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Willkommen beim unitop Mieterverein Add-on
Das Modul "unitop Mieterverein Add-on" ist eine Erweiterung für Microsoft Dynamics 365 Business Central zur Verwaltung der besonderen Anforderungen von Mietervereinen. Es basiert auf dem Modul unitop Mitgliedermanagement und adressiert drei zentrale Bereiche:
- Kommunikation mit Mieter und Vermieter/Rechtsanwalt: Strukturierte Kontaktverwaltung für alle Beteiligten (Mitglieder, Vermieter, Anwälte, Gerichte) sowie die Möglichkeit, im Kontext eines Mitglieds direkt dessen Vermieter oder den Rechtsanwalt des Vermieters zu adressieren.
- Terminverwaltung in der Rechtsberatung: Vollständige Verwaltung von Beratungsterminen mit grafischem Kalender, frei konfigurierbaren Terminarten und automatischer Kommunikation.
- Elektronische Beratungsakte: Das Modul bildet die technische Voraussetzung für die Anbindung einer elektronischen Beratungsakte.
Ergänzend bietet das Modul die Erfassung und Auswertung von Mietspiegeldaten, spezifische Abrechnungsprozesse (Werbergutschrift, Verbraucherzentrale-Gutschrift), einen CSV-Export für den Versanddienstleister der Mieterzeitung und die lückenlose Protokollierung von Adressänderungen.
Das Modul richtet sich an Mietervereine jeder Größe, die ihre Kernprozesse vollständig in Business Central abbilden möchten. Die Zielgruppe umfasst Sachbearbeiter der Mitgliederverwaltung, Rechtsberater, Kanzleimitarbeiter, Mitarbeiter der telefonischen Terminvergabe sowie Administratoren, die das System einrichten und betreuen.
Voraussetzung
Das unitop Mieterverein Add-on setzt das Modul unitop Mitgliedermanagement voraus. Alle Mitgliedschaftsfunktionen, wie z. B. Beitragssätze, Mitgliedschaftsvorlagen und die Kontaktverwaltung, stehen über dieses Basismodul zur Verfügung und sind Voraussetzung für die in dieser Dokumentation beschriebenen Prozesse.
Kernfunktionen
Terminverwaltung
Die Terminverwaltung ermöglicht die vollständige Steuerung von Beratungsgesprächen innerhalb von Business Central. Sie deckt die gesamte Prozesskette ab: von der Terminvergabe über die Bestätigungskommunikation bis zur Nachverfolgung. Der grafische Terminkalender zeigt alle Berater mit ihren Terminen, sodass Doppelbelegungen vermieden werden und freie Kapazitäten sofort erkennbar sind. Der automatische Versand von Bestätigungen, Erinnerungen und Absagen per E-Mail entlastet die Sachbearbeitung erheblich. Konfigurierbare Terminarten, Terminorte, Beratungsgründe und -ergebnisse sowie Folgetermin- und Doppeltermin-Steuerung ermöglichen eine flexible Anpassung an die Abläufe des Mietervereins.
Prozessregister
Das Prozessregister dient der strukturierten Erfassung, Verwaltung und Nachverfolgung von Rechtsfällen, die Mitglieder an den Mieterverein herantragen. Jeder Fall wird als vollständige Fallakte angelegt, die alle relevanten Parteien (Mitglied, Gegner, eigener Anwalt, gegnerischer Anwalt, Gericht) sowie Verfahrensdetails, Deckungsinformationen und Entscheidungsdaten enthält. Das Register bildet damit den gesamten Lebenszyklus eines Rechtsfalls ab und ermöglicht eine lückenlose Dokumentation. Der integrierte Schadensmeldungsdruck vereinfacht die Kommunikation mit Versicherungen.
Mietspiegel
Der Mietspiegel ermöglicht die strukturierte Erfassung und Auswertung von Mietdaten direkt am Kontakt. Sachbearbeiter können die Mietdaten der Mitglieder hinterlegen, inklusive Miethöhe, Nebenkosten, Heizkosten und Kaution. Die Daten werden anhand von Stammdaten (Baualtersklassen, Wohnanlagen, Ausstattungen, Wohnungsgrößen) klassifiziert und einem geografischen Bezirk zugeordnet, sodass Berater schnell beurteilen können, ob die Miete marktgerecht ist.
Werbergutschrift und Verbraucherzentrale-Gutschrift
Das Modul automatisiert die Erstellung von Gutschriften für Mitglieder, die neue Mitglieder geworben haben (Werbergutschrift), sowie für Mitglieder, die über die Verbraucherzentrale zum Verein gekommen sind (Verbraucherzentrale-Gutschrift). Die Werbergutschrift kann auf Basis der Monatsgebühren oder als Festbetrag berechnet werden.
Magazinexport
Der Magazinexport erstellt auf Knopfdruck eine strukturierte CSV-Datei mit allen aktuellen Abonnenten der Mieterzeitung, getrennt nach Print- und Digitalabonnenten. Die Datei kann direkt an den DMB oder alternative Dienstleister übergeben werden. Feldtrennzeichen, Feldbegrenzer und Broschürencodes werden einmalig in der Mieterverein Einrichtung konfiguriert.
Adresshistorie
Das Modul protokolliert automatisch jede Adressänderung eines Kontakts mit dem zugehörigen Gültigkeitszeitraum ("Gültig ab" / "Gültig bis"). Die Adresshistorie ist direkt über die Kontaktkarte abrufbar und ermöglicht lückenlose postalische und rechtliche Nachweise zu jedem Zeitpunkt.
Kassenfunktionen
Das Modul integriert die Kassenfunktion aus unitop Kasse direkt in die Kontaktkarte. Beitragszahlungen und Kassentransaktionen lassen sich so direkt am Mitgliedsdatensatz erfassen, ohne zwischen verschiedenen Menüs zu wechseln.
Erweiterungen an der Kontaktkarte
Das Modul erweitert die Standardkontaktkarte von Business Central um mietervereinsspezifische Felder und Navigationsmöglichkeiten. Bezirkszuordnung, Rechtsschutz-Gültigkeitszeitraum, Kontakttyp-Kennzeichnungen für Anwälte, Vermieter und Gerichte sowie abweichende Versandadressen stehen direkt im Kontaktdatensatz zur Verfügung. Alle operativen Aktionen wie Terminvergabe, Gutschrifterstellung und Mietspiegelerfassung sind ebenfalls direkt aus der Kontaktkarte heraus auslösbar.
Rollencenter
Das Rollencenter "Sachbearbeiter Mitgliederverwaltung" wurde um zwei separate Terminübersichtsbereiche erweitert. Die Gruppe "Termine" zeigt eine übergeordnete Übersicht aller Berater, die Gruppe "Meine Termine" zeigt die Termine des aktuell angemeldeten Benutzers. Beide Bereiche ermöglichen eine schnelle Priorisierung zu Beginn des Arbeitstags, ohne den Terminkalender öffnen zu müssen.
Hinweis
Diese Dokumentation wurde zuletzt aktualisiert für das Release 2025.13.