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Übergreifende Einstellungen
Aufgabewarteschlange
Je nach Belegart sind verschieden Aufgabewarteschlangen zu hinterlegen, welche die Schritte der Archivierung automatisiert durchführen. Bei DropZones ist nur eine Warteschlange für den Upload notwendig, da die Dokumente selbst bereits (durch den Import) existieren.
Bei ausgehenden Dokumenten (Belege und Aktivitätenprotokollposten) gibt es grundsätzlich drei Schritte, die bei der Verarbeitung durchlaufen werden:
- Sammeln (Identifikation, ob es neue, noch nicht archivierte Dokumente gibt)
- Erstellen (Ausführen des Drucks, Erzeugen des PDFs)
- Upload (Hochladen auf den SharePoint)
Für jeden dieser Schritte kann eine Aufgabewarteschlange hinterlegt werden, die wiederum zeitlich terminiert werden kann. Die Intervalle und Anzahl der Dokumente können über die Infobox eingesehen werden.
Hinweis
Die einzelnen Schritte können ausgehend von den Belegarten bei Bedarf (z. B. im Fehlerfall) auch manuell aufgerufen werden.
Metadaten
Die Metadaten (= DMS-Spalten) befinden sich am Ende der Karte. Diese Zeilen enthalten die DMS-Spalten eines Dokuments. Sofern ein Dokument bspw. per Drop überführt wird, werden die Metadaten automatisch gefüllt und werden auch in SharePoint zu finden sein. Manuell können Sie weitere Zeilen hinzufügen und inhaltlich ergänzen.
Verschlagwortung
Die betreffenden Schalter, um die Verschlagwortung einzustellen finden Sie in der Belegarten Karte im Register "Allgemein". Wenn Sie nun die DropZone nutzen, können Sie für die gedroppten Dokumente individuelle Texte (z. B. Dateinamen) für die Verschlagwortung eingeben, inkl. Posteingangsdatum.
Die Verschlagwortung finden Sie in der "DMS Beleg Karte", in der Liste "DMS Archivierte Dokumente" (in der FactBox "Verschlagwortung" unter unitop Webview). Teile der Verschlagwortung finden Sie ebenso in den Spalten des DMS-Dokuments (DMS Archivierte Dokumente); z. B. Infotext 1 und 2 usw., wenn die Spalten als Indexspalte in den Verschlagwortungszeilen hinterlegt sind.
Die Felder werden über die Zuweisung der Indexfelder (in den Metainformationen, Spalte "DMS Dokument Index Feld Nr.") dem Feld im DMS-Dokument zugewiesen. So können bestimmte Informationen in den Kopf des Dokumentes geschrieben werden. Auf diese Weise kann man die Schlagworttabelle entlasten und einige Felder direkt im DMS-Dokument speichern. Diese Felder sind leichter filter- und durchsuchbarer als die vereinzelten Einträge für jedes Verschlagwortungsfeld.
| Feld/Schalter | Beschreibung |
|---|---|
| Kopiere Verschlagwortung ins Archiv | Der Schalter "Kopiere Verschlagwortung ins Archiv" kopiert die Verschlagwortung von der Arbeitstabelle in die BC-Archivtabelle. Die Verschlagwortung auf SharePoint wird immer erstellt und wird nicht durch dieses Kennzeichen beeinflusst. Um Performance einzusparen, deaktivieren Sie den Schalter. Durch die eingerichteten Indexfelder in der DMS-Belegart werden die entsprechenden Felder immer als Schlagwort im DMS-Dokument direkt gespeichert. D.h. die Informationen stehen sowohl in der SharePoint Bibliothek, als auch im DMS-Dokument zur Verfügung. Spalten, die nicht Indexfeld sind, stehen nach der Archivierung in BC nicht mehr für eine Suche oder Filterung zur Verfügung. |
| Verschlagwortung aktualisieren | Hier geben Sie an, dass die Schlagwörter erneut aktualisiert werden, wenn ein späterer DMS-Prozess ein Dokument registriert. Damit haben Sie einen zeitlichen Einfluss darauf, wann die Informationen vollständig sind. Achtung: Wenn das Dokument (z. B. Auftrag) zum Zeitpunkt des Hochladens nicht mehr existiert, wird nicht aktualisiert. Sie geben hier an, wann die Meta-Daten (Inhalt der DMS-Spalten) gezogen werden. • Erstellung/Einsammeln des Dokumentes • Hochladen des Dokumentes • Erstellung und Hochladen des Dokumentes Beispiel: Es gibt Prozesse, die erst nachträglich bspw. eine verschlagwortete Tracking-ID in einen gebuchten Lieferschein schreiben. Wenn eine Aufgabenwarteschlange lediglich einmal nachts läuft, kann es vorkommen, dass die Tracking-ID erneut aktualisiert werden muss, obwohl ein Dokument bereits archiviert wurde. |
DMS Dokumentenart(en) kopieren
Ausgehend von der Liste "DMS-Belegarten" können Sie bestehende DMS-Dokumentenarten kopieren. Rufen Sie in der Liste den gleichnamigen Punkt unter "Aktionen" auf. Mithilfe der Schalter können Sie entscheiden, welche Informationen zusätzlich in die neu erstellte Dokumentenart kopiert werden sollen. Außerdem können Sie festlegen, für welchen Mandanten die Kopie erstellt werden soll.