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Grundeinrichtung
Bevor Sie mit Ihren Aktivitäten beginnen, müssen Sie ein paar grundsätzliche Einrichtungen vornehmen, sowie Aktivitätenvorlagen anlegen.
Eine Aktivitätenvorlage ist eine Vorlage, die die grundlegenden Charakteristiken einer Aktivität bestimmt. Sie richten Aktivitätenvorlagen auf der Maske "Aktivitätenvorlagen" ein.
Erweiterte Aktivitäten
Unter diesem Einrichtungspunkt können Sie definieren, welche Reports für Ihre Organisation verwendet und eingerichtet werden.
Sollte nur ein einheitliches Layout für alle Aktivitäten genutzt werden, so kann dies ebenfalls über diese Einrichtung festgelegt werden.
Unter der erweiterten Einrichtung kann die Standard-Schriftart und Größe für die Corporate Identity in Ihrer Organisation bestimmt werden. Zusätzlich wird hier die HTML Content Einfügemarke angezeigt. Diese muss in diesem Format in das Word-Layout eingetragen sein, damit das System erkennt wo der Text eingefügt werden soll.
Hinweis
Die Standard-Schrift muss vorab in das vorhandene Word-Layout eingebettet sein. Dies wird unter den Punkten "Optionen/Speichern/Schriftarten in der Datei einbetten" in den Office-Anwendungen eingestellt.
Das Feld "Segment protokollieren" gibt an, ob beim Protokollieren eines Segments zusätzlich alle E-Mail-Adressen der Kontakte geprüft werden sollen. Falls Kontakte im Segment enthalten, sind diese welche keine E-Mail-Adresse haben bricht die Protokollierung ab.
Benutzerdefiniertes Berichtslayout
Im unitop Standard wird ein NPO Standardbrief für die Anlage eines Reports mit ausgeliefert, in dem die möglichen Seriendruckfelder für die Bereiche Standardtabellen, Gremien, Veranstaltungen, Mitglieder etc. bereits enthalten sind. Hiermit erhalten Sie den Rahmen eines Word-Layouts als Vorlage.
Bei der Erstinstallation muss über den Button "Neu" einmalig für den NPO Standardbrief ein benutzerdefiniertes Layout angelegt werden. Dabei müssen die Kennzeichen "Word Layout einfügen" und "Layout unterstützt HTML-Inhalte" gesetzt werden. Durch das System wird als Basis ein Standard-Layout erzeugt. Dieses Layout können Sie nach Bedarf abändern oder beliebig oft kopieren und individuell für verschiedene Zwecke anpassen.
Wenn individuelle Seriendruckfelder in Word gewünscht sind, können diese über den XML-Zuordnungsbereich abgeändert und unter den Entwicklertools zusammengebaut werden.
Hinweis
Der Standardbrief enthält an der Stelle des Briefbereichs die HTML-Content Einfügemarke. Bedeutet der Briefinhalt (also Hauptteil des Briefs) wird später über ausgewählte HTML-Textbausteine situationsbedingt bei der Aktivität ersetzt.
Personalisierte Dateianhänge
Ausgehend von der Maske der "Aktivitätenvorlagen" können über "Zugehörig", "Aktivitätenvorlage", "Sprachen" personalisierte Anhänge definiert werden. In der "Aktivitätenvorlagen Einrichtung" können je Aktivitätenvorlage an der "Aktivitätenvorlagensprache" personalisierte Anhänge definiert werden. Hierzu kann ein Code frei vergeben werden und ein Report ausgewählt werden, der verwendet werden soll. Optional kann ein abweichendes Berichtslayout definiert werden.
Folgend wird eingerichtet, wie der Report gefiltert wird, damit der Anhang nur die gewünschten Informationen enthält (Bsp.: Filterung auf den Empfänger Kontakt). Bei den Filtern gibt es zwei Möglichkeiten:
Konstanter Filter Hierbei können Filterkonstanten verwendet werden, wie sie sonst beispielswiese in Report-Filterungen genutzt werden.
Dynamischer Filter Hierbei wird auf Felder der verwendeten Tabellen als Filter zurückgegriffen (z. B. die Kontaktnummer aus der Segmentzeile).
Hinweis
Filter auf individuelle Felder aus der Segmentzeile funktionieren nicht standardmäßig. Um diese Funktion zu nutzen, muss die Funktion 'TempSegmentLine.CopyFromInteractLogEntry(InteractionLogEntry)' erweitert werden.
Der Status dieser Einrichtung muss abschließend auf "aktiv" gesetzt werden. Auf diese Art und Weise können beliebig viele personalisierte Dateianhänge eingerichtet werden.
Aktivitätenvorlage
Eine Aktivitätenvorlage ist eine Vorlage, die die grundlegenden Charakteristiken einer Aktivität bestimmt. Sie richten Aktivitätenvorlagen auf der Maske "Aktivitätenvorlagen" ein. Bei der Erstellung von Aktivitätenvorlagen gehen Sie die einzelnen Schritte wie folgt durch:
Verwenden Sie den Button "NEU", um eine neue Vorlage einzupflegen.
Danach füllen Sie die gewünschten Felder, wie einen aussagekräftigen Code und Beschreibung, sowie eine Aktivitätengruppe.
Als "Aktion des Assistenten" wählen Sie "zusammenführen" und wählen unter "Benutzerdefiniertes Berichtslayout" ein zuvor eingerichtetes für den NPO Standardreport aus. Darüber hinaus können Sie HTML-Textbausteine pro Vorlage definieren (inklusive der Seriendruckfelder).
Dazu gehen Sie auf den Menüpunkt "Zugehörig/HTML-Vorlagen". Pro Vorlage können beliebig viele Textbausteine hinterlegt werden. Diese können nach Bedarf genutzt werden. Dies ist jedoch keine Voraussetzung. Legen Sie bei Bedarf Vorlagen für unterschiedliche Sprachen an.
Über die Aktion "HTML Vorlage bearbeiten" definieren Sie in einem Text Editor den gewünschten Brieftext unter der Verwendung von Seriendruckfeldern.
Hinweis
Richten Sie eine Aktivitätenvorlage ein für jegliche Briefe, die ein gleiches Grundlayout ("Briefpapier") verwenden sollen und definieren Sie über die HTML Texte alle möglichen Briefinhalte.