Table of Contents

Veranstaltung anlegen

Nachdem Sie eine Veranstaltungsvorlage erstellt haben, können Sie eine Veranstaltung anlegen.

  1. Option 1: Veranstaltung aus Rollencenter heraus erstellen: Eine neue Veranstaltung können Sie über das Rollencenter können Sie über die Aktion "Neue Veranstaltung" erstellen. Die Veranstaltungskarte wird leer geöffnet und Sie können entweder eine Nr. manuell eintragen oder das Nr.-Feld verlassen und eine Nr. automatisch vergeben lassen (abhängig von der eingerichteten Nummernserie). Wählen Sie dann im nächsten Schritt die Veranstaltungsvorlage aus, auf welcher die Veranstaltung basiert.

    Option 2: Veranstaltung aus aktiven Veranstaltungen heraus erstellen: Wählen Sie eine "Aktive Veranstaltungsvorlage" aus und rufen Sie über das Menü "Start", "Veranstaltung(en) erstellen" auf. Im folgenden Dialog müssen Sie angeben, wie viele Veranstaltungen basierend auf dieser Vorlage angelegt werden sollen. Zusätzlich können Sie diese hier mit einer Konfigurationsvorlage kombinieren. Bei dieser Variante ist eine Nummernserie mit automatischer Vergabe der Veranstaltungsnummern erforderlich.

  2. Werte editieren: Alle Werte, die aus der Vorlage übernommenen werden, können Sie jetzt nachträglich anpassen. Die zusätzlichen Felder einer Veranstaltung werden in der nachfolgenden Tabelle erklärt:

    Feld/Register Hinweise
    Allgemein
    Stornoentscheidung bis: Tragen Sie hier ein Datum ein, bis zu welchem Sie ggf. eine Entscheidung darüber treffen müssen, ob eine Veranstaltung durchgeführt oder abgesagt wird. Das Datum ist die Basis für die Kachel "Stornoentscheidung prüfen" im Rollencenter.
    Status Das Feld kann nur über Funktionsaufrufe im Menü geändert werden. Es gibt die folgenden Status:
    • Planung
    • Anmeldung
    • Abgesagt
    • Abgeschlossen
    Online anzeigen Wenn in der "Veranstaltungsmanagement Einrichtung" Datumsformeln für die Online-Anzeige bzw. -Anmeldung hinterlegt sind und es ist bereits ein Startdatum eingetragen, dann werden die folgenden Datumsfelder berechnet, können aber manuell geändert werden:
    • Web-Veröffentlichung ab
    • Web-Veröffentlichung bis
    • Online-Anmeldung möglich ab
    • Online-Anmeldung möglich bis
    Diese Daten werden über einen Webservice an die Webseite übermittelt, sodass diese darüber die Anzeige der Veranstaltung sowie die Anmeldemöglichkeit steuern kann
    Art der Bescheinigung Möchten Sie eine Teilnahmebescheinigung drucken, klicken Sie im Menüband auf "Berichte" und "Bescheinigung drucken". Wie eine Bescheinigung aussieht, hängt ab von der "Bescheinigungsart", die Sie definiert haben. Legen Sie den Report und das individuelle Word-Layout fest, welches verwendet werden soll.
    Dauer (Tage) Bleibt das Feld leer, können Sie das "Enddatum" manuell befüllen. Es werden keine "Veranstaltungstermine" angelegt (diese finden Sie in der nebenstehenden Informationsbox) und es wird keine Dauer berechnet. Bei der Erstellung von Lehrgängen/Studiengängen/Semestern empfiehlt es sich keine "Dauer" anzugeben.
    Fakturierung
    Buchungsdatum Das Datum kann abhängig von der "Veranstaltungsmanagement Einrichtung" mit dem Startdatum der Veranstaltung vorbelegt werden. Es wird bei der Rechnungsstellung als Buchungsdatum verwendet. Wenn das Feld leer ist, wird das Tagesdatum bei der Abrechnung als Buchungsdatum verwendet.
    Abrechnungsdatum Das Datum wird abhängig von der in der "Veranstaltungsmanagement Einrichtung" eingetragene Datumsformel "Rechnung vor/nach Kursbeginn" in Verbindung mit dem Startdatum berechnet. Das Feld steuert die Anzeige der Kachel "Abzurechnende Veranstaltungen".
    Erwartete Teilnehmerzahl Das Feld wird für die Vorkalkulation benötigt.
    Geplante Dozenten Das Feld wird für die Vorkalkulation benötigt.
    Vorkalkulation abgeschlossen Das Feld kann nicht manuell gesetzt werden. Es wird durch das Aufrufen der Funktion zum Abschließen der Vorkalkulation gesetzt.
    Grund der Absage Wenn eine Veranstaltung abgesagt werden muss, kann hier der Grund für die Absage ausgewählt werden.
    Information
    Web-Shop URL Hier kann die URL eingetragen werden, unter welcher die Veranstaltung im Webshop aufgerufen werden kann.
    Veranstaltungsort
    Online Meeting URL Hier können Sie bei Online- oder Hybrid-Veranstaltungen die URL eintragen, unter der sich die Teilnehmer zur Veranstaltung online einloggen können. Das Feld steht als Seriendruckfeld zur Verfügung, sodass Sie den Teilnehmern über die Segmentierung eine E-Mail mit der URL zusenden können.
    Raumreservierung Status Hier können Sie den Status einer Raumreservierung festlegen. Wenn Sie das unitop Raum- und Ressourcenmanagement verwenden und über die Veranstaltung eine Reservierung anlegen, wird das Feld automatisch mit dem Status der Reservierung synchronisiert. Wenn eine Veranstaltung an einem externen Tagungsort stattfindet, können Sie den Status manuell pflegen. Mit Hilfe der "Flexiblen Stapel" können Sie sich mit diesem Feld eine eigene Kachel im Rollencenter erstellen, um Veranstaltungen im Blick zu haben, bei denen die Raumreservierung noch offen ist.
    Inhouse
    Inhouse-Veranstaltung Wenn das Kennzeichen gesetzt ist, erfolgt die Abrechnung nicht teilnehmerbasiert. Eine Inhouse-Veranstaltung ist eine Veranstaltung, die Sie speziell für einen Kunden durchführen. Sie können pauschale Inhouse-Leistungen anlegen, dazu Angebote und Auftragsbestätigungen erstellen und diese abrechnen. Dazu Sie Inhouse-Leistungen anlegen können, müssen Inhouse-Debitor und Preisgruppe eingetragen werden.
    Verk. an Deb.-Nr. Tragen Sie in die beiden Debitorenfelder die Debitoren ein, über welche die Angebotserstellung, die Auftragsbestätigung und die Abrechnung erfolgen soll.
    Rech. an Deb.-Nr.
    Inhouse-Preisgruppencode Wählen Sie die Preisgruppe des Debitors aus.
    Externe Belegnr. Hier können Sie eine Belegnr. eintragen, welche Sie von ihrem Kunden erhalten haben, um diese auf der Rechnung mit auszugeben, damit der Kunde die spätere Inhouse-Rechnung in seinem System dem passenden Bestellvorgang zuordnen kann.
    Kontaktperson Nr. Wählen Sie eine Kontaktperson des Kunden aus, mit welcher Sie die Inhouse-Veranstaltung planen. Über die Aktivitätenerstellung können Sie dieser Person z.B. E-Mails schicken.
    Kontaktperson Name Das Feld wird aus den Stammdaten der Kontaktperson vorbelegt.
    Kontaktperson E-Mail Das Feld wird aus den Stammdaten der Kontaktperson vorbelegt, kann aber bei Bedarf manuell geändert werden.
    Register Veranstaltungszuordnung Das Register wird nur benötigt, wenn es sich um eine Veranstaltung handelt, die mit anderen Veranstaltungen verknüpft ist, z.B. bei Lehrgängen. Die Felder werden aus der Zuordnung der Veranstaltungsvorlagen vorbelegt.
    Ebene Code Hier können Sie die Ebene der Veranstaltung auswählen. Eine Änderung führt dazu, dass Sie die aktuelle Veranstaltung aus dem bestehenden Konstrukt mehrerer Veranstaltungen herauslösen.
    Ebene Das Feld kann manuell nicht geändert werden. Es zeigt die Langbeschreibung der Ebene an.
    Gehört zu Veranstaltung Nr. Hier wird die Nr. der direkt übergeordneten Veranstaltung angezeigt. Wenn Sie hier eine andere Veranstaltungsnr. auswählen, hängen Sie die aktuelle Veranstaltung an eine andere Veranstaltung dran.
    Übergeordnete Ebene Code Das Feld kann manuell nicht geändert werden. Es zeigt die Ebene der übergeordneten Veranstaltung an.
    Separate Abrechnung Mit diesem Feld legen Sie fest, ob es in der aktuellen (untergeordneten) Veranstaltung Leistungen gibt, die separat (zusätzlich zu den Leistungen übergeordneter Veranstaltungen) abgerechnet werden müssen, z.B. Prüfungsgebühren zusätzlich zu einer Lehrgangsgebühr.
    Anmeldung obligatorisch Hierüber legen Sie fest, ob es sich um eine Pflichtveranstaltung oder eine vom Teilnehmer optional wählbare Veranstaltung handelt.
    Separate Anmeldung möglich Hierüber legen Sie fest, ob eine Anmeldung nur zu dieser untergeordneten Veranstaltung möglich ist, ohne sich zur übergeordneten Veranstaltung anzumelden. Das kann z.B. bei Prüfungen innerhalb eines Lehrgangs notwendig sein, wenn es Wiederholer gibt, die nur die Prüfung nochmal absolvieren müssen.
    Veranstaltungsnr. Ebene 1-3 Die Felder können manuell nicht geändert werden. Sie zeigen die Nummern der Veranstaltungen der entsprechenden Ebenen an.
    Register Qualifikation Hier können Sie festlegen, welche Qualifikation die Teilnehmer durch die Veranstaltung erwerben können. Qualifikationen können so eingerichtet werden, dass sie nach einer festgelegten Zeit ablaufen, sodass eine Auffrischung notwendig ist.
×
Vergrößertes Bild