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SharePoint-Webseiten erstellen
Als Ablage und Suchort für Ihre archivierten Dokumente dienen SharePoint-Webseiten. Hierbei handelt es sich um die Unterwebsites in der vorgegebenen Site Collection. Diese sind unter Berücksichtigung des unten angeführten Aufbaus zu erstellen.
Rufen Sie die entsprechende Liste über die "unitop DMS-Einrichtung" auf, indem Sie im Menü "Zugehörig" und "SharePoint-Webseiten" wählen.
Hier geben Sie im Feld "Code" einen eindeutigen Validierungscode und den Namen der Webseite ein. Die Webseite wird über die Aktion "SharePoint Webseite erstellen" generiert.
Erstellt wird daraufhin eine neue SharePoint-Webseite auf dem SharePoint-Server, den Sie in der "DMS-Einrichtung" angegeben habe. Erstellen Sie z. B. verschiedene Webseiten für unterschiedliche Mandanten.
Hinweis
Die Website-Bibliotheken können Sie in Business Central anlegen, ohne Hilfe der IT-Infrastruktur.
Hinweis
Für den Webseitenname sind keine Sonderzeichen oder Umlaute erlaubt. Zur Worttrennung empfiehlt sich ein Unterstrich.
Hinweis
Wenn Sie verschiedene Webseiten anlegen und eine Webseite bereits auf SharePoint erstellt haben (Feld "Auf SharePoint erstellt" = Ja), kann das System nicht alleine entscheiden, in welcher Bibliothek die Webseite angelegt wird. Daher kann die Funktion "SharePoint Status umschalten" kurzzeitig benutzt werden, um alle bis auf eine Website zu deaktivieren, bis neue Belegarten angelegt wurden. Nur wenn die aktuelle Webseite als einzige Site aktiviert ist, werden Einträge in der Tabelle "SharePoint-Bibliothek" automatisch bei Anlage von "DMS Belegarten" angelegt. Die Funktion "SharePoint-Webseiten anlegen" muss im Anschluss erneut ausgeführt werden. Achtung: Wenn DMS aber schon aktiv in einem Livesystem genutzt wird, kann das in den laufenden Prozessen zu Fehlermeldungen führen.
DMS-Struktur
Das folgende Diagramm zeigt die DMS-Struktur von der URL bis zur Bibliothek:
graph TD
A[URL] --> B[Site Collection]
B --> C[Grund-Webseite]
C --> D[Webseiten der BC-Mandanten]
D --> E[Bibliothek]
URL:
- Beispiel: www.firma-sharepoint.com/sidecollection/produktivumgebung/mandant1/Belege
- Hier wird die Hilfe der IT-Infrastruktur benötigt
Site Collection:
- Grundsätzlich kann ohne Collection gearbeitet werden, dies ist jedoch nicht empfehlenswert
- Separate Site Collections für Entwicklungs-, Test- und Produktivsysteme
- Hier wird die Hilfe der IT-Infrastruktur benötigt
(Grund-)Webseite:
- Je eine Webseite für Entwicklungs-, Test- und Produktivsysteme
- Hier wird die Hilfe der IT-Infrastruktur benötigt
Webseiten der BC-Mandanten:
- Zu empfehlen sind eigene Webseiten je Mandanten
Bibliothek:
- Bibliothek für die Belegarten, z. B. Angebot, Auftrag, Rechnung, Einkauf, Verkauf, etc.