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Dateiimport

Über unitop DMS können Sie Dateien ganz einfach importieren, um bei der täglichen Arbeit Ihre Dokumente einzuscannen. Richten Sie zunächst die DMS-Dateiimporte ein.

Ausgangspunkt: Die Liste der DMS-Dateiimporte rufen Sie über die "DMS-Einrichtung" auf, indem Sie im Menüband auf "Zugehörig" und "DMS-Dateiimport" klicken. Hier können Sie beliebig viele Einrichtungen anlegen. Optional rufen Sie die "DMS-Dateiimport Einrichtung" über die Suche auf.

In dieser Dokumentation werden zwei mögliche Szenarien der Einrichtung, anhand von Beispielen, vorgestellt:

  • Individueller Import, um z. B. allgemeine (Alt-)Dateien zu überführen.
  • Barcodeimport, um einen Barcode zu erstellen bzw. zu scannen und an einen Datensatz zu hängen.
Hinweis

Beide Einrichtungen unterscheiden sich lediglich durch die De-/Aktivierung des Schalters im Register "Art der Indexierung". Notwendige Einrichtungsmöglichkeiten werden entsprechend ergänzt oder ausgeblendet.

Individuellen Import und Barcodeimport einrichten

Sie möchten Daten importieren, die nicht über den Scanvorgang importiert werden, z. B. ein Altdaten-Import.

Bei diesem Verfahren steht im Dateinamen die Index-Information, z. B.:

  • KT1234.PDF
  • XXXKT1234.PDF
  • 1234_KT1234#VVV.PDF.

Diese Dokumente sollen zu dem Kontakt KT1234 archiviert werden. Nehmen Sie dazu folgende Einrichtung vor: Rufen Sie die "DMS Dateiimport Einrichtungen" auf und klicken im Menü auf "Neu".

Hinweis

Einrichtungsoptionen für den Scanprozess bzw. Barcodeimport sind besonders hervorgehoben.

Importaktionen und -warteschlangen

In den DMS Dateiimporten haben Sie die Möglichkeit, mit verschiedenen Aktionen die Einrichtung zu überprüfen, Importvorgänge anzustoßen oder auch eine manuelle Löschung der Sicherung vorzunehmen. Hier können Sie ebenfalls Aufgabenwarteschlangenposten erstellen, um periodische Ausführungen automatisch anzustoßen.

Sobald die Aufgabenwarteschlange durchlaufen ist oder Sie den Import über das Menüband manuell angestoßen haben, werden die entsprechenden Ordner innerhalb Ihres festgelegten Stammverzeichnis erstellt (Importordner, Arbeitsordner, Sicherungsordner, Scan (ausschließlich für Barcodeimport über Scannen)).

Allgemein

Vergeben Sie im Reiter "Allgemein" eine Einrichtungs-ID, z. B. "Altdaten Import" oder "Barcode". Aktivieren Sie den nebenstehenden Schalter, sodass die Einrichtung aktiv geschaltet wird.

Dateiverfahren

Im Anschluss stellen Sie den Kontakt zu dem File-System her. Im Reiter "Dateiverfahren" vergeben Sie einen "Datei-Handling-Code", mit dem Sie die Konfiguration für das Dateiverfahren angeben. Durch Klicken auf die "weiteren Optionen" können Sie Ihre Datei-Handling-Konten einsehen oder ein neues hinzufügen.

  1. Konto anlegen: Fügen Sie ein neues Konto hinzu, indem Sie auf "Neu" klicken.

  2. Code eingeben: Geben Sie einen Code ein, z. B. "DMS". Klicken Sie auf die nebenstehenden drei Punkte, "Bearbeiten", um weitere Einrichtungsmöglichkeiten vorzunehmen.

  3. Allgemein konfigurieren: Geben Sie unter "Allgemein" die Datei-Handling-Art (derzeit werden nur Azure-Files unterstützt) sowie die API-Version an.

  4. Authentifizierung einrichten: Im Register "Authentifizierung" hinterlegen Sie folgende Informationen:

    Feld/Schalter Beschreibung
    URI Gibt den URI an, der für die Anfragen verwendet wird. Geben Sie hier eine http-Adresse, bzw. den Azure-Files-Zugang an.
    Kontoname Gibt den URI an, der für die Anfragen verwendet wird. Üblicherweise ist hier das Konto voreingestellt, mit dem die Einrichtung vorgenommen wird.
    Schlüssel Gibt das Passwort an. Üblicherweise ist das hier angegebene Passwort, entsprechend dem angemeldeten Nutzer, automatisch gefüllt.
    Freigabename Wählen Sie aus den Verzeichnisnamen einen Freigabenamen aus.
    DMS maximale Dateigröße für WebView-Rendering (MB) Gibt die maximale Dateigröße an, mit der Dateien in der WebView gerendert werden. Der Wert ist in MB anzugeben.
    WebView dennoch rendern Gibt an, ob die WebView dennoch gerendert werden soll, auch wenn die Dateigröße die Einrichtung überschreitet oder ob immer gefragt werden soll.

  5. Speichern und bestätigen: Nachdem Sie alle Daten eingegeben und gespeichert haben, klicken Sie auf "zurück" und bestätigen Ihr neu angelegtes Konto.

  6. Einrichtung fortsetzen: Danach gelangen Sie zurück in die "DMS Dateiimport Einrichtung" und fahren mit der Einrichtung der übrigen Reiter fort.

Dateiimport

Zurück in der Einrichtung navigieren Sie zum Register "Dateiimport". Hier hinterlegen Sie u. a. die Pfade und Ordner zu Ihren Importdateien. Nehmen Sie folgende Einstellungen vor:

  1. Importpfade angeben: Geben Sie im Feld "Stammverzeichnis Importordner" den Pfad an, in dem Ihre Importdateien liegen. Beachten Sie, dass in Azure-Files lediglich die Verwendung Slash erlaubt sind (kein Backslash). Im Anschluss daran geben Sie einen

    • Importordner (hier liegen die Importdateien ab),
    • Arbeitsordner (dient zur Zwischenspeicherung)
    • sowie einen Sicherungsordner an (Ablageordner, in dem die Importdateien nach dem Import gespeichert werden).
    • Scan (ausschließlich für Barcodeimport über Scannen)

  2. Manuelle Ausführung starten: Führen Sie die Aktion "Manuelle Ausführung" durch. Diese Aktion ist gleichzusetzen mit dem Aufgabenwarteschlangeposten.

  3. Sicherungsdauer festlegen: Im Feld "Anzahl Tage für Sicherung" geben Sie an, wie viele Tage die Dateien im Sicherungsordner gespeichert bleiben.

    Hinweis

    Wenn Sie eine 0 eintragen, bleiben die Dateien erhalten und werden nicht gelöscht.

  4. Index-Filter definieren: Das Feld "Filter Index-Dateierweiterung" gibt die Dateiendungen an, auf die die Index-Datei gefiltert werden soll.

    Hinweis

    Dieser Eintrag ist nur notwendig, wenn Sie mit einer Indexdatei arbeiten (z. B. @.jpl, notwendig für den Import über Scannen und der Ausgabe des Barcodes). Für einen allgemeinen Dateiimport lassen Sie das Feld leer.

  5. Import-Filter festlegen: Um die Import-Dateien zu filtern, geben Sie im Feld "Filter Import-Dateierweiterung" die Dateiendungen an, auf welche die Import-Datei gefiltert werden soll (z. B. @.pdf). Sie können mehrere Dateiendungen hinzufügen, indem Sie die Dateitypen aufzählen und durch Eingabe von "|" voneinander trennen.
    Beispiel: @pdf|@.docx|@.tif Somit werden ausschließlich die drei genannten Dateiformate importiert.

Art der Indexierung

In diesem Register haben Sie die Möglichkeit anzugeben, ob sich der Suchtext (z. B. Barcode, Datensatznummer) im Dateinamen befindet. Aktivieren Sie den Schalter, wenn Sie einen "Import über den Dateinamen" vornehmen möchten. Deaktivieren Sie den Schalter, wenn Sie einen "Barcodeimport" vornehmen möchten.

Import über den Dateinamen

Dieses Register erscheint, wenn Sie den Schalter im vorherigen Register "Identifizierungswert im Dateinamen" aktivieren und ist für den allgemeinen Datei-Import einzurichten. Sollten Sie "Import über Scannen" nutzen wollen, fahren Sie hier fort.

Bestimmen Sie mit welcher Tabelle die zu archivierenden Daten verknüpft sind.

  1. Tabelle zuordnen: Geben Sie die Tabellennummer sowie den entsprechenden Tabellennamen an. Für die Altdateien nutzen Sie z. B. die Tabelle 5065, namens Aktivitätenprotokollposten.

  2. Suchfelder konfigurieren: In den Suchfeldern wird der interpretierte Dateiname eingespeichert. Öffnen Sie die Details, um zur Liste "DMS Dateiimport Feld" zu gelangen.

    Hier können Sie importierte Dateinamen, bzw. die darin enthaltenen Informationen, unterschiedlichen Feldnamen zuordnen.

    Beispiel: Ihre Dateinamen könnten mit einer Auftragsnummer beginnen und im Anschluss mit einer Debitorennummer fortfahren. Durch die spezifischen Feldangaben, Angaben zu Suchstartpunkten und -längen in Klammern, etc. ordnen Sie diese Nummern den korrekten Feldern Ihrer verknüpften Tabelle zu.

    In unserem Beispiel sollen folgende Dokumente über den Dateinamen importiert bzw. archiviert werden:

    Dateiname inkl. Indexinformation Beispiele Einstellungsmöglichkeiten
    KT1234.PDF Suchstart beginnt bei 0;
    Suchtrennzeichen ist der Punkt;
    Ist Identifizierungs- und Suchfeld
    XXXKT1234.PDF Suchstart beginnt bei 4;
    Suchtrennzeichen ist der Punkt;
    Ist Identifizierungs- und Suchfeld
    1234_KT1234#VVV.PDF. Suchstart beginnt bei 6; Suchtrennzeichen ist #;
    Ist Identifizierungs- und Suchfeld
    oder: Suchstart beginnt bei 0;
    Suchtrennreichen sind der Punkt und die Raute, aber nur einer der beiden Einträge ist Identifizierungs- und Suchfeld

  3. Felder hinzufügen: Klicken Sie im Menüband auf "Neu" oder "Liste bearbeiten". Somit wird automatisch die bereits zuvor angegebene Tabellennummer eingefügt.

  4. Feld-Nr. auswählen: Fügen Sie über das Lookup die passende Feld-Nr. ein.

  5. Suchstart angeben: Weiterhin geben Sie im Feld "Suchstart" die Stelle an, an der die Suche, z. B. nach der Debitorennummer, beginnen soll.

  6. Suchlänge definieren: Im Feld "Suchlänge" geben Sie die Länge des Suchwerts an. Bleiben wir beim Beispiel des vorherigen Punktes, geben Sie die Länge der Debitorennummer an.

  7. Suchtrennzeichen setzen: Als Suchtrennzeichen geben Sie z. B. einen Punkt ein.

  8. Identifizierungsfeld markieren: Das "Ist Identifizierungsfeld" gibt an, ob das Feld für die Suche nach einem Barcode oder einer Belegnr. genutzt wird (ja) oder nicht (nein). Setzen Sie nach Bedarf den Haken.

  9. Suchfeld markieren: Das "Ist Suchfeld" gibt an, ob dieses Feld ein Suchfeld ist. Setzen Sie nach Bedarf den Haken. Da in einer Tabelle der Primärschlüssel auch mal aus zwei oder mehr Felder bestehen kann, gibt es den Haken "Ist Suchfeld". Dann muss auch der zweite oder dritte Wert im Dateinamen sein.

Barcodeimport (Import über Scannen)

Das Register "Barcodeimport" erscheint ausschließlich, wenn der Schalter im Register "Art der Indexierung" deaktiviert ist.

Der "Barcode Suchtext" gibt den Suchtext für den Barcode aus der Indexdatei an (erstellt durch eine zusätzliche Software). Tragen Sie hier das Schlüsselwort ein, welches durch den Scanprozess in der Indexdatei (.jpl) konfiguriert wurde. Das Schlüsselwort, also den "Barcode Suchtext", legen Sie selbstständig fest. Jeder Scanvorgang erhält eine automatisch generierte Wort-, Buchstaben- oder Nummernfolge, z. B. BARCODE = "BAR00001" oder Barcode: "BAR00001". In diesem Beispiel wäre der Suchtext "BARCODE".

Hinweis

Der Import für das Scannen wurde für das Produkt d.Capture von der Firma d.velop entwickelt. Sollte ein anderes Produkt genutzt werden, kann die Verarbeitung der Datei über ein Event gestoppt und ersetzt werden.

DMS Archivierung

Im Register "DMS-Archivierung" geben Sie an, in welcher "DMS Belegarten Karte" archiviert wird. Nutzen Sie dazu das Feld "DMS Dokumentenart Nr." und das nebenstehende Dropdownmenü.

Sobald eine Datei archiviert ist, wird diese über die entsprechende DMS Belegart an den Zielort implementiert (z. B. Debitoren, Aktivitätenprotokollposten, etc. angehängt).

Hinweis

Dazu muss die DMS-Belegart-Einrichtung dieselben Tabellen beinhalten, die in der "DMS-Dateiimport Einrichtung" konfiguriert wurde.

Hinweis

Wenn Sie einen Beleg drucken, wird automatisch ein neuer Archivierungsauftrag erstellt. Die Anzeige der archivierten Belege finden Sie in der Informationsbox "DMS Suchergebnis". Wenn Sie für einen Kontakt eine neue Aktivität erstellen (hier mit der Vorlage "GESCHÄFT"), wird nach dem Protokollieren der Aktivität automatisch ein neuer Archivierungsauftrag erstellt.

DMS Posteingang

Sollte ein Import fehlgeschlagen sein, benötigt dieser bzw. dessen Dateien, eine manuelle Überprüfung. Dazu wird das Modul DMS-Posteingang genutzt. Diesen Posteingang können Sie einer bestimmten Person (inkl. Benutzer-ID) oder bestimmten Gruppe zuordnen. Lesen Sie mehr über das Thema DMS Posteingang in unserer Dokumentation

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