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Zusatzdokumente im Versandauftrag

Zusatzdokumente im Versandauftrag ermöglicht Ihnen, beliebige Dokumente über den Versandauftrag an ShipXpert und damit an die Zusteller zu übertragen. Die Funktionalitäten bieten Ihnen eine unkomplizierte Möglichkeit, beliebige Dokumente zu Ihren Versandaufträgen hinzuzufügen und an die Zusteller zu übermitteln. Dies ist besonders relevant für internationale Sendungen und den Zollprozess.

Bei Versendungen mit Speditions- oder KEP-Dienstleistern sind häufig Zusatzdokumente erforderlich, beispielsweise:

  • Rechnungen
  • Exportgenehmigungen
  • Ausfuhrbegleitdokumente (ABD)
  • Weitere Dokumente für zustellerseitige Dienstleistungen wie Zollanmeldungen und Ausfuhren

unitop erlaubt die manuelle Übergabe benötigter Dokumente im Versandprozess. Diese Möglichkeit ist besonders hilfreich im internationalen Zollprozess, beispielsweise bei der MRN-Pausierung von Versandaufträgen.

Hinweis

Die Automatisierung der Dokumentensammlung oder -generierung ist nicht Teil dieser Funktion und kann bei Bedarf projektindividuell implementiert werden.

Wichtige Hinweise zur Dokumentenübermittlung

  • Alle Dokumente müssen als DIN A4-PDF bereitgestellt werden. In unitop erfolgt keine automatische Überprüfung dieses Formats – Sie als Anwender müssen dies beachten.
  • Eine Überprüfung oder Kategorisierung des Dokumentinhalts findet nicht statt.
  • Die Dokumente werden auf Sendungsebene, nicht auf Packstückebene übergeben.
  • Jedes Dokument erweitert die Größe des Requests und der Response durch die zusätzlichen Anhänge. Die Übertragungszeit kann dadurch variieren und hängt von verschiedenen Faktoren ab, unter anderem der verfügbaren Internetgeschwindigkeit.

Grundeinrichtung

Für diese Funktion ist keine spezielle Einrichtung notwendig.

Dokumente zu einem Versandauftrag hinzufügen

Wenn Sie einem Versandauftrag Zusatzdokumente beifügen möchten, z. B. ausfuhrrelevante Dokumente für den Zusteller, stehen Ihnen dafür zwei spezielle Factboxen zur Verfügung:

  • "unitop DropZone" – Nur in den Status "Offen" und "Warten auf Zollausfuhrerklärung" sichtbar
  • "Ausgehende Dokumente"

Die DropZone ermöglicht Ihnen das Hinzufügen der Dokumente, solange der Versandauftragsstatus eine Bearbeitung zulässt.

So fügen Sie Dokumente hinzu:

  1. Öffnen Sie den gewünschten Versandauftrag.

  2. Navigieren Sie zur Factbox "unitop DropZone".

  3. Ziehen Sie die gewünschten Dokumente per Drag-and-drop auf die DropZone.

  4. Die hinzugefügten Dokumente erscheinen anschließend im Bereich "Ausgehende Dokumente".

Dokumente bearbeiten oder entfernen

Solange der Versandauftrag noch nicht übertragen wurde, können Sie in der Factbox "Ausgehende Dokumente" folgende Korrekturen vornehmen:

  • Löschen vorhandener Dokumente
  • Hochladen neuer Dokumente

Nach der Übertragung

  • Nach der Übertragung des Versandauftrags wird die DropZone ausgeblendet.
  • Die DropZone wird erst wieder sichtbar, wenn Sie den Status mit "Status zurücksetzen und stornieren" ändern.
  • Im "Webdienst Anfragen Protokoll" können Sie die erfolgreiche Übertragung der Dokumente prüfen.
Hinweis

Im Protokoll werden die Dokumente als Base64-codierte Strings angezeigt. Diese Darstellung ist normal und bestätigt die Übertragung der PDF-Dokumente. Mit einem „Base64 zu PDF"-Konvertierungstool können Sie bei Bedarf die Inhalte überprüfen.

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