Ignorieren" auf aktiv.

  3. Nur das eigene Prüfzeugnis wird beim Versand berücksichtigt.

OK-Zeugnisse anzeigen

Filtert die Liste, um nur Zeugnisse mit dem Status "Zeugnis OK" anzuzeigen.

Navigation: Zeugnisse im Beleg > Menüband "Verarbeiten" > "OK Zeugnisse anzeigen"

Filter: Hinweis = "Zeugnis OK"

Verwendung: Überblick über versandbereite Zeugnisse; Qualitätskontrolle vor dem Versand

Als versendet markieren

Markiert das ausgewählte Zeugnis als versendet.

Navigation: Zeugnisse im Beleg > Menüband "Verarbeiten" > "Als versendet markieren"

Funktion:

  • Setzt das Kennzeichen "Zeugnis versendet" auf Ja
  • Erfasst den Versandzeitpunkt im Feld "Letzter Versand am/um"

Verwendung: Manuelle Bestätigung des Versands; Nachträgliche Pflege bei externem Versand (z.B. per Post)

Filter löschen

Entfernt alle angewendeten Filter und zeigt wieder alle Einträge.

Navigation: Zeugnisse im Beleg > Menüband "Verarbeiten" > "Filter löschen"

Integration in Umlagerungsbelege

Umlagerungsauftrag

Bei Umlagerungen zwischen Lagerorten werden Zeugnisse automatisch ermittelt und können mit dem Umlagerungsausgang versendet werden. Das Prinzip ist hier analog zum Verkauf.

Ablauf:

  1. Erstellen Sie einen Umlagerungsauftrag mit Artikelverfolgung.
  2. Erfassen Sie die Chargen-/Seriennummern.
  3. Buchen Sie den Umlagerungsausgang.
  4. Die Zeugnisse werden automatisch mit dem gebuchten Umlagerungsausgang verknüpft.

Versandkontrolle

Die unitop Zeugnisverwaltung bietet verschiedene Möglichkeiten zur Kontrolle des Zeugnisversands.

Versandprotokoll

Jeder Versand wird dokumentiert:

  • Zeugnis versendet: Kennzeichen wird gesetzt
  • Letzter Versand am/um: Zeitpunkt wird erfasst

Offene Posten prüfen

Nutzen Sie die Funktion "Ausstehende Zeugnisse anzeigen", um regelmäßig zu prüfen, ob alle erforderlichen Zeugnisse versendet wurden.

Empfohlener Rhythmus:

  • Täglich: Prüfung auf ausstehende Zeugnisse
  • Wöchentlich: Prüfung auf Belege mit fehlendem Zeugnisstatus

Fehlende Zeugnisse identifizieren

Zeugnisse mit dem Hinweis "Kein Zeugnis gefunden" weisen auf fehlende Zeugniszuordnungen hin:

  1. Filtern Sie auf Hinweis = "Kein Zeugnis gefunden".

  2. Prüfen Sie für jede Position:

    • Existiert ein Zeugnis für die Charge/Seriennummer?
    • Ist das Zeugnis korrekt zugeordnet?

  3. Erstellen Sie ggf. ein neues Zeugnis oder ordnen Sie ein vorhandenes zu.

Erweiterte Funktionen

Wenn das Modul Beleg- und Kommunikationszentrale aktiviert ist, stehen erweiterte Versandfunktionen zur Verfügung:

Separater E-Mail-Versand

Über die CC Belegarten können Zeugnisse in einer separaten E-Mail versendet werden:

  1. Öffnen Sie den Beleg (z. B. gebuchte Verkaufslieferung).
  2. Verwenden Sie die Versandaktion für Zeugnisse.
  3. Das System erstellt eine separate E-Mail nur mit den Zeugnissen.

Vorteile:

  • Unabhängig vom Hauptbeleg-Versand
  • Individueller Empfänger möglich
  • Flexibler Versandzeitpunkt

Vorgangsrecherche

Die CC Belegarten ermöglichen die Nutzung der Vorgangsrecherche:

  • Anzeige aller versendeten Zeugnisse pro Kunde
  • Übersicht über E-Mail-Versand inkl. Empfänger und Zeitpunkt
  • Nachverfolgbarkeit des Versands
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