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Anfragen per Knopfdruck erstellen und senden
Lieferantenangebote durch einzelne E-Mails einholen, gehören der Vergangenheit an. Sie möchten bei verschiedenen Lieferanten gleichzeitig verschiedene Artikel anfragen? Dann wählen Sie die entsprechenden Lieferanten aus und geben die gewünschten Artikel in einer Masteranfrage ein.
Im Anschluss können Sie im Stapel Einkaufsanfragen an Ihre Lieferanten erstellen und diese als E-Mail versenden und müssen nicht mehr Ihr E-Mail-Programm öffnen, um einzelne E-Mails zu versenden.
In der Masteranfrage selbst kann per Knopfdruck diese Erstellung und der automatisch folgende Versand angestoßen werden. Dazu gehen Sie auf "Verarbeiten" und können "Anfragen erstellen und senden" auswählen.
Da der Belegversand in den grundlegenden Funktionen enthalten ist, wird der Belegversand als Folgeaktivität automatisch durchgeführt.
Dateianlage Excel versenden
Zusätzlich kann bei der automatisierten Versendung dem Lieferanten eine Excel-Datei als Ausfüllvorlage mitgeschickt werden.
Um dies durchzuführen, setzen Sie die Schaltfläche "Sende Excel Datei" um. Die angegebenen Lieferanten erhalten die Excel-Anlage und können so die jeweiligen Preise, Termine etc. eintragen und die Dateianlage zurücksenden. Die Exportfunktion kann alternativ auch von der Anfrage aus aufgerufen werden. Die Exceldatei wird als zusätzlicher Anhang der E-Mail an den Lieferanten beigefügt und ist auch unter "Belege" auf der Belegkarte aufrufbar.
Sie können die vom Lieferanten ausgefüllte Datei in den "Einkaufsanfragen" über "Prozess"/"Excel Datei importieren" einlesen, um die Einkaufspreise und Liefertermine in der Einkaufsanfrage zu speichern. Diese Informationen bilden die Basis für den Bietervergleich.