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Angebote einer Anfrage eingeben
In der Regel werden Anfragen von Lieferanten sukzessive bearbeitet und die Angebote treffen nach und nach ein. Hinterlegen Sie die Informationen rund um ein Angebot in den Einkaufsanfragen:
Geben Sie in die Suche "Einkaufsanfragen" ein.
Es öffnet sich eine Liste, in der angefragte Lieferanten eingesehen werden können.
Öffnen Sie die Anfrage und hinterlegen Sie, zu welchem Preis ein Lieferant liefern kann und die minimale und maximale Beschaffungszeit.
Hinweis
Bei Eintragung der min. und max. Beschaffungszeiten wird in Abhängigkeit von der "Masteranfragen Einrichtung" die Beschaffungszeit der Anfragenzeile, und damit dann das Wareneingangsdatum, kalkuliert.
Sie sehen, dass automatisch das Feld Angebotsstatus von "Ausstehend" auf "Verfügbar" gesetzt wird.
Hinweis
Mit Eintreffen eines Angebots und der daraus resultierenden Bearbeitung der Anfrage wird automatisch der "Anfragen Fortschritt %" errechnet. Öffnen Sie hierfür die "Masteranfragen" via Suche und sehen den Fortschritt ein. Haben Sie beispielsweise 10 Anfragen gestellt und haben eine Rückmeldung erhalten, würde der "Anfragen Fortschritt %" bei 10 liegen. Erkennen Sie, wie viel Prozent Ihrer herausgesendeten Anfragen zurückgekommen ist und entscheiden, ab wann Sie mit einem Vergleich der Angebote starten.
Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit die Daten eines Angebots via Excel Datei zu importieren. Wählen Sie dazu im Menüband "Prozess" und "Excel Datei importieren". Die in einer Masteranfrage gesendeten Excel Datei kann an dieser Stelle importiert werden, sodass die Daten automatisiert in das Angebot übernommen werden können.
Excelexport und -import
Beim Export der Exceldatei werden folgende Felder aus der Anfragenzeile exportiert:
- Belegnummer und Zeilennummer
- Art und Nr., sowie Beschreibung und Beschreibung 2
- Menge
- Artikelreferenznr.
Des Weiteren werden leere Felder exportiert (d. h. nur die Spaltenüberschriften) für:
- Bemerkung
- EK-Preis
- Frachtkosten
- Min. Beschaffungszeit und Max. Beschaffungszeit
Der Lieferant kann in dieser Exceldatei die leeren Felder pflegen.
Beim Import der Exceldatei werden dann die folgenden Felder zurück in die Anfragezeile geschrieben:
- Bemerkung (unter den Zeilenfunktionen: "Zeile" -> "Bemerkung")
- EK-Preis (Standardfeld)
- Frachtkosten (für die Anfragezeile wird eine zusätzliche Zu-/Abschlagszeile erstellt und automatisch zugewiesen)
- Min. Beschaffungszeit und Max. Beschaffungszeit (2 separate Felder)
Hinweis
Die anderen Felder der Excel werden nicht zurück in die Anfrage übernommen, auch wenn Sie in der Excel geändert werden. Belegnummer und Zeilennummer müssen aber beibehalten werden, damit die korrekte Zeile beim Import identifiziert werden kann.