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Teilnehmer abrechnen

Wie Sie einen Teilnehmer einzeln abrechnen und mehrere Teilnehmer des gleichen Debitors abrechnen erfahren Sie in den nachfolgenden Abschnitten.

Ein Skonto wird automatisch berücksichtigt, wenn dieser in den Zahlungsbedingungen des Debitors eingetragen ist. Sie können einzelne Teilnehmer abrechnen, in einer Veranstaltung mehrere ausgewählte Teilnehmer abrechnen, alle offenen Leistungen der Teilnehmer einer Veranstaltung abrechnen oder die offenen Leistungen mehrerer Veranstaltungen abrechnen.

Weiterhin wird das Vorgehen beschrieben, wenn nachträgliche Teilnehmerleistungen hinzukommen, obwohl ein oder mehrere Teilnehmer bereits abgerechnet sind.

Teilnehmer einzeln abrechnen

Die folgenden Schritte beschreiben, wie Sie einen einzelnen oder mehrere markierte Teilnehmer über die Veranstaltungskarte abrechnen.

  1. Teilnehmer auswählen: Wählen Sie auf der Veranstaltungskarte unter dem Register "Teilnehmer" den gewünschten Teilnehmer aus. Sie können auch mehrere Teilnehmer markieren.

  2. Abrechnung starten: Klicken Sie auf "Weitere Optionen" und anschließend auf "Teilnehmer abrechnen".

  3. Bestätigen: Bestätigen Sie, dass eine Abrechnung vorgenommen werden soll. Nur der ausgewählte Teilnehmer wird abgerechnet. Auf der Rechnung wird das Leistungsdatum hinterlegt, auch bei mehrtägigen Veranstaltungen.

Wie Sie eine Veranstaltung abrechnen, lesen Sie hier nach.

Ratenzahlung

Mit der Ratenzahlung haben Sie die Möglichkeit, eine Teilnehmergebühr auf mehrere Raten aufzuteilen.

  1. Ratenzahlungsplan wählen: Wählen Sie innerhalb der Veranstaltung im Register "Fakturierung" einen Ratenzahlungsplan aus.

Bildungsschecks und Prämiengutscheine

Bildungsschecks und Prämiengutscheine können wie andere abrechenbare Leistungen hinterlegt werden. Diese Schecks oder Gutscheine werden z. B. durch Jobcenter ausgestellt und hinterlegt.

  1. Gutscheine einrichten: Navigieren Sie über das Einrichtungsmenü im Rollencenter zu "Bildungsgutscheine". Hinterlegen Sie die ausstellende Behörde mit einem maximalen Betrag bzw. einer maximalen Höhe in Prozent, Betrag und Gültigkeit.

  2. Gutschein erfassen: Der Bildungsgutschein wird nicht zur Veranstaltung, sondern zu einem Teilnehmer erfasst. Dieser reicht den Bildungsgutschein (i.d.R. im Original!) ein. Navigieren Sie zu den "Teilnehmer Leistungen" auf den Menüpunkt "Gutschein".

  3. Gutschein anrechnen: Wählen Sie den Bildungsgutschein aus der Auswahl, geben Sie den eingerichteten Betrag an und tragen Sie die dazugehörige Gutscheinnummer ein. Der Teilnehmer erhält eine Rechnung für die Veranstaltung sowie eine Gutschrift über den Bildungsscheckwert. Die Behörde erhält eine Rechnung über den Betrag des Bildungsgutscheins.

Nachträgliche Teilnehmerleistungen abrechnen

Ist ein Teilnehmer abgerechnet, erhält er auf der Veranstaltungskarte unter dem Register "Teilnehmer" die Markierung "Abgerechnet". Die folgenden Schritte beschreiben das Vorgehen bei nachträglichen Leistungen.

  1. Status prüfen: Prüfen Sie, ob der Teilnehmer bereits die Markierung "Abgerechnet" trägt.

  2. Neue Leistungen abrechnen: Werden nach einer erfolgreichen Abrechnung neue Teilnehmerleistungen hinzugefügt (z. B. Verpflegung), rechnen Sie die hinzugefügten Leistungen über die bereits beschriebenen Abrechnungsfunktionen ab. Die Abrechnung ist auch über folgende Funktionen möglich:

    • Markierte Teilnehmer abrechnen
    • Veranstaltung abrechnen
    • Mehrere Veranstaltungen abrechnen

  3. Ergebnis: Eine weitere Rechnung über die nachträglich hinzugefügten Leistungen wird generiert.

Sammelrechnungen pro Debitor

Grundsätzlich wird für jeden Teilnehmer eine eigene Rechnung erzeugt. Alternativ besteht die Möglichkeit, Teilnehmer einer oder mehrerer Veranstaltungen über eine Sammelrechnung abzurechnen. Ob eine einzelne Rechnung oder eine Sammelrechnung erzeugt wird, ist abhängig von den im Debitor hinterlegten Einstellungen.

Die Voraussetzung ist, dass alle Teilnehmer den gleichen Debitor sowie weitere identische abrechnungsrelevante Werte haben, z. B. Rechnungsadresse und Zahlungsform.

  1. Debitorenkarte öffnen: Öffnen Sie die entsprechende Debitorenkarte und navigieren Sie zum Register "Fakturierung".

  2. Einstellung aktivieren: Aktivieren Sie den auf den Debitor zutreffenden Schalter gemäß der folgenden Übersicht:

Feld/Schalter Beschreibung
Sammelrechnungen pro Veranstaltung Fasst alle Teilnehmer des Debitors auf einer Rechnung zusammen, in einer Veranstaltung angemeldet sind.
Hinweis: Eine solche Sammelrechnung kann nur erstellt werden, wenn
• die gesamte Veranstaltung abgerechnet wird
• mehrere Veranstaltungen abgerechnet werden
• markierte Teilnehmer einer Veranstaltung abgerechnet werden
Sammelrechnungen mehrere Veranstaltungen Fasst alle Teilnehmer eines Debitors auf einer Rechnung zusammen, die in unterschiedlichen Veranstaltungen angemeldet sind. Aktivieren Sie den auf den Debitor zutreffenden Schalter, um Sammelrechnung(en) ausstellen zu können.
Hinweis: Sobald Sie den zweiten Schalter aktivieren, wird automatisch auch zusätzlich der erste Schalter aktiviert.
Hinweis: Eine solche Sammelrechnung kann nur erstellt werden, wenn die Funktion zur Abrechnung mehrerer Veranstaltungen genutzt wird.

Ratenzahlungsplan verwenden

Bei der Abrechnung eines Teilnehmers bzw. einer Veranstaltung können Sie einen Ratenzahlungsplan über eine Vorlage einrichten und nutzen.

  1. Ratenzahlungsplan hinterlegen: Wenn Sie eine Veranstaltung planen (Status muss auf "Planung" stehen), hinterlegen Sie über das Register "Fakturierung" den Ratenzahlungsplan (für z. B. Studiengänge). Der hinterlegte Ratenzahlungsplan wird den Teilnehmern standardmäßig zugewiesen, kann aber auch manuell bei einzelnen Teilnehmern angepasst werden.

  2. Abrechnung durchführen: Führen Sie die Abrechnung der Teilnehmer wie gewohnt durch. Durch die Ratenzahlung wird der aus der Rechnung resultierende Debitorenposten in mehrere Posten mit unterschiedlichen Fälligkeiten gemäß des angewendeten Ratenzahlungsplans aufgesplittet.

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