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E-Mail-Konten einrichten
Um Belege per E-Mail zu versenden, ist zunächst die Einrichtung von E-Mail-Konten notwendig. Sie legen fest, wer E-Mails erhalten kann, wer als Absender angegeben wird und ob ein Konto (bzw. Absender) einem bestimmten E-Mail-Szenario zugeordnet wird. Mehr dazu lesen Sie in der Dokumentation von Microsoft.
Hinweis
Wenn funktionierende E-Mail-Konten und die Einrichtungen für den Belegversand eingerichtet und durchgeführt wurden, ist der Versand "scharf geschaltet". Das bedeutet E-Mails werden tatsächlich versendet. Dies ist besonders in Testszenarien zu beachten.
E-Mail-Szenarios zuordnen
Um zu bestimmen, welcher Beleg mit welchem E-Mail-Konto (Postfach) versendet wird, weisen Sie E-Mail-Szenarios zu. Die E-Mails Szenarios wurden mit unitop um mehr Optionen erweitert.
Öffnen Sie, ausgehend von der "Kommunikationszentrale Einrichtung" die "E-Mail-Konten".
Klicken Sie im Menü "Navigieren", "E-Mail-Szenarios".
Markieren Sie die Zeile, der Sie ein Szenario zuweisen möchten und klicken im Menü auf "Szenarios zuweisen".
Wählen Sie alle benötigten Belege, die mit dem ausgewählten E-Mail-Konto versendet werden können und bestätigen Sie mit "Ok".
Mehr zu dem Thema E-Mail Szenarien lesen Sie in der Dokumentation von Microsoft.
E-Mail-Szenarios je Vertriebskanal
Sollen Belege unterschiedlicher Vertriebskanäle von unterschiedlichen Mailkontos versendet werden, ist die Verlinkung von E-Mail-Szenarios mit Vertriebskanälen möglich.
Aktivieren Sie dazu im entsprechenden Vertriebskanal zunächst das Feld "E-Mail Szenarios verwenden". Dadurch wird ein weiteres Feld eingeblendet, indem das Szenario ausgewählt werden kann.
Hinweis
Es gibt nicht grundsätzlich für jeden Vertriebskanal ein passendes Szenario, da diese fest per Programmierung definiert werden (ENUM). Für folgende Bereiche wurde die Option bereits erweitert: Ausbildungsverwaltung, Fortbildungsverwaltung, Weiterbildungsmanagement, Veranstaltungsmanagement, Mitgliedermanagement.
Die ausgewählten Szenarien müssen zusätzlich wie im 1. Punkt beschrieben einem E-Mail-Konto zugewiesen werden.
Hinweis
Das so eingerichtete E-Mail Konto wird dann für sämtliche Belegarten verwendet, bei denen der zugeordnete Vertriebskanal ausgewählt wurde. Beispielsweise Auftragsbestätigung, Rechnung, Lieferschein oder auch Bestellung. Die Zuweisung von Belegarten zu einem E-Mail-Szenario wird übersteuert, wenn ein Vertriebskanal mit E-Mail-Szenario genutzt wird.