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Mitgliedschaftsbeiträge abrechnen
Die für die Mitglieder erfassten Beiträge können in unitop erstmalig für einzelne Mitglieder oder regelmäßig für mehrere Mitglieder auf einmal abgerechnet werden. Dabei bestimmt das Feld "Nächste Beitragsfälligkeit" im Register "Allgemein" der Beitragskarte, welche Beiträge abgerechnet werden.
Erstabrechnung inkl. Aufnahmegebühr buchen
Um eine Erstabrechnung durchzuführen, wählen Sie in dem Menü der "Beitragskarte" die Punkte "Abrechnung" und "Erstabrechnung erstellen und buchen".
Hinweis
Gebucht wird die Rechnung ausschließlich, wenn "Direktbuchung" in der "Mitgliedermanagement Einrichtung" aktiviert ist. Andernfalls wird eine ungebuchte Rechnung erstellt (siehe unten).
Wizzard: Sie werden über einen Wizzard/Assistenten durch den Prozess geleitet. Hier können Sie das Buchungs- und Belegdatum verändern.
Die Erstrechnung für ein Mitglied rechnet grundsätzlich alle Beitragszeilen des Mitglieds ab, die noch nie abgerechnet wurden. Als zusätzliches Filterkriterium steht hier das Fälligkeitsdatum zur Verfügung. Nur die Beitragszeilen, deren "Nächste Beitragsfälligkeit" dem hier hinterlegten Filter entsprechen, werden abgerechnet.
Nach Bestätigung Ihrer Eingaben erstellt unitop für alle betroffenen Beitragszeilen eine (Sammel-)rechnung und bucht diese ggf. direkt. Die "Nächste Beitragsfälligkeit" in den Beitragszeilen wird um den in "Abrechnungszeitraum" definierten Zeitraum hochgesetzt (z. B. von 01.02.2022 auf 01.05.2022, wenn eine quartalsweise Abrechnung für das Mitglied eingestellt ist).
Hinweis
Ob eine Rechnung automatisch gebucht wird, hängt von der Einrichtung bzw. der "Direktbuchung" ab.
Verkaufsrechnung buchen (nur, wenn nicht direkt geschehen): Buchen Sie wie gewohnt über das Menü der Verkaufsrechnung die Rechnung. Sie finden innerhalb der Zeilen die wichtigsten Informationen in Form von Bemerkungen, die entsprechenden Sachkonten und Beiträge. Haben Sie in der Beitragsstaffel einen "Text Code" hinterlegt, würde dieser ebenso in den Zeilen als Bemerkung aufgeführt werden.
Überprüfung in Beitragsposten: Mit der Buchung der Rechnung erzeugt unitop die sogenannten Beitragsposten zu den Beitragszeilen. In diesen können Sie nachverfolgen, welcher Betrag wann für welche Abrechnungsperiode fakturiert wurde. Die Aufnahmegebühr wird als separater Beitragsposten abgebildet. Ausgehend von der "Beitragskarte" rufen Sie diese über "Abrechnung" und "Beitragsposten" auf.
Historie: Darüber hinaus finden Sie den Zeitpunkt, wann die Erstrechnung erstellt wurde in der Beitragskarte unter "Historie".
Periodische Abrechnung der Mitglieder (autom. Stapellauf)
Im Rollencenter finden Sie alle offenen Beitragszeilen, die bislang nicht abgerechnet wurden.
Die "Summe der nicht abgerechneten Beiträge" beinhaltet alle Beitragszeilen, bei denen das Fälligkeitsdatum <= Arbeitsdatum ist und bezieht sich auf Mitglieder, die nicht ausgetreten sind.
Die periodische Abrechnung können Sie über diesen Stapel oder über die Aktion "Aufgaben" und "Mitgliedsbeiträge abrechnen" starten.
Sobald Sie über den Stapel "Summe der nicht abgerechneten Beiträge" die Beitragszeilen über das Rollencenter öffnen, können Sie mithilfe der Benachrichtigung die "Periodische Abrechnung jetzt starten" oder Sie gelangen über die "Aufgaben" direkt in den Assistenten.
Der Assistent "Beitrag abrechnen (periodisch)" führt Sie durch den Prozess. Der Schalter "Berechne nachzuzahlenden Betrag" gibt an, ob lediglich eine einzelne Abrechnungsperiode fakturiert wird (Schalter aus) oder alle Perioden bis zum nachher ausgewählten Fälligkeitsdatum (Schalter ein).
Beispiel: Aktueller Abrechnungszeitraum ist Februar. Der Januar wurde noch nicht abgerechnet.
Ergebnis: Die Rechnung wird mit einer Gesamtsumme aus beiden Monaten erstellt.
Sie können analog zur Erstrechnung das Buchungs- und Belegdatum verändern und den Filter für das Beitragsfälligkeitsdatum anpassen.
Fügen Sie bei Bedarf weitere Filter im Assistenten hinzu, um nur bestimmte Beitragszeilen abzurechnen.
Vorschau: Im weiteren Verlauf erhalten Sie eine Vorschau und die Anzahl der abzurechnenden Mitglieder und der entsprechenden Debitoren. Bestätigen und beenden Sie die periodische Abrechnung. Ihre Rechnungen wurden erstellt.
Rechnung buchen: Ob die Rechnungen automatisch gebucht werden, hängt von der Einrichtung bzw. der "Direktbuchung" ab. Wenn Sie die "Direktbuchung" deaktiviert haben, finden Sie in den "offenen Verkaufsrechnungen" im Rollencenter, die erstellen Rechnungen und können die Rechnungen wie gewohnt buchen.
Beitragsposten: Analog zur Erstrechnung werden auch hier die Beitragsposten gebildet, in denen eingesehen werden kann, für welchen Zeitraum welcher Betrag mit welchem Beleg fakturiert wurde.
Einmaliger Beitrag
Möchten Sie einen einmaligen Betrag in Ihrer nächsten Rechnung berücksichtigen, geben Sie diesen in der Beitragskarte Ihres Mitglieds im Register "Fakturierung" an. Hiermit wird der Beitragssatz je Zeitraum einmalig für die kommende Abrechnung ersetzt.
Ein einmaliger Betrag ist z. B. interessant, wenn ein Mitglied mit jährlicher Beitragszahlung einen Rabatt erhält. Mit dem einmaligen Betrag buchen Sie wie gewohnt die Mitgliedschaft ab. Im Nachgang müssen Sie keine Einstellungen mehr vornehmen (bzw. rückgängig machen), sondern die ursprünglich hinterlegten Beitragssätze werden automatisch fortgeführt.
Hinweis
Der einmalige Betrag bezieht sich nur auf den Beitragssatz und nicht auch auf die Aufnahmegebühr.
Protokolle
In den "Protokollen" können Sie erfolgreich abgerechnete und aufgrund von Fehlern nicht abrechenbare Datensätze einsehen und dementsprechend bearbeiten.