Mit diesem Formular können Sie fehlende, unklare oder fehlerhafte Inhalte in der Dokumentation melden und Verbesserungsvorschläge machen. Ihr Feedback hilft uns, die Qualität und Vollständigkeit kontinuierlich zu verbessern.
Check-in, Check-out und Reinigungsstatus der Zimmer
Das Raum- und Ressourcenmanagement unterstützt Sie dabei, den Hotelbetrieb im Akademiehotel effizient zu steuern. Mit den integrierten Check-in- und Check-out-Funktionen behalten Sie stets den Überblick über Anreisen, Abreisen und den Reinigungsstatus Ihrer Zimmer – direkt aus Business Central heraus.
Das Rollencenter "Raum-/Ressourcenmanager" stellt einen eigenen Hotel-Bereich mit vier Kacheln bereit, über die Sie tagesaktuelle Anreisen, Abreisen sowie den Reinigungsstatus der Zimmer im Blick behalten. Dieser Bereich ist nur sichtbar, wenn in der Raumreservierungseinrichtung Check-in- und Check-out-Uhrzeiten hinterlegt sind.
Hinweis
Voraussetzung: Die Check-in- und Check-out-Uhrzeiten müssen in der "Raumreservierungseinrichtung" hinterlegt sein. Ohne diese Konfiguration steht der gesamte Hotel-Bereich im Rollencenter nicht zur Verfügung. Mehr dazu finden Sie unter Grundeinrichtung.
Hotel-Bereich im Rollencenter
Der Hotel-Bereich im Rollencenter bündelt den tagesaktuellen Reinigungs- und Check-in-/Check-out-Status an einer zentralen Stelle: Sie sehen auf einen Blick, welche Zimmer Aufmerksamkeit benötigen und welche Gäste heute an- oder abreisen – ohne separate Listen durchsuchen zu müssen. Sobald eine Aufgabe erledigt ist, verschwindet der zugehörige Eintrag aus der dahinterliegenden Liste.
| Kachel | Bedeutung |
|---|---|
| Tägliche Reinigung | Zimmer, die noch die tägliche Reinigung benötigen. |
| Grundreinigung | Zimmer, die nach einem Gästewechsel (Check-out) grundzureinigen sind. |
| Check-in heute | Gäste, die heute einchecken (Check-in). |
| Check-out heute | Gäste, die heute auschecken (Check-out). |
Reinigungsstatus der Zimmer verwalten
Die Kacheln "Tägliche Reinigung" und "Grundreinigung" öffnen dieselbe Liste "Hotelzimmerreinigung", die grundsätzlich alle Hotelzimmer mit ihrem jeweiligen Reinigungsstatus anzeigt. Beim Öffnen über die jeweilige Kachel ist die Liste bereits passend vorgefiltert: auf "Tägl. Reinigung notw." bzw. auf "Grundreinigung notw.".
Tägliche Reinigung
Die Kachel "Tägliche Reinigung" aus dem Rollencenter zeigt alle Zimmer, bei denen die tägliche Reinigung noch aussteht. Klicken Sie auf die Kachel, um die Liste "Hotelzimmerreinigung" zu öffnen. Wenn ein Zimmer gereinigt wurde, markieren Sie es direkt in der Liste mit dem gleichnamigen Menüpunkt als sauber. Das Zimmer wird aus der Liste entfernt. Mehr zum Reinigungsstatus und der zeitgesteuerten Verarbeitung erfahren Sie unter Akademiehotel einrichten.
Grundreinigung nach dem Check-out
Die Kachel "Grundreinigung" zeigt alle Zimmer, bei denen nach einem Gästewechsel eine Grundreinigung erforderlich ist. Ein Zimmer wechselt automatisch in diesen Status, sobald ein Gast ausgecheckt hat, damit es für den nächsten Gast vorbereitet werden kann. Markieren Sie ein Zimmer nach der Reinigung als sauber, um es aus der Liste zu entfernen.
Hinweis
Der Reinigungsstatus eines Zimmers hat keinen Einfluss auf den Check-in: Ein Gast kann auch in ein noch nicht als sauber markiertes Zimmer eingecheckt werden.
Check-in durchführen (Check-in heute)
Die Kachel "Check-in heute" listet alle Gäste, die für den heutigen Tag zur Anreise erwartet werden.
Informationen in der Check-in-Liste
Die Liste zeigt je Gast folgende Informationen:
- Anreisedatum – das heutige Datum
- Abreisedatum – individuell je nach Veranstaltung
- Veranstaltung – die Veranstaltung, der der Gast zugeordnet ist
- Zimmerkategorie – z. B. EZ (Einzelzimmer) oder DZ (Doppelzimmer)
- Zugeordnetes Zimmer – das vorab oder beim Check-in zugewiesene Zimmer
Check-in durchführen
Über die Check-in-Liste, die sich über die Kachel "Check-in heute" öffnen lässt, können Sie einen Gast auch direkt auschecken oder abrechnen, ohne zur Kachel "Check-out heute" wechseln zu müssen.
Check-in öffnen: Öffnen Sie über das Rollencenter die Kachel "Check-in heute".
Zimmerzuordnung prüfen: Prüfen Sie, ob dem Gast bereits ein Zimmer zugeordnet ist. Falls nicht, wechseln Sie in die Teilnehmer- oder Dozentenkarte und nehmen Sie die Zimmerzuordnung vor.
Tipp
Die Zimmerzuordnung kann bis unmittelbar zum Check-in aufgeschoben werden. So lassen sich individuelle Wünsche des Gastes (z. B. Barrierefreiheit, Stockwerk, Lage zur Straße, Gebäudeteil) beim Einchecken noch berücksichtigen.
Gast einchecken: Setzen Sie den Haken in der Spalte "Eingecheckt" für den jeweiligen Gast, oder wählen Sie stattdessen im Menüband die Aktion "Einchecken".
Hinweis
Sie können einen Gast auch auschecken oder abrechnen, ohne dass zuvor eingecheckt wurde: Beim Auschecken erscheint dazu lediglich eine Bestätigungsabfrage. Die Abrechnung ist unabhängig vom Check-in-/Check-out-Status und berücksichtigt ausschließlich die noch offenen Leistungen.
Zeitstempel prüfen: Das System vermerkt Datum und Uhrzeit des Eincheckens automatisch in den Teilnehmerdetails im Register "Hotelübernachtung".
Hinweis
Der Check-in-Haken lässt sich zurücksetzen, falls er versehentlich gesetzt wurde. Der Zeitstempel wird dabei ebenfalls entfernt, und der Gast erscheint wieder in der Anreiseliste. Ein rückwirkender Check-in für vergangene Anreisedaten ist ebenfalls möglich.
Detaildaten beim Check-in aufrufen
Aus der Check-in-Liste heraus können Sie direkt in weiterführende Datensätze wechseln:
- Teilnehmer- oder Dozentendetails – je nach Gästetyp
- Veranstaltung – die zugehörige Veranstaltungskarte
- Reservierung – die zugehörige Zimmerreservierung
Check-out durchführen (Check-out heute)
Die Kachel "Check-out heute" listet alle Gäste, die für den heutigen Tag zur Abreise vorgesehen sind. Die Ansicht zeigt zusätzlich den Zeitpunkt des Check-ins.
Check-out ohne Abrechnung
Für Dozenten, Trainer oder Gäste, bei denen keine Hotelleistungen mehr abzurechnen sind, genügt das direkte Setzen des Hakens:
Kachel öffnen: Öffnen Sie über das Rollencenter die Kachel "Check-out heute".
Gast auschecken: Setzen Sie den Haken Ausgecheckt für den jeweiligen Gast.
Abrechnung beim Check-out
Wenn beim Check-out noch offene Leistungen abzurechnen sind, verwenden Sie die Aktion Teilnehmer abrechnen:
Kachel öffnen: Öffnen Sie über das Rollencenter die Kachel "Check-out heute".
Abrechnung starten: Wählen Sie im Menüband die Aktion Teilnehmer abrechnen.
Abfrage bestätigen: Bestätigen Sie die Abfrage, ob der Teilnehmer abgerechnet werden soll.
Rechnung erstellen lassen: Das System erstellt eine Rechnung mit allen noch offenen Leistungen – z. B. Teilnahmegebühr und Übernachtung mit der entsprechenden Menge.
Rechnung buchen: Prüfen Sie die Rechnung, buchen Sie sie und geben Sie sie dem Teilnehmer mit oder nehmen Sie die Zahlung sofort entgegen.
Gast auschecken: Setzen Sie abschließend den Haken Ausgecheckt.
Hinweis
Nach dem Check-out wechselt das Zimmer automatisch in den Status "Grundreinigung notw.". Die Zahl in der Kachel "Grundreinigung" im Rollencenter erhöht sich entsprechend, da das Zimmer für den nächsten Gast vorbereitet werden muss.
Teilnehmer- und Übernachtungsleistungen getrennt abrechnen
Eine häufige Variante ist, die Seminargebühr vorab in Rechnung zu stellen und beim Check-out nur noch die Übernachtungsleistung abzurechnen.
- Die Übernachtungsleistung wird erst mit der Zimmerzuordnung im System angelegt.
- Ist die Seminargebühr bereits abgerechnet, enthält die Checkout-Rechnung ausschließlich die Übernachtungsposition.
- Das System erkennt automatisch, welche Leistungen noch offen sind.
Verlängerung der Übernachtungsdauer
Wenn ein Gast eine zusätzliche Nacht verlängern möchte, wechseln Sie aus der Check-in-/Check-out-Maske direkt in die zugehörige Reservierung:
Reservierung öffnen: Öffnen Sie in der Check-in- oder Check-out-Liste den Link zur Reservierung des Gastes.
Nacht verlängern: Verlängern Sie die Reservierungszeile um die gewünschte Nacht, sofern das Zimmer noch verfügbar ist.
Zeitraum anpassen: Passen Sie bei Bedarf den Zeitraum der Zimmerzuordnung für den Gast individuell an.