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Beitragswechsel
Bei einem Beitragswechsel ändern sich grundlegende Faktoren einer Mitgliedschaft, vom Wechsel in einen andere Mitgliedschaftsform bis hin zur vollständigen Stornierung.
Alle wichtigen Verknüpfungen, die bei einem Beitragswechsel eine Rolle spielen, übernimmt unitop für Sie automatisch. Führen Sie einen Beitragswechsel durch, müssen Sie sich keinerlei Gedanken über (nicht) bezahlte Beiträge machen, Sie müssen keine Verkaufsgutschriften und Rechnungsnummern im Kopf haben oder manuell eintragen. Das Mitgliedermanagement wird Ihnen an entsprechender Stelle Übersichten und Absprungmöglichkeiten bereitstellen und relevante Daten selbständig ermitteln und anlegen.
(Alle) Beitragswechsel einsehen: Über die Kontaktkarte oder die Kontaktliste können Sie über das Menü die Beitragswechsel aufrufen. Einen Wechsel können Sie manuell oder über den Assistenten durchführen. Bei beiden Vorgehensweisen wird im Hintergrund ein Beitragswechselposten erstellt.
Beitragswechsel-Optionen:
Austritt: Kündigung Bei einer Kündigung wird ein kompletter Austrittsvorgang durchgeführt, der verschiedene Kombinationsmöglichkeiten beinhalten kann:
Kündigung (die Mitgliedschaft wird zu einem bestimmten Datum beendet)
Kündigung Rückwirkend (die Mitgliedschaft wird zu einem zurückliegenden Datum beendet und etwaige Gutschriften automatisch erstellt)
Stornierung: Mitgliedschaft rückgängig machen Bei einer Stornierung wird die gesamte bisherige Mitgliedschaft aufgehoben. Dies beinhaltet eine rückwirkende Kündigung einer Mitgliedschaft inkl. Gutschriften und Löschung der Beitragszeilen.
Genereller Beitragswechsel Hierbei wird eine bestehende Beitragszeile analog zu "Kündigung” beendet und etwaige Gutschriften angelegt. Gleichzeit wird eine neue Beitragszeile zum Wechselzeitpunkt angelegt und bis zu Tagesdatum abgerechnet.
Austritt (Beitragswechsel-Assistent)
Das folgende Beispiel bezieht sich auf Austritt eines Mitgliedes und automatischer Erstellung einer Verkaufsgutschrift.
Ausgehend von der Beitragskarte eines Kontaktes können Sie über das Menü den "Beitragswechsel-Assistent" aufrufen. Dieser zeigt zunächst eine Übersicht über die Kontaktnummer und die betreffende Beitragszeilen.
Im nächsten Schritt wählen Sie bei "Art"= "Austritt". Hinterlegen Sie einen Austrittsgrund und geben Sie ein Wechseldatum an (<=Austrittsdatum).
Hinweis
Nach einem Austritt wird das Datum "Ende der Mitgliedschaft" dadurch aus Gründen der Auswertung auf das Datum einen Tag vor dem eigentlichen Austrittsdatum gesetzt (Kontaktkarte unter "Mitgliedschaftsinformationen").
Danach erhalten Sie eine Buchungsübersicht mit den relevanten Informationen inkl. Beträge.
Hinweis
Wurden für den betreffenden Zeitraum bereits ein oder mehrere Beträge gebucht, erstellt unitop automatisch eine Verkaufsgutschrift unter Angabe der Rechnungsnummer.
Mit "Weiter" bestätigen Sie die Buchung und gelangen zu einer Zusammenfassung, aus der Sie die einzelnen Beitragssätze einsehen können.
Verkaufsrechnungen und Gutschriften finden Sie auf der Beitragskarte unter "Abrechnung".
Hinweis
Ob eine Rechnung automatisch gebucht wird, hängt von der Einrichtung bzw. der "Direktbuchung" ab. Ansonsten ist an dieser Stelle durch Öffnen der Rechnung manuell eine Buchung durchzuführen.
Stornierung
Das folgende Beispiel bezieht sich auf die komplette Stornierung einer Mitgliedschaft.
Ausgehend von der Beitragskarte eines Kontaktes können Sie über das Menü den "Beitragswechsel-Assistent" aufrufen. Dieser zeigt zunächst eine Übersicht über die Kontaktnummer und die betreffende Beitragszeilen.
Im nächsten Schritt wählen Sie bei "Art"= "Stornierung". Anders als bei "Art" = "Austritt" können Sie hier keinerlei Daten anpassen, da die gesamte Mitgliedschaft storniert wird.
Danach erhalten Sie eine Buchungsübersicht mit den relevanten Informationen inkl. Beträge.
Hinweis
Wurden für den betreffenden Zeitraum bereits ein oder mehrere Beträge gebucht, erstellt unitop automatisch eine Verkaufsgutschrift unter Angabe der Rechnungsnummer.
Mit "Weiter" bestätigen Sie die Buchung und gelangen zu einer Zusammenfassung, aus der Sie die einzelnen Beitragssätze einsehen können.
Verkaufsrechnungen und Gutschriften finden Sie auf der Beitragskarte unter "Abrechnung". Hinweis: Ob eine Rechnung automatisch gebucht wird, hängt von der Einrichtung bzw. der "Direktbuchung" ab. Ansonsten ist an dieser Stelle durch Öffnen der Rechnung manuell eine Buchung durchzuführen.
Genereller Beitragswechsel
Das folgende Beispiel bezieht sich auf das Kündigen und den Beitragswechsel sowie die automatische Erstellung von Verkaufsrechnungen.
Ausgehend von der Beitragskarte eines Kontaktes können Sie über das Menü den "Neuer Beitragswechsel" aufrufen.
Geben Sie in der "Beitragswechsel Karte" alle relevanten Daten, wie im "Beitragswechsel-Assistenten" erläutert, an.
Sobald Sie das Feld "Wechsel zum" mit dem Austrittsdatum befüllen, wird die entsprechende Beitragszeile automatisch ermittelt und hinzugefügt.
Über "Neue Beitragsstaffel auswählen" wählen Sie die neue Mitgliedschaftsform. Wenn der Beitragswechsel mitten im Monat stattfindet, erkennt unitop, dass eine neue Verkaufsrechnung erstellt werden muss. Daraufhin wird je eine Zeile für die Erstellung der Rechnung sowie die neue Mitgliedschaft hinzugefügt.
Im letzten Schritt buchen Sie den Wechsel über das Menü.
Hinweis
Ob eine Rechnung automatisch gebucht wird, hängt von der Einrichtung bzw. der "Direktbuchung" ab. Ansonsten ist an dieser Stelle durch Öffnen der Rechnung manuell eine Buchung durchzuführen.
Beitragswechsel aus den Beitragszeilen heraus
Über die Beitragszeilen des Mitgliedes, die in der Kontaktkarte (verknüpfte Informationen/Mitgliedermanagement/Beiträge) zu finden sind, kann ebenso ein Beitragswechsel über die bekannten Aktionspunkte (Beitragswechsel-Assistenten/Neuer Beitragswechsel) erfolgen.
Hierbei sind die Kontaktdaten aus der Vorauswahl bereits vermerkt und können weiterverarbeitet werden. Sobald der Beitragswechsel in der Anlage und Verwaltung vollständig ist, kann die dazugehörige Buchung über den Menüpunkt "Buchen" erfolgen. Bei der Buchung des Beitragswechsels und der Erstellung der zugehörigen Belege und Beitragsposten werden neue Beitragsstaffeln und bereits berechnete Posten automatisch berücksichtigt, sodass z. B. bereits bezahlte Beiträge gutgeschrieben werden oder neue Beitragsposten verrechnet werden.
Geplante Beitragswechsel (Vorgang unterbrechen)
Legen Sie zu jedem Kontakt einen einzigen offenen Beitragswechsel an. Sollten Sie Ihre Bearbeitung unterbrechen, können Sie über die Kontaktkarte, "Zugehörig", "Mitgliedermanagement" und "Beitragswechsel" den Vorgang für geplante Beitragswechsel fortführen. Hier werden u. a. jene Datensätze mit dem Status = "Planung" aufgelistet. Sobald Sie den Datensatz öffnen können Sie wie gewohnt mit der Bearbeitung fortfahren. Die Beitragszeile wird gelöscht. Überprüfen können Sie dies über die Kontaktkarte "Zugehörig", "Mitgliedermanagement" und "Mitgliedschaften".
Anteiliger Beitragswechsel
Ein Beitragswechsel kann mitten im Abrechnungszeitraum erfolgen. Es muss nicht auf den Ablauf des Abrechnungszeitraums gewartet werden. Hierbei wird eine anteilige Gutschrift und anteilige Rechnung erstellt. Hierzu muss in der "Mitgliedermanagement Einrichtung” das Feld "Unterjähriger Beitrag” auf dem 01.01. oder 01.07. eingestellt sein, sowie der Haken "Anteilige Gutschrift” aktiviert sein.