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Hotels & Hotelzimmer

Die Hotelfunktion erweitert das bestehende Raum- und Ressourcenmanagement um spezielle Funktionalitäten für die Verwaltung von Hotels und Hotelzimmern. Diese Erweiterung ermöglicht es, Kontakte (vom Typ "Unternehmen") als Hotels zu kennzeichnen, Hotelzimmer als spezielle Ressourcen zu verwalten und deren Status zu überwachen.

Voraussetzung ist, dass eine Ressourcengruppe = Hotelzimmer angelegt wurde.

Anwendungsszenarien

Kontakte als Hotel kennzeichnen

Ziel: Kontakte können als Hotels oder Veranstaltungsorte gekennzeichnet werden, um sie in der Ressourcenverwaltung zu verwenden.

  1. Öffnen Sie den entsprechenden Kontakt aus oder legen Sie einen neuen Kontakt an.

  2. Klicken Sie auf den Menüpunkt "Aktion" und wählen Sie "Erstellen als Hotel" (die Kennzeichnung "Hotel" dient nur für externe Hotels).

  3. Wenn noch kein Kreditor für diesen Kontakt existiert, bestätigen Sie die Abfrage, ob ein Kreditor angelegt werden soll.

  4. Wählen Sie eine Kreditorenvorlage aus und bestätigen Sie die Auswahl.

Der Kontakt wird nun als Hotel gekennzeichnet und kann entsprechend gefiltert werden.

Hotel als Veranstaltungsort einrichten

Ziel: Ein Hotel (= Kontakt vom Typ "Unternehmen") als Veranstaltungsort für Events und Reservierungen verfügbar machen.

  1. Öffnen Sie die Kontaktkarte des Hotels über die Suche "Kontakte".

  2. Stellen Sie sicher, dass der Kontakt vom Typ "Unternehmen" ist.

  3. Aktivieren Sie das Feld "Veranstaltungsort".

  4. Speichern Sie die Änderungen.

    Hinweis

    Nur Kontakte vom Typ "Unternehmen" können als Veranstaltungsorte gekennzeichnet werden.

Hotelzimmer als Ressource anlegen

Ziel: Ein Hotelzimmer als buchbare Ressource im System erfassen.

  1. Öffnen Sie die Ressourcenliste über die Suche "Ressourcen". Öffnen oder erstellen Sie eine neue Ressource über "Neu".

  2. Register Allgemein: Wählen Sie bei "Res.-Gruppennr." = Hotelzimmer und "Art" = "Hotelzimmer". Füllen Sie die Grunddaten aus (Nr., Name, etc.). Wählen Sie bei "Veranstaltungsort Nr." das entsprechende Hotel aus.

  3. Register Hotelzimmer: Dieses Register ist nur sichtbar, wenn die Ressource vom Typ "Hotelzimmer" ist. Wechseln Sie zu diesem Register und ergänzen Sie relevante Informationen.

    Feldname Beschreibung Optionen
    Status Zimmerbelegung Gibt den Belegungsstatus des Hotelzimmers an. Dieses Feld ist schreibgeschützt und wird automatisch durch das System verwaltet. • Leer
    • Frei
    • Belegt
    • Gesperrt
    Status Zimmerreinigung Gibt den Reinigungsstatus des Hotelzimmers an. • Sauber
    • Tägl. Reinigung notw.
    • Grundreinigung notw.
    Zimmerkategorie Gibt die Kategorie des Hotelzimmers an. • Leer
    • EZ (Einzelzimmer)
    • DZ (Doppelzimmer)
    • MZ (Mehrbettzimmer)
    Etage Gibt die Etage des Zimmers an. Freie Texteingabe
    Abzurechnende Leistung Gibt die abzurechnende Leistung für dieses Hotelzimmer an. Auswahl aus Artikeln der konfigurierten Artikelkategorie

    ! Karte Einzelzimmer

Hotelzimmer in Reservierungen verwenden

Ziel: Hotelzimmer im eigenen Akademiehotel für Events oder Veranstaltungen reservieren.

  1. Erstellen Sie eine neue Reservierung (Verlinkung zu "Reservierung anlegen").

  2. Wählen Sie bei "Veranstaltungsort Nr." das entsprechende Hotel aus.

  3. In den Reservierungszeilen können Sie nun die Hotelzimmer auswählen. Das System filtert automatisch nur die Ressourcen des ausgewählten Veranstaltungsortes. Wählen Sie das gewünschte Hotelzimmer und definieren Sie Datum und Zeit.

  4. Bei der Bestätigung der Reservierung wird der Zimmerstatus entsprechend aktualisiert.

Reinigungsstatus verwalten

Ziel: Den Reinigungsstatus von Hotelzimmern überwachen und verwalten.

  1. Öffnen Sie die Ressourcenkarte des Hotelzimmers.

  2. Im Register "Hotelzimmer" finden Sie das Feld "Status Zimmerreinigung". Setzen Sie den Status entsprechend:

    • "Sauber" - Zimmer ist bereit für neue Gäste
    • "Tägl. Reinigung notw." - Standardreinigung erforderlich
    • "Grundreinigung notw." - Intensive Reinigung erforderlich

  3. Speichern Sie die Änderungen.

Hinweis

Der Reinigungsstatus kann unabhängig vom Belegungsstatus verwaltet werden.

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