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CC Belegarten
Aus der Liste der "CC Belegarten" können Sie Ihre Belegarten öffnen und bearbeiten. Die mit der initialen Einrichtungsfunktion erstellten Belegarten sind grundsätzlich sofort nutzbar.
Allgemein
| Feld | Bezeichnung |
|---|---|
| Code | Gibt den Code für die Belegart an. |
| Beschreibung | Gibt die Beschreibung für die Belegart an. |
| Art | Gibt an, ob es sich bei der Belegart um eine reine Belegart handelt oder sie als Vorlage eingerichtet werden soll. Bei Letzterem muss wiederum eine übergeordnete Belegart zugewiesen werden. Hinweis: Die Karte bzw. die Kartenfelder ändern sich, wenn "Vorlage" ausgewählt ist. |
| Berichtsauswahl Verwendung | Gibt die Verwendung aus der Berichtsauswahl an, zu der die Belegart zugeordnet wird. |
| Signatur-Art | Gibt an, ob die Signatur benutzer- oder belegartenbezogen ermittelt wird. |
| Vorfallskategorie | Gibt die Vorfallskategorie an, die bei Erstellung eines Vorgangs aus dieser Belegart heraus initial vorbelegt wird. |
Kopf
| Feld | Bezeichnung |
|---|---|
| Tabellennr. | Gibt die Nummer der Kopftabelle an. |
| Tabellenname | Gibt den Namen der Kopftabelle an. |
| Page-ID Liste | Gibt die Page-ID zur Kopftabelle an, die zum Nachschlagen verwendet wird. |
| Page-ID Karte | Gibt die Karten Page-ID zur Kopftabelle an. |
| Tabellenfilter | Gibt den Tabellenfilter für die Kopftabelle an. |
| Belegnr. Feld Nr. | Gibt die Belegnr. Feld-ID für die Kopftabelle an. |
| Belegnr. Feld Name | Gibt den Namen des Feldes für die Belegnr. in der Kopftabelle an. |
| Sprachcode Feld-ID | Gibt die ID des Feldes für den Sprachcode in der Kopftabelle an. |
| Verkäufer/Einkäufer Feld-ID | Gibt die Verkäufer/Einkäufer Feld-ID für die Kopftabelle an. |
| Vertriebskanal Feld-ID | Gibt die Feld-ID für den Vertriebskanal in der Kopftabelle an. |
| Kontakt Feld-ID | Gibt die Feld-ID für die Kontaktnr. in der Kopftabelle an. |
| Kopf-Anzahl gedruckt Feld-ID | Gibt die Feld-ID für das Feld Anzahl gedruckt in der Kopftabelle an. |
| Belegsendestatus Feld-ID | Gibt die Feld-ID für das Feld Belegsendestatus in der Kopftabelle an. |
| Versand mit Feld-ID | Gibt die Feld-ID für das Feld Versand mit in der Kopftabelle an. |
| Letzter Versand Feld-ID | Gibt die Feld-ID für das Feld Letzter Versand in der Kopftabelle an. |
Zeilen
| Feld | Bezeichnung |
|---|---|
| Tabellennr. | Gibt die Nummer der Zeilentabelle an. |
| Tabellenname | Gibt den Namen der Zeilentabelle an. |
| Belegnr. Feld Nr. | Gibt die Belegnr. Feld-ID für die Zeilentabelle an. |
| Belegnr. Feld Name | Gibt den Namen des Feldes für die Belegnr. in der Zeilentabelle an. |
| Tabellenverknüpfung | Gibt die Verknüpfung zwischen Kopf- und Zeilentabelle an. |
Archiv
| Feld | Bezeichnung |
|---|---|
| Verknüpftes Archiv Tabellen ID | Gibt die Nummer der mit der Kopftabelle verknüpften Archivtabelle an. |
| Verknüpftes Archiv Belegart Feld-ID | Gibt die ID des Feldes für die Belegart in der Archivtabelle an. |
| Verknüpftes Archiv Belegnr. Feld-ID | Gibt die ID des Feldes für die Belegnr. in der Archivtabelle an. |
| Archiv Tabellenverknüpfung | Gibt die Verknüpfung zwischen der Kopf- und Archivtabelle an. |
Beziehung
| Feld | Bezeichnung |
|---|---|
| Geschäftsbeziehung | Gibt die Art der Geschäftsbeziehung an, die zu der Kopftabelle passt. |
| Geschäftsbeziehung Feld-ID | Gibt die ID des Feldes für die Beziehung in der Kopftabelle an. |
| Beziehung Feldname | Gibt den Namen des Feldes für die Beziehung in der Kopftabelle an. |
Automatischer Versand
| Feld | Bezeichnung |
|---|---|
| Automatischer E-Mail Versand | Gibt an, ob Belege dieses Typs automatisch per E-Mail über den Aufgabenwarteschlangenposten versendet werden. Hinweis: Für den tatsächlichen Versand erstellen Sie den Aufgabenwarteschlangenposten über die "Kommunikationszentrale Einrichtung". |
| Autom. E-Mail-Versandfilter | Gibt den Datensatzfilter an, der bestimmt, welche Datensätze einen automatischen E-Mail-Versand auslösen. Hinweis: Je Belegart können zusätzliche Filter auf sämtliche Felder der entsprechenden Tabelle hinterlegt werden, um den automatischen Versand weiter einzuschränken. |
Hinweis
Das Register mit den Optionen ist ausschließlich für die Belegarten sichtbar, für die der automatische Versand programmiert wurde und somit möglich ist.
Hinweis
Die Einrichtung der Geschäftsbeziehung steuert, über wen die Belegempfänger in Belegen gezogen werden. Beispielsweise könnte hierfür die gebuchte Rechnung als Feld die "Rechnung-an Debitornr." anstelle der "Verkauf-an Debitornr." eingetragen werden.
E-Mail aus Vorlage
Sie haben die Möglichkeit zu jedem Beleg spezifische (Text-)Vorlagen zu hinterlegen, welche alternativ zu dem normalen Versand des Belegs genutzt werden können. Richten Sie z. B. eine Vorlage ein, um aus Angeboten heraus eine Nachfass-E-Mail zu schicken. Das Layout der Vorlage Belegart kann anschließend im E-Mail-Body automatisch zu Ihrem Belegversand eingesetzt werden.
Öffnen Sie die CC Belegarten über die Suche oder aus der Kommunikationszentrale heraus.
Erstellen Sie mit "Neu" eine neue Belegart.
Anders als bei der Erstellung eines Belegs, wählen Sie in "Allgemein" unter "Art" den Punkt "Vorlage". Sobald Sie dies tun, ändert sich die Karte. Einige Felder wurden ergänzt oder entfernt.
Verknüpfen Sie die Vorlage mit dem gewünschten Beleg, indem Sie einen Beleg unter "Verknüpfter Belegartencode" auswählen. Wenn Sie eine E-Mail-Vorlage für Verkaufsangebote erstellen möchte, nutzen Sie z. B. "VKANGEBOT". Dieser gibt die verknüpfte Belegart an, bei der die Belegarten vom Typ "Vorlage" für den E-Mail-Versand genutzt werden können.
Aktivieren Sie bei Bedarf den Schalter "Empfänger über verknüpfte Belegart". Er gibt an, ob beim E-Mail-Versand die Empfänger über die Belegart vom Typ "Vorlage" oder die verknüpfte Belegart ermittelt werden sollen.
Mit der "Signatur-Art" wählen Sie, ob die Signatur benutzer- oder belegartenbezogen ermittelt wird.
Wenn Sie die Signatur-Art "Beleg" ausgewählt haben, gehen Sie über das Menü auf "Signaturen", um eine zu dieser Vorlage passende Signatur zu erstellen.
Im Reiter "Kopf" werden einige Felder automatisch gefüllt. Ergänzen Sie einen passenden "Tabellenfilter", damit Ihre Vorlage bei den entsprechenden Belegen automatisch gezogen wird (z. B. nur zum Thema Retoure). Diesen Filter nutzen Sie nur dann, wenn eine Tabelle mehrere Belege beinhaltet und das System somit eine manuelle Zuweisung benötigt. Klicken Sie auf die "Weiteren Optionen" (drei Punkte). Geben Sie ein:
- Feldnr. = 1
- Feldname = wird automatisch gefüllt, sobald Sie eine Feldnr. eingeben
- Art = Filter
- Wert = z. B. Auftrag, wenn Sie eine Vorlage für einen Auftrag erstellen
Im Anschluss hinterlegen Sie ein Layout, in das Sie Ihren Text platzieren. Rufen Sie die "CC E-Mail Template Layouts" Liste auf, indem Sie im Menü auf "Layouts" klicken. Erstellen Sie ein neues Berichtslayout wie in "Neues benutzerdefiniertes Berichtslayout erstellen und hinterlegen" beschrieben. Passen Sie das Layout Ihren Wünschen entsprechend an. Mehr zu dem Thema lesen Sie in der Dokumentation von Microsoft.
Fügen Sie den "Sprachcode" und "E-Mail Betreff" hinzu.
Wählen Sie die Zeile aus und bestätigen Sie mit Ok. Diesen Vorgang wiederholen Sie für alle benutzerdefinierten Berichtslayouts, die Sie für diese Vorlage verwenden möchten.
Danach ist es möglich, eine der eingerichtete "E-Mail Vorlagen" beim Versand, über die Aktion "E-Mail aus Vorlage" auszuwählen. Es ist möglich mehrere Vorlagen für einen Beleg zu erstellen und dann im Beleg auszuwählen.
Signaturen
Ausgehend von der Belegartenkarte können Sie eine Signatur hinterlegen. Nutzen Sie dazu den gleichnamigen Menüpunkt "Signaturen". Die Eintragung erfolgt je nach "Signatur-Art", die in der Belegart gewählt wurde. Für die Option "Beleg" kann eine Signatur definiert werden, die unabhängig vom Sender in die E-Mail eingefügt wird. Für die Option "Benutzer" können die gleichen Informationen in Bezug auf eine Benutzer ID hinterlegt werden. Hinterlegen Sie alle (personenbezogenen) Informationen, welche die Signatur beinhalten soll.
Hinweis
Damit die Signaturen im E-Mail Body erscheinen, müssen die entsprechenden Felder in dem Layout für den Bodytext eingefügt werden. Die automatische Nutzung der Outlook-Signatur des Benutzers oder Mailkontos ist ohne Drittsoftware für Exchange Online nicht möglich.
Anhänge
Ausgehend von der Belegartenkarte können Sie Ihrem Beleg entsprechende Anhänge hinterlegen, welche standardmäßig mitgesendet werden, z. B. AGBs. Nutzen Sie dazu den gleichnamigen Menüpunkt "Anhänge". Mithilfe der unitop DropZone können Sie die gewünschten Dokumente per Drag-and-Drop hochladen. Alternativ nutzen Sie das Menüband und wählen "Aktion", "Anhang hinzufügen" oder "Anhang herunterladen", um einen Anhang im Nachgang zu überprüfen.
Hinweis
Anhänge können standardmäßig je Beleg über die "E-Mail Szenarien" hinterlegt werden.
Personalisierte Anhänge
Ausgehend von der Belegartenkarte können zusätzlich personalisierte Anhänge hinterlegt werden. Hierzu kann ein Code frei vergeben werden und ein beliebiger BC-Report ausgewählt werden, der verwendet werden soll. Optional kann ein abweichendes Berichtslayout definiert werden. Als Beispiel könnte bei einer gebuchten Rechnung eine Übersicht der offenen Posten zusätzlich versendet werden.
Folgend wird eingerichtet, wie der Report gefiltert wird, damit der Anhang die gewünschten Informationen enthält (z. B. Filterung auf den Empfänger Debitor). Sie haben zwei Möglichkeiten der Filterung:
- Konstanter Filter: Hierbei können Filterkonstanten verwendet werden, wie sie sonst beispielswiese in Report-Filterungen genutzt werden.
- Dynamischer Filter: Hierbei wird auf Felder der verwendeten Tabellen als Filter zurück-gegriffen (z. B. die Verk.-an Debitornr. aus dem Auftrag).
Der Status dieser Einrichtung muss abschließend auf "aktiv" gesetzt werden.
Auf diese Art und Weise können beliebig viele personalisierte Dateianhänge eingerichtet werden. Der Report wird entsprechend dem Filter dann bei Emailversand als zusätzlicher Anhang beigefügt.
Lesen Sie hier mehr zu dem Thema Personalisierte Dateianhänge in den unitop Erweiterten Aktivitäten.
Platzhalter
Je Belegart sind hier die möglichen Platzhalter hinterlegt, die für diese Belegart im Betreff oder Belegnamen verwendet werden können. Bei Bedarf können Felder aus der entsprechenden Tabelle zusätzlich eingerichtet werden. Die Einrichtung des Platzhalters erfolgt immer mit vorangestelltem $ Zeichen.