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Teilnehmer abrechnen
Wie Sie einen Teilnehmer einzeln abrechnen und mehrere Teilnehmer des gleichen Debitors abrechnen erfahren Sie in den nachfolgenden Abschnitten.
Ein Skonto wird automatisch berücksichtigt, wenn dieser in den Zahlungsbedingungen des Debitors eingetragen ist. Sie können einzelne Teilnehmer abrechnen, in einer Veranstaltung mehrere ausgewählte Teilnehmer abrechnen, alle offenen Leistungen der Teilnehmer einer Veranstaltung abrechnen oder die offenen Leistungen mehrerer Veranstaltungen abrechnen.
Weiterhin wird das Vorgehen beschrieben, wenn nachträgliche Teilnehmerleistungen hinzukommen, obwohl ein oder mehrere Teilnehmer bereits abgerechnet sind.
Teilnehmer einzeln abrechnen
Rechnen Sie einen Teilnehmer ab, indem Sie auf der Veranstaltungskarte einen Teilnehmer auswählen. Klicken Sie unter dem Register "Teilnehmer" auf "Weitere Optionen" und "Teilnehmer abrechnen". Bestätigen Sie, dass eine Abrechnung vorgenommen werden soll. Nur der ausgewählte Teilnehmer wird anschließend abgerechnet. Auf einer Rechnung wird explizit das Leistungsdatum, auch bei mehrtägigen Veranstaltungen, hinterlegt. Sie können auch mehrere Teilnehmer markieren und über den gleichen Weg abrechnen.
Wie Sie eine Veranstaltung abrechnen, lesen Sie hier nach.
Ratenzahlung
Mit der Ratenzahlung haben Sie die Möglichkeit eine Teilnehmergebühr auf mehrere Raten aufzuteilen. Wählen Sie dazu innerhalb der Veranstaltung, im Register "Fakturierung", einen Ratenzahlungsplan aus.
Bildungsschecks und Prämiengutscheine
Bildungsschecks und Prämiengutscheine können, wie andere abrechenbare Leistungen hinterlegt werden. Diese Schecks oder Gutscheine werden z. B. durch Jobcenter ausgestellt und hinterlegt.
Bei der Einrichtung der Gutscheine (Einrichtungsmenü im Rollencenter auf "Bildungsgutscheine") wird die jeweilige ausstellende Behörde, mit einem maximalen Betrag bzw. einer maximalen Höhe in Prozent, Betrag und der Gültigkeit hinterlegt.
Der Bildungsgutschein wird nicht zur Veranstaltung hinterlegt, sondern zu einem Teilnehmer erfasst. Dieser reicht den Bildungsgutschein (i.d.R. im Original!) ein. Navigieren Sie zu den "Teilnehmer Leistungen" auf den Menüpunkt "Gutschein".
Hier wird der Bildungsgutschein aus einer Auswahl gewählt und der eingerichtete Betrag angegeben und die dazugehörige Gutscheinnummer eingetragen. Durch diese Angaben kann der Gutschein angerechnet werden. Der Teilnehmer erhält eine Rechnung für die Veranstaltung sowie eine Gutschrift über den Bildungsscheckwert. Die Behörde erhält eine Rechnung über den Betrag des Bildungsgutscheins.
Nachträgliche Teilnehmerleistungen abrechnen
Ist ein Teilnehmer abgerechnet, erhält er auf der Veranstaltungskarte unter dem Register "Teilnehmer", die Markierung "Abgerechnet". Werden nach einer erfolgreichen Abrechnung neue Teilnehmerleistungen hinzugefügt (z. B. Verpflegung), rechnen Sie die hinzugefügten Leistungen über die bereits beschriebenen Abrechnungsfunktionen neu ab. Die Abrechnung dieser nachträglich hinzugefügten Leistungen ist auch über die anderen Abrechnungsfunktionen möglich:
- Markierte Teilnehmer abrechnen
- Veranstaltung abrechnen
- Mehrere Veranstaltungen abrechnen
Eine weitere Rechnung über die nachträglich hinzugefügten Leistungen wird generiert.
Bildungsschecks und Prämiengutscheine
Bildungsschecks und Prämiengutscheine können, wie andere abrechenbare Leistungen hinterlegt werden. Diese Schecks oder Gutscheine werden z. B. durch Jobcenter ausgestellt und hinterlegt.
Bei der Einrichtung der Gutscheine (Einrichtungsmenü im Rollencenter auf "Bildungsgutscheine") wird die jeweilige ausstellende Behörde, mit einem maximalen Betrag bzw. einer maximalen Höhe in Prozent, Betrag und der Gültigkeit hinterlegt.
Der Bildungsgutschein wird nicht zur Veranstaltung hinterlegt, sondern zu einem Teilnehmer erfasst. Dieser reicht den Bildungsgutschein (i.d.R. im Original!) ein. Navigieren Sie zu den "Teilnehmer Leistungen" auf den Menüpunkt "Gutschein".
Hier wird der Bildungsgutschein aus einer Auswahl gewählt und der eingerichtete Betrag angegeben und die dazugehörige Gutscheinnummer eingetragen. Durch diese Angaben kann der Gutschein angerechnet werden. Der Teilnehmer erhält eine Rechnung für die Veranstaltung sowie eine Gutschrift über den Bildungsscheckwert. Die Behörde erhält eine Rechnung über den Betrag des Bildungsgutscheins.
Nachträgliche Teilnehmerleistungen abrechnen
Ist ein Teilnehmer abgerechnet, erhält er auf der Veranstaltungskarte unter dem Register "Teilnehmer", die Markierung "Abgerechnet". Werden nach einer erfolgreichen Abrechnung neue Teilnehmerleistungen hinzugefügt (z. B. Verpflegung), rechnen Sie die hinzugefügten Leistungen über die bereits beschriebenen Abrechnungsfunktionen neu ab. Die Abrechnung dieser nachträglich hinzugefügten Leistungen ist auch über die anderen Abrechnungsfunktionen möglich:
- Markierte Teilnehmer abrechnen
- Veranstaltung abrechnen
- Mehrere Veranstaltungen abrechnen
Eine weitere Rechnung über die nachträglich hinzugefügten Leistungen wird generiert.
Sammelrechnungen pro Debitor
Grundsätzlich wird für jeden Teilnehmer eine eigene Rechnung erzeugt. Alternativ besteht die Möglichkeit Teilnehmer, einer oder mehrere Veranstaltungen über eine Sammelrechnung abzurechnen. Ob eine einzelne Rechnung oder eine Sammelrechnung erzeugt wird, ist abhängig von den im Debitor hinterlegten Einstellungen.
Die Voraussetzung ist, dass alle Teilnehmer den gleichen Debitor sowie weitere identische abrechnungsrelevante Werte haben, z. B. Rechnungsadresse und Zahlungsform.
Öffnen Sie zunächst die entsprechende Debitorenkarte und navigieren Sie zum Register "Fakturierung".
| Feld/Schalter | Beschreibung |
|---|---|
| Sammelrechnungen pro Veranstaltung | Fasst alle Teilnehmer des Debitors auf einer Rechnung zusammen, in einer Veranstaltung angemeldet sind. Hinweis: Eine solche Sammelrechnung kann nur erstellt werden, wenn • die gesamte Veranstaltung abgerechnet wird • mehrere Veranstaltungen abgerechnet werden • markierte Teilnehmer einer Veranstaltung abgerechnet werden |
| Sammelrechnungen mehrere Veranstaltungen | Fasst alle Teilnehmer eines Debitors auf einer Rechnung zusammen, die in unterschiedlichen Veranstaltungen angemeldet sind. Aktivieren Sie den auf den Debitor zutreffenden Schalter, um Sammelrechnung(en) ausstellen zu können. Hinweis: Sobald Sie den zweiten Schalter aktivieren, wird automatisch auch zusätzlich der erste Schalter aktiviert. Hinweis: Eine solche Sammelrechnung kann nur erstellt werden, wenn die Funktion zur Abrechnung mehrerer Veranstaltungen genutzt wird. |
Verknüpfung zu OPplus
Bei der Abrechnung eines Teilnehmers bzw. einer Veranstaltung können Sie einen Ratenzahlungsplan über eine Vorlage einrichten und nutzen.
Wenn Sie eine Veranstaltung planen (Status muss auf "Planung" stehen) können Sie über das Register "Fakturierung" den Ratenzahlungsplan (für z. B. Studiengänge) hinterlegen. Der in der Veranstaltung hinterlegte Ratenzahlungsplan wird den Teilnehmern standardmäßig zugewiesen, kann aber auch manuell bei den Teilnehmern verändert werden.
Führen Sie die Abrechnung der Teilnehmer wie gewohnt durch. Durch die OPplus-Ratenzahlung wird der aus der Rechnung resultierende Debitorenposten aufgesplittet in mehrere Posten mit unterschiedlichen Fälligkeiten gemäß des angewendeten Ratenzahlungsplans.