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Auszubildende anlegen
Die nachfolgenden Inhalte erklären Ihnen die wichtigsten Schritte zur Erfassung und Verwaltung von Auszubildenden im Bildungsmanagement. Sie erfahren, wie Sie Stammdaten und Qualifikationen anlegen, gesetzliche Vertreter erfassen und relevante Informationen für die Berufsbildungsstatistik hinterlegen.
Stammdaten anlegen
Erstellen Sie einen neuen Kontakt und geben zunächst alle relevanten Kontaktpersonen ein.
Gesetzliche Vertreter: Im Falle von minderjährigen Auszubildenden geben Sie gesetztliche Vertreter an.
Staatsangehörigkeit: Aufgrund von statistischen Auswertungen ist es notwendig, die Staatsangehörigkeit zu erfassen:
- Wählen Sie "Zugehörig", "Verknüpfte Informationen" und "Staatsangehörigkeiten.
- Ergänzen Sie die Liste.
- Im Hintergrund befinden sich hier diverse Statistikschlüssel, die für die Berufsbildungsstatistik herangezogen werden.
Qualifikationen: Bei Auszubildenden können Qualifikationen, z. B. Schulabschlüsse, hinterlegt werden.
Wählen Sie "Zugehörig" und "Kontakt Qualifikationen".
Wählen Sie einen passenden "Qualifikationscode" aus und markieren sie als "aktiv".
Hinweis
Vorbildungen und Schulabschlüsse werden in der Berufsstatistik erhoben und müssen daher hier angegeben werden.
Zurück in der Kontaktkarte navigieren Sie zum Register "Bildung" und geben den Schulabschluss an.
Gesetzliche Vertreter
Gesetzliche Vertreter anlegen (über Adressbeziehungen)
Gesetzliche Vertreter von minderjährigen Personen sind als eigenständige Kontakte anzulegen, sofern diese bspw. postalisch von Ihnen Benachritigungen erhalten sollen. Mithilfe der unitop Adressbeziehungen, werden diese dann mit den Auszubildedenden verknüpft.
Legen Sie einen neuen Kontakt an.
Öffnen Sie die Kontaktkarte des minderjärigen Auszubildenden.
Navigieren Sie über "Zugehörig" auf "Verknüpfte Informationen" und "Adressbeziehungen".
Adressbeziehungen:
- Fügen Sie über "Neu" eine neue Beziehung hinzu und wählen die Funktion "Gesetzlicher Vertreter". Nach Angabe der Funktion werden die Kontaktdaten der minderjärhigen Person initial gefüllt.
- Ergänzen Sie die Kontaktdaten des gesetzlichen Vertreters.
- Wiederholen Sie den Vorgang bei Bedarf.
- In der Maske sehen Sie außerdem sämtliche Aktivitäten oder können neue Aktivitäten erstellen.
Gesetzliche Vertreter in Bemerkungen hinterlegen
Möchten Sie gesetzliche Vertreter nicht kontaktieren, nicht in Segmenten oder Aktivitäten nutzen, ist es ausreichend jene Information in die "Bemerkungen" des Auszubildenden zu vermerken.
Öffnen Sie die Kontaktkarte des Auszubildenden.
Wählen Sie im Menü "Kontakt", "Bemerkungen" und ergänzen Sie die gesetzlichen Vertreter im Freitextfeld.