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Teilnehmer hinzufügen
Sobald eine angelegte Veranstaltung den Status = "Anmeldung" besitzt, können Sie in den Zeilen die Teilnehmer hinzufügen. Sie können Teilnehmer direkt in der Teilnehmertabelle in der Veranstaltungskarte eintragen.
| Feld/Schalter | Beschreibung |
|---|---|
| Feld | Beschreibung |
| Teilnehmernr. | Wählen Sie einen Personenkontakt als Teilnehmer aus. Daraufhin füllt sich der Vor- und Nachname automatisch. Unternehmen können nicht als Teilnehmer ausgewählt werden. Über "Neu" können bisher unbekannte Teilnehmer als neuer Personenkontakt angelegt werden. |
| Datum der Anmeldung | Das Anmeldedatum wird mit dem Tagesdatum vorbelegt. |
| Status | • Anmeldung: Standardmäßig wird eine eingegebene Person auf "Angemeldet" gesetzt, sofern die maximale Teilnehmerzahl einer Veranstaltung noch nicht erreicht ist. In dem Fall wird der Status auf "Nachrücker" gesetzt. • Teilgenommen, Abgebrochen, Storniert (Teilnehmer), Storniert (Veranstalter), Nachrücker: Diese Status können nicht manuell gesetzt werden, sondern werden automatisch durch das System bei Abschluss oder Stornierung einer Veranstaltung bzw. des Teilnehmers generiert. Mehr zu dem Thema Teilnehmer stornieren und Veranstaltung absagen lesen Sie in unserer Dokumentation. • Interessiert: Dieser Status kann manuell von Ihnen gesetzt werden und sagt aus, dass eine Person an einer Veranstaltung interessiert ist. Mit diesem Status wird die angegebene Person nicht als Teilnehmer gezählt. Somit ist die Person nicht vollwertig, nimmt also keinen Teilnehmerplatz in Anspruch und kann auch nicht abgerechnet werden. |
| Debitorenpreisgruppe | Geben Sie die Preisgruppe der teilnehmenden Person an. Beispielsweise erhalten Nichtmitglieder oftmals einen anderen Preis als Mitglieder. Das Feld wird aus den Kontaktstammdaten des Teilnehmers, bzw. des Unternehmens, zu welchem der Teilnehmer über seine Kontaktstammdaten zugeordnet ist, vorbelegt. Hat der Teilnehmer noch keine Preisgruppe hinterlegt, wird automatisch die in der "Veranstaltungsmanagement Einrichtung" hinterlegte Standardpreisgruppe zugeordnet. |
| Rech. an Deb.-Nr. /"Verk. an Deb.-Nr." | Geben Sie die Debitorendaten für die Abrechnung an. Die Felder werden aus den Kontaktstammdaten des Teilnehmers, bzw. des Unternehmens, zu welchem der Teilnehmer über seine Kontaktstammdaten zugeordnet ist, vorbelegt. |
| Abweichende Rechnungsadresse | Innerhalb Ihrer Veranstaltungskarte können Sie in Ihrer Teilnehmerliste eine abweichende Rechnungsadresse hinterlegen. Nutzen Sie im entsprechenden Feld, innerhalb der Spalte "Rechn. an Code", das Dropdown-Menü und wählen Sie eine zum Debitor passende Rechnungsadresse. |
| Nachrückernr. | Das System zählt automatisch die Nachrücker. Sehen Sie, an welcher Position ein Nachrücker steht, damit Personen in der richtigen Reihenfolge einen Teilnahmeplatz erhalten, falls Plätze wieder frei werden. |
| Frühbucher | Besagt, ob ein Teilnehmer den Frühbucher-Rabatt bekommen hat. Dies errechnet sich anhand des Anmeldedatums des Teilnehmers und des Frühbucherdatums der Veranstaltung. |
| Zahlungsformcode | Geben Sie an, auf welche Art und Weise eine Zahlung erfolgt. |
| Anmeldebestätigung gedruckt | Das Feld wird beim Erstellen einer Anmeldebescheinigung automatisch gesetzt. Es kann bei Bedarf für einen Wiederholungsdruck manuell zurückgesetzt werden. |
| Bescheinigung gedruckt | Das Feld wird beim Erstellen einer Teilnahmebescheinigung automatisch gesetzt. Es kann bei Bedarf für einen Wiederholungsdruck manuell zurückgesetzt werden. |
| Bemerkung | Bei einer Online-Anmeldung kann der Teilnehmer eine Bemerkung mitgeben. Das Feld kann aber auch von Ihnen genutzt werden, um Bemerkungen zu einem Teilnehmer einzutragen. |
| Fakturierbar | Gibt an, ob Leistungen für einen Teilnehmer abrechenbar sind. |
| Abgerechnet | Gibt an, ob ein Teilnehmer bereits abgerechnet wurden. |
| Art der Anmeldung | Geben Sie die Anmeldeart an. Sie haben die Auswahl zwischen schriftlich, persönlich, telefonisch, online, E-Mail. Hinweis: "Online" wird bei Online-Anmeldungen, die über den Webservice übertragen wurden, automatisch gesetzt. |
| Wird vorbelegt aus den Stammdaten des Teilnehmers bzw. aus der Online-Anmeldung. Es kann bei Bedarf eine von den Stammdaten abweichende E-Mail eingetragen werden. Diese E-Mail wird bei den Aktivitäten oder Segmenten in dieser Veranstaltung verwendet. | |
| Bestanden | Das Feld kann manuell oder über eine Funktion im Menü gesetzt werden, um zu kennzeichnen, ob ein Teilnehmer bestanden hat (z.B. bei Prüfungen). |
| Reservierung gültig bis | Hier können Sie ein Wiedervorlagedatum eintragen. Das Feld steuert in Verbindung mit dem Status des Teilnehmers die Anzeige in den Kacheln "Abgelaufene Reservierungen" und "Wiedervorlagen". |
| Art der Teilnahme | Das Feld wird bei Präsenz- und Online-Veranstaltungen automatisch gesetzt und ist nicht änderbar. Einzig bei Hybrid-Veranstaltungen muss hierüber festgelegt werden, wie ein Teilnehmer an einer Veranstaltung teilnimmt. |
| Ext. Bestellnr. | Die hier eingetragene Nr. wird auf der Rechnung gedruckt und ermöglicht dem Rechnungsempfänger die Zuordnung der Rechnung zum Bestellvorgang im eigenen System. |
| Weiterbildungsstunden/-punkte | Das Feld wird automatisch gefüllt, wenn ein Teilnehmer den Status "Teilgenommen" erhält und die Veranstaltung "Weiterbildungsstunden-/punkte" hat. |
| (Nicht) Angem. Veranst. | Die beiden Felder werden nur in Verbindung mit verknüpften Veranstaltungen genutzt. Sie können nicht manuell geändert werden. Sie zeigen an, zu wie vielen Veranstaltungen z. B. eines Lehrgangs ein Teilnehmer angemeldet bzw. nicht angemeldet (=optionale Module) ist. |
Teilnehmername unbekannt (N.N. Teilnehmer)
Melden Sie namentlich noch nicht bekannte Teilnehmer eines Unternehmens zu Ihrer Veranstaltung an.
Klicken Sie hierfür im Menüband auf "Aktionen", "Teilnehmer" und "N.N. Teilnehmer anmelden".
Es öffnet sich eine Karte, in der Sie alle Anmeldeinformationen, wie die Anzahl an N.N. Teilnehmern sowie Abrechnungsrelevante Informationen und den Debitor, etc. hinterlegen können. Bestätigen Sie Ihrer Eingaben.
Sie sehen, dass die entsprechende Anzahl an N.N. Teilnehmern, also Teilnehmer, die keinen echten Namen haben, Ihrer Veranstaltung hinzugefügt wurden. N.N. Teilnehmer sollten spätestens für den Druck der Teilnahmebescheinigungen gegen die tatsächlichen Teilnehmer ausgetauscht werden. Tauschen Sie dazu in der Teilnehmertabelle einfach die N.N.-Kontaktnr. gegen die Kontaktnr. des echten Teilnehmers aus.
Hinweis
Ein N.N. Teilnehmer kann, genau wie jeder andere Teilnehmer, abgerechnet oder storniert werden. Ein Name ist hierfür nicht erforderlich. Eine Teilnahmebescheinigung oder ein Zertifikat kann aufgrund des fehlenden Namens nicht ausgestellt werden.