Mit diesem Formular können Sie fehlende, unklare oder fehlerhafte Inhalte in der Dokumentation melden und Verbesserungsvorschläge machen. Ihr Feedback hilft uns, die Qualität und Vollständigkeit kontinuierlich zu verbessern.
Einkaufsbestellung anlegen und verwalten
Die Anlage einer Einkaufsbestellung im Mandanten des IC-Partners erfolgt durch die Bearbeitung eines Planungs- oder Bestellarbeitsblattes oder durch die manuelle Erfassung einer Bestellung. Dabei ist jedoch zu beachten, dass Intercompany nur Artikel, Sachkonten, Bemerkungen und Zu-/Abschläge kennt und Ressourcen nicht übertragen werden.
Die Freigabe der IC-Einkaufsbestellung löst die Übertragung an den IC-Partner aus und erstellt dort direkt den IC-Verkaufsauftrag. Zusätzlich erhalten bestimmte Mitarbeiter des IC-Partners eine Benachrichtigung, dass ein neuer IC-Auftrag eingegangen ist.
Die Transaktionen werden in beiden Mandanten in den Listenansichten "Durchgeführte Intercompany-Ausgangstransaktionen" und "Durchgeführte Intercompany-Eingangstransaktionen" protokolliert.
In der IC-Einkaufsbestellung sind zusätzliche Felder zu beachten, welche für den IC-Prozess relevant sind:
| Feld/Schalter | Beschreibung |
|---|---|
| IC Prozessnr. | Diese Nummer wird in alle Mandanten und Belege übertragen und stellt ein gutes Kommunikationsmittel dar, um Rückfragen zu bspw. einer gebuchten Verkaufslieferung des IC-Partners stellen zu können. |
| IC Auftrag bestätigt | Sobald ein Mitarbeiter des IC-Partners den IC-Auftrag bearbeitet und freigegeben hat, werden die im IC-Auftrag eingetragenen Preise und Lieferdaten wieder in die IC-Einkaufsbestellung übertragen. Sie erhalten eine IC-Benachrichtigung in Ihrem Rollencenter, wenn der IC-Partner einen Auftrag bestätigt. |
In den IC-Einkaufsbestellzeilen sind ebenfalls zwei neue Felder hinzugekommen:
| Feld/Schalter | Beschreibung |
|---|---|
| IC Prozessnr. | Jede Zeile erhält ebenfalls eine eigene Nummer, welche mandantenübergreifend identisch ist. |
| IC Status | Zeigt an, welche IC-Aktionen zu dieser Zeile erfolgt sind oder noch durchgeführt werden müssen. |
Änderung einer IC-Einkaufsbestellung
Die Änderung einer IC-Einkaufsbestellung kann nur erfolgen, wenn sowohl die Bestellung als auch der IC-Auftrag im anderen Mandanten, im Status "offen" sind. Die Änderung kann dabei auch nur ausgehend von der IC-Bestellung durchgeführt werden.
Wenn in der Einkaufsbestellung die Aktion "Status zurücksetzen" aufgerufen wird, prüft unitop ob auch der IC-Auftrag beim IC-Partner noch zurückgesetzt werden kann, oder ob dieser bereits in der Logistik bearbeitet wird.
Das Kennzeichen "IC Auftrag bestätigt" wird ebenfalls zurückgesetzt. Anschließend können folgende Änderungen an der Einkaufsbestellung durchgeführt werden, welche auch direkt in den IC-Auftrag übertragen werden. Kommt es bei dieser Synchronisation zu einem Fehler, kann die Änderung auch in der Einkaufsbestellzeile nicht vorgenommen werden. Dies verhindert eine versehentlich herbeigeführte Abweichung zwischen der IC-Bestellung und dem IC-Auftrag.
Folgende Änderungen sind möglich:
- die Änderung einer Menge
- die Löschung einer Zeile
- das Hinzufügen einer neuen Zeile
Weitere Änderungen sind nicht direkt möglich, eine Zeile kann aber gelöscht und eine neue angelegt werden, wenn bspw. ein Artikel ausgetauscht werden soll.
Da Änderungen direkt synchronisiert werden, erhalten bestimmte Anwender beim IC-Partner eine IC-Benachrichtigung im Rollencenter, welche über die Änderung informiert. Nach erneuter Freigabe des Verkaufsauftrags ist auch die IC-Einkaufsbestellung wieder bestätigt und neue Preise und Lieferdaten wurden synchronisiert.
Lieferung des IC-Verkaufsauftrags
Die Lieferung des IC-Verkaufsauftrags führt nun zur Synchronisation der gelieferten Mengen in die Einkaufsbestellung. Dabei werden die "Mengen aktuelle Lieferung" gesetzt. Es wird eine IC-Benachrichtigung erstellt, welche im Rollencenter angezeigt wird.
Nach Erhalt der Ware wird die Einkaufsbestellung ebenfalls gebucht.
Bei Faktura der gelieferten Mengen des IC-Verkaufsauftrags wird eine gebuchte VK-Rechnung erstellt, welche ebenfalls übertragen wird und im IC-Partner als ungebuchte Einkaufsrechnung angelegt wird. Dabei wird vor der Übertragung jedoch geprüft, ob die gelieferte Ware beim IC-Partner bereits eingebucht worden ist. Andernfalls wird die Übertragung der VK-Rechnung pausiert und periodisch durch einen Aufgabenwarteschlangenposten geprüft. Die Anlage der Einkaufsrechnung wird ebenfalls durch eine IC-Benachrichtigung gemeldet.
Die Einkaufsrechnung kann nun abschließend geprüft und fakturiert werden. Wenn durch die Faktura der Einkaufsbestellung diese vollständig abgeschlossen ist, wird diese automatisch gelöscht.
In einer IC-Einkaufsbestellung können zusätzliche Informationen an den Intercompanypartner übertragen werden.
Vor der erstmaligen Übertragung können Zeilen- und Kopfbemerkungen eingetragen werden. Diese werden mit übermittelt und werden auch in dem erstellten IC-Auftrag angezeigt.
Nach der erstmaligen Übertragung können Dateien in den Anhängen ergänzt werden, welche durch das Kennzeichen "IC relevant" markiert und damit synchronisiert werden können. Die Synchronisation kann dabei in beide Richtungen erfolgen.