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Anmeldung verarbeiten oder ablehnen
Anmeldung verarbeiten
Die folgenden Schritte beschreiben, wie Sie eine Online-Anmeldung prüfen und den identifizierten Teilnehmer final in die Veranstaltung übertragen.
Online-Anmeldungen öffnen: Ausgehend vom Rollencenter klicken Sie auf den "Online Anmeldungen". Alternativ rufen Sie "Veranstaltung Online Anmeldung" über die Suche auf.
Status prüfen: Die Verarbeitung einer Online-Anmeldung bedeutet, dass der Teilnehmer final in der Veranstaltung angemeldet wird. Dies ist dann möglich, wenn die Online-Anmeldung den Status "Identifiziert" hat. Bei einer Online-Anmeldung mit Unternehmensdaten müssen dazu die Kontaktnr. des Teilnehmers und des Unternehmens gefüllt sein. Zwei Kennzeichen "Kontakt Person ok" und "Kontakt Unternehmen ok" zeigen dies zusätzlich an.
Bei einer Online-Anmeldung ohne Unternehmensdaten ist die Kontaktnr. des Teilnehmers ausreichend. Das System erkennt in dem Fall, dass keine Unternehmenszuordnung und damit keine Unternehmens-Kontaktnr. notwendig ist.
Anmeldung verarbeiten: Über die Funktion "Anmeldung verarbeiten" kann der aktuelle Datensatz verarbeitet werden, d.h. wenn der Status "Identifiziert" ist, wird der Teilnehmer final in die Veranstaltung übertragen. Abhängig von der "Veranstaltungsmanagement Einrichtung" erfolgt dabei auch direkt die Abrechnung des Teilnehmers. Wenn mehrere Online-Anmeldungen den Status "Identifiziert" haben, können diese alle in der Reihenfolge des Eingangs nacheinander verarbeitet werden, indem Sie die Funktion "Anmeldungen verarbeiten" aufrufen.
Hinweis
Online-Anmeldungen werden nicht direkt in die Veranstaltung übertragen, sondern in einer Zwischentabelle (Puffertabelle) gesammelt.
- Datensätze abarbeiten: Es öffnet sich die Tabelle "Online Anmeldungen" in der alle Datensätze angezeigt werden, die abzuarbeiten sind. Alle Daten, die von einer Person angegeben wurden, werden mitgeliefert.
Hinweis
Richten Sie "Anmeldungen verarbeiten" in der Zeitsteuerung ein, sodass Datensätze mit dem Status "identifiziert", automatisch regelmäßig verarbeitet und in die jeweiligen Veranstaltungen übertragen werden.
Aktivität aus einer Online-Anmeldung anlegen
Direkt aus der Liste "Veranstaltung Online Anmeldung" können Sie eine Aktivität zu einem Anmeldedatensatz anlegen. Dies ermöglicht es Ihnen, Folgeaktionen – wie das Versenden von Rückfragen oder Ablehnungsbenachrichtigungen – durchzuführen, ohne die Anmeldeliste verlassen zu müssen.
Anmeldeliste öffnen: Öffnen Sie über die Suche "Veranstaltung Online Anmeldung" oder klicken Sie im Rollencenter auf den Stapel "Online Anmeldungen".
Datensatz markieren: Markieren Sie den gewünschten Anmeldedatensatz. Für die Online-Anmeldung muss der Personenkontakt zuvor erstellt oder zugeordnet sein. Andernfalls kann keine Aktivität erstellt werden.
Aktivität anlegen: Wählen Sie im Menüband "Aktionen" und dann "Aktivität anlegen".
Karte ausfüllen: Es öffnet sich die Aktivitätskarte. Tragen Sie die gewünschten Informationen ein, beispielsweise Betreff, Fälligkeitsdatum und den zuständigen Benutzer.
Karte schließen: Schließen Sie die Karte. Die Aktivität ist nun mit dem Anmeldedatensatz verknüpft und kann über den Datensatz nachverfolgt werden.
Tipp
Nutzen Sie diese Funktion, um Rückfragen an Anmeldende zu dokumentieren oder Ablehnungsgründe nachvollziehbar festzuhalten.
Anmeldungen ablehnen
- Anmeldeliste öffnen: Öffnen Sie über die Suche "Veranstaltung Online Anmeldung" oder klicken Sie im Rollencenter auf den Stapel "Online Anmeldungen".
- Anmeldung ablehnen: Wählen Sie im Menüband "Aktionen", "Anmeldung" und "Anmeldung ablehnen". Die Anmeldung wird abgelehnt und ist nicht mehr im Rollencenterstapel sichtbar.
Möchten Sie lediglich einen Vorgang rückgängig machen, gehen Sie wie folgt vor:
- Filterung aufheben: Klicken Sie oben rechts auf das Filtersymbol und passen Sie die Filterung an, sodass alle Online-Anmeldungen (unabhängig vom Status) angezeigt werden.
- Status zurücksetzen: Wählen Sie unter "Aktionen", "Anmeldung" und "Anmeldung zurücksetzen" den Status auf "Eingang" zurückzusetzen.
Hinweis
Ist eine Veranstaltung ausgebucht, wird die Anmeldung verarbeitet, der Teilnehmern wird als Nachrücker angemeldet.