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Transferart Tod
Die Transferart Tod dient dazu, den Sterbefall eines Mitglieds oder Versorgungsempfängers im System abzubilden und alle damit verbundenen Folgeprozesse automatisiert durchzuführen. Mit der Buchung eines Transfer Tod wird das Sterbedatum des Kontakts dauerhaft in der Kontaktkarte hinterlegt, laufende Beitragsverträge werden beendet, und – sofern vorhanden – werden die Rentenverträge für Hinterbliebene erstellt. Den Transfer Tod können Sie entweder direkt aus dem Kontakt heraus über die Aktion "Erstelle Transfer Kontakt" unter "unitop Altersversorgung" anlegen oder über die Liste der Transfer Kontakte mit Hilfe der Aktion "Neu".
Voraussetzungen
Für eine reibungslose Erstellung dieser Transferart sind die folgenden Einrichtungen erforderlich:
- Transfer Kontakt Einrichtung: Das Register "Allgemein" sowie das Register "Tod" müssen vollständig konfiguriert sein. Detaillierte Informationen finden Sie in der Dokumentation Transfer Kontakt Einrichtung.
- Adressbeziehungs-Einrichtung: Damit Hinterbliebene korrekt zugeordnet werden können, muss die "Adressbeziehungen Funktionscode Einrichtung" vollständig konfiguriert sein. Die Funktionscodes für Verwandtschaftsarten (z. B. Ehepartner*in, Kind) müssen bei den jeweiligen Kontakten hinterlegt sein.
- Vertragsverwaltung Einrichtung: Die entsprechenden Buch.-Blattvorlagennamen und Buch.-Blattnamen im Register "Renten" müssen in der Vertragsverwaltung Einrichtung eingerichtet sein, damit Rentenposten für Hinterbliebene gebucht werden können.
Allgemein
Das Register "Allgemein" enthält die grundlegenden Daten des Transfer Tod. Weiterführende Informationen zu diesem Register sind in der Dokumentation zum Aufbau der Karte zu finden.
Tod
Das Register "Tod" wird eingeblendet, sobald als Transferart "Tod" gewählt wurde. Es enthält die sterbefallspezifischen Daten:
| Feldname | Beschreibung |
|---|---|
| Sterbedatum | Das Datum des Ablebens des Kontakts (Pflichtfeld). Dieses Datum wird bei der Buchung automatisch in der Kontaktkarte des Verstorbenen gespeichert und dient als Berechnungsgrundlage für das Abschlussdatum der Verträge. |
Transferzeilen
Für jeden Hinterbliebenen wird im Transfer Tod mind. eine eigene Zeile angelegt und zwar über die Aktion "Zeilen vorschlagen". Maßgeblich für die Anzahl der Transferzeilen ist ebenfalls die Anzahl der bestehenden Verträge der verstorbenen Person. Sofern mehrere Verträge und mehrere Hinterbliebenen vorhanden sind, wird eine Vielzahl an Transferzeilen generiert. Die Zeilen sind generell nur relevant, wenn Hinterbliebene vorhanden sind. Sind keine Hinterbliebenen vorhanden, bleiben die Zeilen leer. Folgende Felder sind in den Zeilen des Transfer Tod sichtbar:
| Feldname | Beschreibung |
|---|---|
| Gültig von | Beginndatum für im Zuge des Transfers erstellte Rentenverträge der Hinterbliebenen. Dieses Datum darf nicht vor dem Sterbedatum beginnen. |
| Gültig bis | Enddatum für die Verträge des Verstorbenen. |
| Betrag | Betrag der Transferzeile. |
| Kontaktnr. Hinterbliebene | Kontaktnummer des Hinterbliebenen, dem die Zeile zugeordnet ist (Pflichtfeld). Der Hinterbliebene muss eine bestehende Adressbeziehung als Ehepartner*in oder Kind zum Verstorbenen besitzen. |
| Kontaktname Hinterbliebener | Name des Hinterbliebenen in der jeweiligen Transferzeile. |
| Funktionscode Hinterbliebener | Funktionscode, der die Verwandtschaftsart zwischen Verstorbenem und Hinterbliebenen angibt (z. B. Ehepartner*in, Kind). Wird aus der Adressbeziehung übernommen. |
| Tarifcode | Tarifcode, der für den Rentenvertrag des Hinterbliebenen verwendet wird (Pflichtfeld). |
| Tarifgruppencode | Tarifgruppe zum hinterlegten Tarifcode. Wird automatisch aus dem Tarif ermittelt (nicht editierbar). |
| Vertragsnr. | Nummer des für den Hinterbliebenen erstellten Rentenvertrags. Wird nach der Aktion "Rentenverträge für Hinterbliebene erstellen" automatisch gefüllt (nicht editierbar). |
| Anzahl verknüpfte Verträge | Anzahl der mit dieser Zeile verknüpften Verträge. |
| Bruttoquote | Bruttoquote, die bei der Buchung aus der Zeile in den Rentenvertrag des Hinterbliebenen übertragen wird. |
| Beitragsfaktor Sozialversicherung | Beitragsfaktor für die Sozialversicherung, der bei der Buchung aus der Zeile in den Rentenvertrag des Hinterbliebenen übertragen wird. |
| Rentenbetrag | Der ermittelte Rentenbetrag für den Hinterbliebenen. Wird nach der Aktion "Rentenberechnung starten" automatisch gefüllt. |
| Lfd. Nr. Rentenberechnung Kopf | Verweist auf die zum Rentenvertrag zugehörige Rentenberechnung. Wird nach der Rentenberechnung automatisch gefüllt. |
| Abfindung möglich | Gibt an, ob die Hinterbliebenenrente als Abfindung gezahlt werden darf. Wird automatisch vom System gesetzt, wenn der errechnete Rentenbetrag geringer als die Abfindungsgrenze ist (nicht editierbar). |
| Abfindungstransfer erstellen | Gibt an, ob für diese Zeile ein Abfindungstransfer erstellt werden soll. Kann manuell angehakt werden, wenn eine Abfindung für den betreffenden Hinterbliebenen gewünscht ist. Voraussetzung: Das Feld "Abfindung möglich" muss "Ja" sein. |
| Verknüpfte Abfindungstransfer Nr. | Nummer des verknüpften Abfindungstransfers. Wird automatisch gefüllt, sobald über die Aktion "Abfindungstransfer erstellen" ein Transfer angelegt wurde (nicht editierbar). Ist "Abfindungstransfer erstellen" angehakt, muss dieses Feld vor der Buchung des Tod-Transfers gefüllt sein. |
Aktionen
Auf der Transfer Kontakt Karte stehen für die Transferart Tod die nachfolgenden Aktionen zur Verfügung, welche nacheinander ausgeführt werden.
Start
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Erstelle Hinterbliebenen | Öffnet den dreistufigen Assistenten zur Anlage eines neuen Hinterbliebenen-Kontakts. Ist nur auszuführen, wenn der Hinterbliebene noch nicht als Kontakt im System vorhanden ist und noch keine Adressbeziehung zwischen den Kontakten besteht. |
| Zeilen vorschlagen | Schlägt auf Basis der vorhandenen Hinterbliebenen-Kontakte automatisch Zeilen für den Transfer vor. Für jeden Hinterbliebenen mit einer gültigen Adressbeziehung zum Verstorbenen wird eine Zeile erstellt und die weiter oben beschriebenen Felder aus den Transferzeilen werden befüllt. |
| Rentenverträge für Hinterbliebene erstellen | Erstellt für jede Transferzeile einen Rentenvertrag. Die verwendete Vertragsvorlage wird aus der Transfer Kontakt Einrichtung (Register "Tod") entnommen. Voraussetzung ist, dass die Hinterbliebenen als Kreditoren angelegt sind. Nach erfolgreicher Anlage wird die Vertragsnummer automatisch in der jeweiligen Zeile hinterlegt. |
| Rentenberechnung starten | Startet die Rentenberechnung für jede Zeile des Transfers. Der ermittelte Rentenbetrag wird in der Zeile eingetragen. |
| Abfindungstransfer erstellen | Erstellt einen Abfindungstransfer für alle Zeilen, bei denen "Abfindungstransfer erstellen" angehakt und "Verknüpfte Abfindungstransfer Nr." noch leer ist. |
| Status aktualisieren | Öffnet die Statusauswahl für den Transfer-Kontakt gemäß den hinterlegten Statusvorlagen. |
Buchen
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Buchen | Schließt den Transfervorgang durch Buchen ab. Löst alle Buchungseffekte aus. |
| Stornieren | Storniert den Transfer-Kontakt. |
Navigieren
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Kontakt | Öffnet die Karte des Kontakts, für den der Transfer angelegt wurde. |
| Zugehörige Verträge | Öffnet eine Übersicht der Verträge des betreffenden Kontakts. |
| Hinterbliebene | Zeigt eine Liste aller Hinterbliebenen des Verstorbenen an. |
| Transaktionsprotokoll | Zeigt das Transaktionsprotokoll des Buchungsprozesses an. |
Erstellungs- und Buchungsprozess des Transfers
Die nachfolgenden Schritte sind nur dann auszuführen, wenn ein hinterbliebener Kontakt existiert. Ist dies nicht der Fall, wird der Transfer ohne Transferzeilen freigegeben und gebucht.
Register: Nachdem die Pflichtfelder in den Registern "Allgemein" und "Tod" ausgefüllt wurden, klicken Sie in der Gruppe "Start" auf "Hinterbliebenen Kontakt erstellen", falls noch kein Hinterbliebener als Kontakt vorhanden ist. In diesem Fall folgen Sie einfach den drei Schritten des Assistenten. Sind Kontakte mit einer Adressbeziehung zur verstorbenen Person im System vorhanden, kann dieser Schritt übersprungen werden.
Transferzeilen: Im nächsten Schritt wählen Sie die Aktion "Zeilen vorschlagen", sodass für jeden hinterbliebenen Kontakt automatisch vom System eine Zeile erstellt und mit den kontaktspezifischen Daten gefüllt wird.
Nur wenn ein Hinterbliebener eine Abfindung erhalten soll: Haken Sie in der betreffenden Zeile das Feld "Abfindungstransfer erstellen" an und klicken Sie anschließend auf "Start" → "Abfindungstransfer erstellen". Der erstellte Abfindungstransfer wird automatisch in der Zeile verknüpft. Dieser Schritt muss abgeschlossen sein, bevor der Tod-Transfer gebucht werden kann.
Rentenvertrag: Jetzt erstellen Sie einen neuen Rentenvertrag für jede Hinterbliebenen-Zeile, die keinen Abfindungstransfer erhält, indem Sie die Aktion "Rentenverträge für Hinterbliebene erstellen" betätigen. Die erstellten Rentenverträge finden Sie in den Zeilen in der Spalte "Vertrags-Nr.". Hieraus können der Vertrag bzw. die Verträge geöffnet und ggf. editiert werden.
Rentenberechnung: Danach starten Sie die Rentenberechnung, ebenfalls über die Aktion "Rentenberechnung starten". In den Zeilen können Sie im Anschluss den ermittelten "Rentenbetrag" entnehmen. Der Betrag wird anhand der Anwartschaften und dem Tarif der Verträge ermittelt.
Status: Über die Aktion "Status aktualisieren" geben Sie den Transfer frei, sodass sich der Status des Transfers gemäß der eingerichteten Statusvorlage ändert (Benennung variiert je nach Einrichtung der Statusvorlagen).
Buchen: Abschließend buchen Sie den Transfer über die Aktion "Buchen" über die gleichnamige Gruppe "Buchen". Durch die Buchung des Transfers werden Folgeprozesse in Gang gesetzt, welche weiter unten im Abschnitt Effekte nach erfolgreicher Buchung näher erläutert werden.
Abfindungstransfer aus Transfer Tod erstellen
Soll ein Hinterbliebener anstelle einer laufenden Hinterbliebenenrente eine Abfindung erhalten, kann aus dem Tod-Transfer heraus ein Abfindungstransfer erstellt werden. Voraussetzungen für diese Funktion:
- Das Feld "Abfindung möglich" in den Transferzeilen muss in der betreffenden Zeile auf "Ja" stehen.
- Das Feld "Abfindungstransfer erstellen" in den Transferzeilen muss in der Zeile auf "Ja" gesetzt werden.
Klicken Sie anschließend auf "Start" → "Abfindungstransfer erstellen". Das System prüft die Voraussetzungen und erstellt automatisch einen neuen Transfer der Art "Abfindung" für den Hinterbliebenen-Kontakt. Dabei werden folgende Schritte durchgeführt:
- Prüfung: Es wird geprüft, ob für den Hinterbliebenen bereits ein Abfindungstransfer mit Bezug auf diesen Transfer Tod existiert. Ist das der Fall, werden lediglich neue Zeilen zu dem bestehenden Abfindungstransfer hinzugefügt.
- Neuer Transfer: Ein neuer Transfer der Art "Abfindung" wird für den Hinterbliebenen-Kontakt angelegt und mit dem Transfer Tod verknüpft.
- Transferzeilen: Zeilen werden aus dem Tod-Transfer in den neuen Abfindungstransfer übertragen (Tarifcode, Vertragsnr., Rentenbetrag).
- **Verknüpfung:**Die Nummer des erstellten Abfindungstransfers wird in der Zeile des Tod-Transfers im Feld "Verknüpfte Abfindungstransfer Nr." hinterlegt.
Hinweis
Ist für eine Zeile das Feld "Abfindungstransfer erstellen" auf "Ja" gesetzt und das Feld "Verknüpfte Abfindungstransfer Nr." ist vor der Buchung noch leer, bricht das System die Buchung des Tod-Transfers mit einer Fehlermeldung ab. Der Abfindungstransfer muss daher vor der Buchung des Tod-Transfers vollständig erstellt worden sein.
Buchung des Transfers
Mit der Buchung des Transfer Tod werden die folgenden Änderungen im System vorgenommen. Die Buchung ist nur möglich, wenn alle Pflichtfelder gefüllt sind und die nachfolgend beschriebenen Voraussetzungen erfüllt werden.
Prüfungen vor der Buchung:
- Der Kontakt muss vom Typ "Person" sein.
- Ist auf der Kontaktkarte des Verstorbenen bereits ein Sterbedatum hinterlegt, muss dieses mit dem Sterbedatum im Transfer übereinstimmen.
- Beitragsverträge des Verstorbenen dürfen kein Startdatum nach dem Sterbedatum haben. Ist das der Fall, wird die Buchung mit einer Fehlermeldung abgebrochen.
- Für jede Zeile des Tod-Transfers muss ein Rentenvertrag erstellt und eine Vertragsbeziehung angelegt worden sein.
- Für alle Zeilen mit "Abfindungstransfer erstellen" = Ja muss ein verknüpfter Abfindungstransfer (Feld "Verknüpfte Abfindungstransfer Nr.") vorhanden sein.
Effekte nach erfolgreicher Buchung:
- Sterbedatum im Kontakt: Das Sterbedatum wird in der Kontaktkarte des Verstorbenen eingetragen.
- Schließen der Beitragsverträge: Alle aktiven Beitragsverträge des Verstorbenen werden geschlossen. Als Abschlussdatum wird der letzte Tag des Sterbemonats gesetzt.
- Stornierung offener Lebensbescheinigungsposten: Alle offenen und nicht-stornierten Lebensbescheinigungsposten (Lebensbescheinigungen) des Verstorbenen werden storniert. Offene Anforderungen werden dabei zusätzlich auf "Nicht offen" gesetzt.
- Schließen übrig gebliebener Rentenverträge des Verstorbenen: Alle noch offenen Rentenverträge des Verstorbenen, die nicht bereits über die Zeilen verarbeitet werden, erhalten das Abschlussdatum (letzter Tag des Sterbemonats) und werden auf den Status "Abgeschlossen" gesetzt. Bereits gebuchte Rentenposten, die nach dem Sterbedatum liegen, werden storniert; Rentenposten des Sterbemonats werden anteilig neu berechnet.
- Verarbeitung der Hinterbliebenenzeilen: Pro Zeile (mit "Abfindungstransfer erstellen = Nein") wird der zugehörige Rentenvertrag des Hinterbliebenen auf den Status "Freigegeben" gesetzt. Bruttoquote und Beitragsfaktor Sozialversicherung aus der Zeile werden in den Rentenvertrag des Hinterbliebenen übertragen.
- Anwartschaftskonto: Ob das Anwartschaftskonto auf null gesetzt wird, hängt von der Einrichtung in der Transfer Kontakt Einrichtung (Feld "Anwartschaftskonto schließen" im Register "Tod") ab. Standardmäßig ist dieses Feld auf "Ja" vorbelegt.