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DMS Einrichtungen verwalten
Nach Aktivierung des Features gelangen Sie über die Suche und "unitop DMS-Einrichtungen" zu einer Liste. Von hier aus können Sie mehrere parallele Einrichtungen anlegen und verwalten, z. B. pro Archivierungsart eine eigene Einrichtung.
Eine einzige DMS-Einrichtung ist immer als unitop DMS (Standard-)Einrichtung gekennzeichnet. In der Regel ist dies die zuerst angelegte oder bei Aktivierung des Features konvertierte Einrichtung.
Besonderheiten der Standard-Einrichtung:
- Nur eine Einrichtung kann als Standard markiert sein.
- Enthält alle allgemeinen Einrichtungen (Register "Allgemein" und "Nummerierung").
- Dient als Vorbelegung, wenn keine "DMS Mandanten Einrichtung" existiert.
- Der Haken "Standard Einrichtung" kann auf eine andere Einrichtung verschoben werden.
Weitere DMS-Einrichtungen:
- Zeigen nur die für die gewählte Archivierungsart relevanten Felder.
- Die Register "Allgemein" und "Nummerierung" sind ausgeblendet.
Das Vorlagen-Konzept
Im Unterschied zur Standard-Einrichtung, bei der SharePoint-Webseiten direkt angelegt und auf SharePoint erstellt werden, arbeitet die Mehrfach-Einrichtung mit einem zweistufigen Vorlagen-Konzept beim Anlegen von SharePoint-Webseiten:
- Allgemeine Einrichtungen (Vorlagen): Definition, welche Webseiten, Spalten und Bibliotheken grundsätzlich existieren. Ausführliche Informationen zur allgemeinen Einrichtung lesen Sie hier.
- Konfigurationen je DMS-Einrichtung: Zuordnung und Aktivierung für konkrete DMS-Einrichtungen.
Dieses Konzept ermöglicht die zentrale Verwaltung bei gleichzeitiger Flexibilität für verschiedene Szenarien.