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Belegart: Bericht

Dieser Typ archiviert Belege, die in Business Central gedruckt werden (z. B. Rechnungen, Auftragsbestätigung, Spendenquittung). Dabei unterscheiden Sie zwischen flüchtigen (z. B. Angebote, Aufträge) und nicht flüchtigen Belegen (gebuchte Belege). Entscheidend ist hierfür der Zeitpunkt der Archivierung.

Flüchtige Belege Nicht flüchtige Belege (gebuchte Belege)
Flüchtige Belege sind zeitkritisch, da ein erstelltes Angebot oder ein Auftrag innerhalb kurzer Zeit schon weiterverarbeitet werden könnten und danach nicht mehr existieren (z. B. bei Umwandlung Angebot in Auftrag, oder Auftragsbuchung). Eine Archivierung muss direkt stattfinden. Gebuchte Belege dagegen sind, wenn einmal gebucht, in der Liste der gebuchten Belege und werden dort nicht mehr verändert. Diese können auch nach längerer Zeit archiviert werden.
Zeitpunkt der Archivierung: Direktdruck Zeitpunkt der Archivierung: Nachdruck

Bericht erstellen und freigeben

  1. Dokumentenart aus Vorlage: Bericht
    Öffnen Sie die Liste "DMS Belegarten" und wählen Sie "Neu", "Dokumentenarten aus Vorlagen erstellen". Wählen Sie eine oder mehrere Berichte aus. Die Vorlagen werden in die Liste "DMS Belegarten" hinzugefügt. Öffnen Sie den Datensatz, um ihn einzurichten.

  2. Register Allgemein: Falls Sie nicht mit einer Dokumentenartvorlage arbeiten, wählen Sie "Art = Bericht". Geben Sie u. a. Informationen zur Verschlagwortung, zum Löschen von Dokumenten und Suchergebnisanzeigen an.

    Feld/Schalter Einstellung/Beschreibung
    Kopiere Verschlagwortung ins Archiv Der Schalter "Kopiere Verschlagwortung ins Archiv" kopiert die Verschlagwortung von der Arbeitstabelle in die BC-Archivtabelle. Die Verschlagwortung auf SharePoint wird immer erstellt und wird nicht durch dieses Kennzeichen beeinflusst. Um Performance einzusparen, deaktivieren Sie den Schalter.

    Hinweis: Eine Suche nach Schlagwörtern innerhalb von BC kann dadurch eingeschränkt sein, wenn das verschlagwortete Feld keine Indexspalte in der Tabelle "Archiviertes Dokument" ist.
    Verschlagwortung aktualisieren Hier geben Sie an, dass die Schlagwörter erneut aktualisiert werden, wenn ein späterer DMS-Prozess ein Dokument registriert. Damit haben Sie einen zeitlichen Einfluss darauf, wann die Informationen vollständig sind.

    Achtung: Wenn das Dokument (z. B. Auftrag) zum Zeitpunkt des Hochladens nicht mehr existiert, wird nicht aktualisiert. Sie geben hier an, wann die Meta-Daten (Inhalt der DMS-Spalten) gezogen werden. Zu empfehlen ist die Auswahl "Erstellung".
    • Erstellung/Einsammeln des Dokumentes
    • Hochladen des Dokumentes
    • Erstellung und Hochladen des Dokumentes

    Beispiel: Es gibt Prozesse, die erst nachträglich bspw. eine verschlagwortete Tracking-ID in einen gebuchten Lieferschein schreiben. Wenn eine Aufgabenwarteschlange lediglich einmal nachts läuft, kann es vorkommen, dass die Tracking-ID erneut aktualisiert werden muss, obwohl ein Dokument bereits archiviert wurde.
    Löschen von Dokumenten Steht initial auf "Nie". Weitere Optionen sind "Nur in BC" oder "BC und SharePoint". Hiermit haben Sie die Berechtigung, dass Sie Dokumente löschen dürfen.
    Suchergebnisse zugeklappt ab Anzahl Gibt an, ab welcher Anzahl Suchergebnisse für diese Belegart in der Ergebnisliste aufgeklappt angezeigt werden. Sind mehr Suchergebnisse vorhanden, wird die Belegart zusammengeklappt dargestellt.

  3. Register Bericht: Je nach ausgewählter Vorlage sind hier bereits die meisten Felder initial gefüllt. Ansonsten sind folgende Felder zu füllen:

    Feld/Schalter Beschreibung
    Lookup Page ID Nach Eingabe der "Lookup Page ID" erhalten Sie eine Liste aller Pages, welche die Tabellennr. 112 als Source-Table besitzen. Lookup Page ID wird i.d.R. jedoch automatisch ermittelt.
    Berichtsnr. Wenn in der Berichtsauwahl bereits der unitop Report eingetragen ist, wird dieser automatisch bei Nutzung einer Vorlage berücksichtigt.
    Anwendungszenario: Filtern Sie bspw. auf unterschiedliche Debitoren, um zwei Belegarten einzurichten, indem Sie dann zwei verschiedene Berichtsnr. angeben, z. B. Rechnung DIN A4 und Kassenbonformat.
    Zeitpunkt der Archivierung Sie können den "Zeitpunkt der Archivierung" zwischen Direktdruck oder Nachdruck wählen. Die Option "Direktdruck" wird für flüchtige Belege empfohlen. Wird ein solcher Beleg (z. B. Auftragsbestätigung) von einem Anwender gedruckt, wird im Hintergrund ein PDF erzeugt.

    Die Option "Nachdruck" sollte für gebuchte Belege genutzt werden. Dokumente (z. B. VK-Rechnungen) sollten auf Basis von gebuchten Tabellen erstellt werden können = Daten sind unveränderlich. Die Erstellung ist zeitlich unabhängig von der Buchung zu sehen. In periodischen Abständen finden eine Sichtung und Durchführung eines Uploads statt. Legen Sie im Feld "Sammelart" den genauen Zeitpunkt für die Erstellung eines Dokuments fest.
    Sammelart Die Möglichkeiten sind "Sammeln bei Datensatzanlage /-änderung" und "Sammeln mit Aufgabewarteschlange". Sammeln bedeutet, dass die Warteschlange die Belege identifiziert, die seit dem letzten Archivieren neu erstellt (gebucht) wurden.
    Dokumente gesammelt Wird beim ersten Mal durch das System gesetzt, wenn "Sammelart = Sammeln bei Datensatzanlage". Die Aktualisierung dieses Feldes geschieht beim ersten Mal über die Aufgabenwarteschlange, Datensätze werden gesammelt und der Schalter "Dokumente gesammelt" wird automatisch aktiviert. Im weiteren Verlauf wird lediglich das Insert/Modify beachtet und keine Aufgabenwarteschlange mehr.
    Im Menü unter "Navigieren", Zusatzfunktionen" und "Erneut Sammeln" können Sie den Vorgang wiederholen, z. B. weil Sie Ihre Filter geändert haben.
    Das erstmalige Sammeln der Belege dient dazu historische Datensätze ebenfalls archivieren zu können, bei denen eben kein Insert/Modify in der Zukunft mehr stattfindet.
    Erstelle Einzeldokument pro Datensatz Das Feld "Erstelle Einzeldokument pro Datensatz" gibt an, ob für jeden Datensatz (nur Direktdruck) innerhalb des Berichtes ein Einzeldokument erstellt wird. Ist die Option nicht gesetzt, wird der Bericht als Ganzes an den ersten Datensatz gespeichert, der im Bericht durchlaufen wird.

    Beispiel: Der Schalter ist aktiviert. Es werden automatisch sechs einzelne PDFs generiert, wenn Sie z. B. sechs Einkaufsbestätigungen eines Debitors drucken. Ansonsten werden die sechs Einkaufsbestätigungen zu einem zusammengefassten PDF generiert.
    Hinweis

    Sofern Sie ein Sammeln per Aufgabenwarteschlange auswählen, editieren Sie die Angaben im DMS Bericht, im Register "Aufgabenwarteschlangenposten" die nötigen Daten.

  4. Register SharePoint: Im Register "SharePoint" finden Sie Angaben zu der SharePoint-Webseiten, Bibliotheken und Kontaktnummern.

    Feld/Schalter Beschreibung
    SharePoint Webseite Code Gibt die SharePoint Webseite an, in der die Dokumentenbibliothek angelegt wird. Diese wird initial vorbelegt, wenn nur eine einzige Webseite in der Einrichtung angelegt wurde. Sollte es mehrere Webseiten geben, muss manuell entschieden werden, in welche Website und in welche Bibliothek archiviert werden soll.
    SharePoint Bibliothek Name Gibt den Code der Dokumentenbibliothek an, die auf dem SharePoint Server erstellt wird (mandantenübergreifend, orientiert sich am Namen des Belegs). Bei Bedarf werden automatisch fehlende Tabellenfelder hinzugefügt.

    Hinweis: Mit Befüllung des Feldes ist noch keine SharePoint Bibliothek angelegt!
    Kontaktnr. Als Bibliotheksnamen benutzen Der Schalter "Kontaktnr. Als Bibliotheksnamen benutzen" gibt an, dass der SharePoint Bibliotheksname  auf Basis der Kontaktnr., der gewählten Tabelle bestimmt wird. Hier muss als Bibliotheksname ein Name gewählt werden, der ein %-Zeichen enthält. Das %-Zeichen wird beim Archivierungsvorgang durch die Kontaktnummer ersetzt, die in dem aktuellen Datensatz in dem Feld eingetragen ist, welches in der DMS-Belegart eingetragen ist. Auf diese Weise kann mehreren DMS-Belegarten derselbe Bibliothekscode zugeordnet werden. Als Ergebnis würden alle Dokumente, die zu einem bestimmten Kontakt gehören in die gleiche SharePoint Bibliothek archiviert werden. Die Spalten im SharePoint werden additiv angelegt, sofern verschiedene Belegarten unterschiedliche SharePoint-Spalten verwenden sollten.

  5. Aufgabewarteschlange: Bei ausgehenden Dokumenten (Berichte und Aktivitätenprotokollposten) gibt es grundsätzlich drei Schritte, die bei der Verarbeitung durchlaufen werden:

    1. Sammeln (Identifikation, ob es neue, noch nicht archivierte Dokumente gibt (nur bei Sammelart Sammeln mit Aufgabenwarteschlange) bzw. bei erstmaliger Ausführung)
    2. Erstellen (Ausführen des Drucks, Erzeugen des PDFs)
    3. Upload (Hochladen auf den SharePoint)

    Für jeden dieser Schritte kann eine Aufgabewarteschlange hinterlegt werden, die wiederum zeitlich terminiert werden kann. Die Intervalle und Anzahl der Dokumente können über die Infobox eingesehen werden.

    Hinweis

    Die einzelnen Schritte können ausgehend von den Belegarten bei Bedarf (z. B. im Fehlerfall) auch manuell aufgerufen werden.

  6. Verschlagwortung in den Metadaten: Diese Zeilen enthalten die DMS-Spalten eines Dokuments. Initial gefüllt werden die Spalten durch die Vorlagen der Belegarten. Manuell können Sie weitere Zeilen hinzufügen und inhaltlich ergänzen. In den Metadaten finden Sie die Felder der Tabelle, die verschlagwortet werden sollen.

  7. SharePoint Bibliothek erstellen und Belegart freigeben: Erstellen Sie, wenn DMS Einrichtung = SharePoint, eine SharePoint Bibliothek über den gleichnamigen Menüpunkt. Geben Sie die Belegart über das Menü frei.

Passende Belege finden (Filter und Anfrageoptionen)

Ausgehend von einer geöffneten Belegart können Sie über das Menü "Filter und Berichtsoptionen", "Filter/Schlüssel bearbeiten" wählen. Über die Filterfunktion können Sie Belege mit gewünschten Kriterien suchen, um sie im Anschluss weiter zu archivieren.

Häufige Filteroptionen sind z. B. Belege, die:

  • ein bestimmtes Feld besitzen (Abholung = Ja/Nein)
  • ein bestimmtes Buchungsdatum von/bis besitzen
  • einen bestimmten Sprachcode besitzen
  • mit unterschiedlichen Layouts bzw. Anschreiben für den Druck/ein PDF ausgegeben werden sollen
  • Verk. An Deb.-Nr. (Belege eines ausgewählten Debitor nachdrucken)
  • etc.

Im Anschluss werden Ihnen die Ergebnisse in der Factbox unter "Aktuelle Filter" ausgegeben. Die im Anschluss zu archivierenden Dokumente können Sie über die Factbox unter "zu archivierende Dokumente" weiterbearbeiten oder sie der Aufgabenwarteschlange überlassen.

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