Mit diesem Formular können Sie fehlende, unklare oder fehlerhafte Inhalte in der Dokumentation melden und Verbesserungsvorschläge machen. Ihr Feedback hilft uns, die Qualität und Vollständigkeit kontinuierlich zu verbessern.
DMS Mehrfach-Einrichtungen
Diese Seite beschreibt die Einrichtungen und Verwendung mehrerer paralleler DMS-Konfigurationen in Business Central. Im Unterschied zur DMS Grundeinrichtung, bei der eine zentrale DMS-Einrichtung für die gesamte Datenbank gilt, ermöglicht die Mehrfach-Einrichtung die Verwaltung separater Konfigurationen. Dies ist besonders relevant, wenn Sie verschiedene Archivierungsarten, mandantenspezifische Einstellungen oder getrennte Test- und Produktivumgebungen nutzen möchten.
Mehr Möglichkeiten:
- Beliebig viele DMS-Einrichtungen parallel nutzbar
- Verschiedene Archivierungsarten gleichzeitig möglich (SharePoint, Dateihandling, Webdienst)
- Mandantenspezifische Einrichtungen mit unterschiedlichen Site Collections
- Getrennte Konfigurationen für Test- und Produktivumgebungen
- Abteilungsspezifische oder rechtebasierte Trennung möglich
Anwendungsszenarien
Die DMS Mehrfach-Einrichtungen eignen sich besonders für folgende Situationen:
- Verschiedene Mandanten: Jeder Mandant nutzt eine eigene Site Collection mit individuellen Zugriffsrechten
- Test- und Produktivumgebungen: Separate Site Collections für unterschiedliche Systemumgebungen
- Abteilungstrennung: Verschiedene Site Collections für unterschiedliche Abteilungen oder Bereiche
- Externe Erreichbarkeit: Getrennte SharePoint-Instanzen für intern und extern erreichbare Dokumente
- Verschiedene Archivierungsarten: Kombination von SharePoint, Azure Files und anderen DMS-Systemen über Webdienste
Feature Flags: Wichtige Hinweise vor der Aktivierung
Dieses Feature muss zunächst in den "unitop Feature Flags" aktiviert werden.
Für bestehende Installationen:
- Aktivieren Sie das Feature zunächst in einer Sandbox oder Testumgebung.
- Überprüfen Sie alle individuellen Anpassungen im Code auf obsolete Markierungen.
- Eine Rückkonvertierung zur alten Logik ist nicht möglich.
- Planen Sie die Aktivierung außerhalb der Geschäftszeiten, da sich alle Anwender neu anmelden müssen.
Feature aktivieren
Öffnen Sie über die Suche "unitop Feature Flags".
Wählen Sie die Zeile "GOBMULTIPLEDMSSETUPS".
Ändern Sie den Status von "Deaktiviert" auf "Aktiviert".
Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.
Nach der Aktivierung:
- Bestehende Einrichtungen werden automatisch konvertiert.
- Alle Anwender müssen sich neu anmelden, damit die neue Logik aktiv wird.
- Die konvertierte Einrichtung wird als "Standard-Einrichtung" markiert.
- Die bisherige Einrichtungskarte bleibt über "unitop DMS-Standardeinrichtung" aufrufbar.
Hinweis
Eine nachträgliche Deaktivierung und Rück-Konvertierung ist nicht möglich. Die Konvertierung ist ein einmaliger, irreversibler Vorgang.
Überblick: Änderungen durch die aktive Mehrfach-Einrichtung
Nach Aktivierung des Features ändern sich folgende Bereiche:
- Der Einstieg über "DMS Einrichtungen" öffnet eine Liste statt einer Karte (= unitop DMS Standard-Einrichtung).
- Von hier aus können Sie mehrere Einrichtungen anlegen und bearbeiten.
- Einrichtungen, die bei einfacher DMS-Einrichtung einmal konfiguriert und aktiviert bzw. zu SharePoint synchronisiert wurden, dienen bei der Mehrfach-Einrichtung als Vorlagen und werden je DMS-Einrichtung zusätzlich konfiguriert.
Nächste Schritte
Nach der Aktivierung des Features können Sie mit der Konfiguration für die Mehrfach-Einrichtungen beginnen:
- DMS Einrichtungen – Mehrere parallele Einrichtungen anlegen
- DMS Webseiten – Webseiten konfigurieren
- DMS Spalten – Metadaten-Felder konfigurieren
- Mandanten-Vorlagen – Automatische Zuordnung einrichten
- DMS Belegarten – Dokumentarten konfigurieren
- SharePoint Bibliotheken – Bibliotheken verwalten
Hinweis
Wurden bestehende Einrichtungen der regulären DMS-Einrichtung in die Mehrfach-Einrichtung konvertiert, ist DMS grundsätzlich wie bisher nutzbar ohne weitere Einrichtungen vorzunehmen, solange Sie nur eine DMS Einrichtung nutzen wollen.