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DMS Einrichtungen verwalten
Nach Aktivierung des Features gelangen Sie über die Suche und "unitop DMS-Einrichtungen" zu einer Liste. Von hier aus können Sie mehrere parallele Einrichtungen anlegen und verwalten, z. B. pro Archivierungsart eine eigene Einrichtung.
Eine einzige DMS-Einrichtung ist immer als unitop DMS (Standard-)Einrichtung gekennzeichnet. In der Regel ist dies die zuerst angelegte oder bei Aktivierung des Features konvertierte Einrichtung.
Besonderheiten der Standard-Einrichtung:
- Nur eine Einrichtung kann als Standard markiert sein.
- Enthält alle allgemeinen Einrichtungen (Register "Allgemein" und "Nummerierung").
- Dient als Vorbelegung, wenn keine "DMS Mandanten Einrichtung" existiert.
- Der Haken "Standard Einrichtung" kann auf eine andere Einrichtung verschoben werden.
Weitere DMS-Einrichtungen:
- Zeigen nur die für die gewählte Archivierungsart relevanten Felder.
- Die Register "Allgemein" und "Nummerierung" sind ausgeblendet.
Das Vorlagen-Konzept
Im Unterschied zur Standard-Einrichtung, bei der SharePoint-Webseiten direkt angelegt und auf SharePoint erstellt werden, arbeitet die Mehrfach-Einrichtung mit einem zweistufigen Vorlagen-Konzept beim Anlegen von SharePoint-Webseiten:
Allgemeine Einrichtungen (Vorlagen): Definition, welche Webseiten, Spalten und Bibliotheken grundsätzlich existieren. Ausführliche Informationen zur allgemeinen Einrichtung finden Sie unter DMS Grundeinrichtung.
Konfigurationen je DMS-Einrichtung: Zuordnung und Aktivierung für konkrete DMS-Einrichtungen.
Dieses Konzept ermöglicht die zentrale Verwaltung bei gleichzeitiger Flexibilität für verschiedene Szenarien.
Auswahlregeln aus Anwendersicht
Im Alltag ist entscheidend, dass für einen Vorgang die passende Einrichtung verwendet wird. Orientieren Sie sich an diesen Regeln:
Eindeutige Zuordnung prüfen: Gibt es eine eindeutige Zuordnung über Mandant oder Bereich, verwenden Sie diese Einrichtung.
Standard-Einrichtung als Fallback: Ist keine eindeutige Zuordnung hinterlegt, greift die Standard-Einrichtung.
Einrichtungscode vorab klären: Bei neuen Belegarten prüfen Sie vorab, welcher Einrichtungscode in Ihrem Szenario gelten soll.
Was tun bei unklarer oder falscher Zuordnung?
Wenn Dokumente in der falschen Ablage landen oder unerwartet die Standard-Einrichtung verwendet wird, prüfen Sie die folgenden Punkte systematisch.
| Beobachtung | Empfohlene Prüfung |
|---|---|
| Dokument landet in der falschen Ablage. | Zuordnung für Mandant/Bereich und Einrichtungscode prüfen. |
| Vorgang nutzt unerwartet die Standard-Einrichtung. | Fehlende oder unvollständige Zuordnungsregeln ergänzen. |
| Neue Belegart arbeitet nicht wie bestehende. | Prüfen, ob die Belegart der richtigen Einrichtung zugewiesen ist. |
Empfehlung
Führen Sie für jede neue Einrichtung einen kurzen Abnahmetest mit typischen Belegarten durch, damit Zuordnungsfehler frühzeitig erkannt werden.
Wann sind mehrere DMS-Einrichtungen sinnvoll?
Mehrere Einrichtungen sind vor allem dann empfehlenswert, wenn sich Prozesse oder Zugriffsbedarfe klar unterscheiden:
- Unterschiedliche Fachbereiche benötigen getrennte Ablagestrukturen.
- Test- und Produktivprozesse sollen sauber getrennt bleiben.
- Mandanten arbeiten mit eigenen Vorgaben oder eigenen Berechtigungsmodellen.
- Einzelne Dokumente müssen extern bereitgestellt werden, andere nur intern.
Praxishinweise für einen stabilen Betrieb
Damit die Mehrfach-Einrichtung im Tagesbetrieb zuverlässig funktioniert, sollten Sie folgende Grundregeln von Anfang an einhalten.
Eindeutig benennen: Benennen Sie Einrichtungen eindeutig nach Zweck (z. B. Bereich, Umgebung, Mandant).
Verwendungsregel definieren: Legen Sie fest, wann die Standard-Einrichtung verwendet werden darf.
Verantwortliche dokumentieren: Dokumentieren Sie pro Einrichtung die verantwortlichen Ansprechpartner.
Vor Freigabe testen: Testen Sie neue Einrichtungen immer mit echten Beispielvorgängen vor der Freigabe.