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Verkaufsauftrag gemäß automatischer Auftragsfreigabe erfassen
Sorgen Sie im Vorfeld dafür, dass die entsprechenden Kriterien, um die automatische Auftragsfreigabe nutzen zu können, eingehalten sind. Ist ein Kriterium (innerhalb der Zeilen) nicht eingehalten, erfolgt keine automatische Freigabe.
Die Daten aus möglichen Webshop-Anbindungen werden automatisch in das System als Verkaufsauftrag eingepflegt. Unter "Allgemein" im "Verarbeitungsstatus" können Sie den aktuellen Status des Auftrags ablesen. Initial ist der "Verarbeitungsstatus" auf "Zu verarbeiten", was Voraussetzung für die automatische Freigabe ist. Bei erfolgreicher Freigabe wechselt der Status auf "Freigegeben" und der Verarbeitungsstatus auf "Verarbeitet". Der Auftrag wird jetzt weiter im System verarbeitet (z. B. Warenausgangserstellung, Buchung, etc.).
Hinweis
Erfolgt keine automatische Freigabe aufgrund eines Fehlers, wechselt der Verarbeitungsstatus in "Zu überprüfen". Nach einer manuellen Überprüfung wird der Auftrag entweder manuell freigegeben oder der "Verarbeitungsstatus" muss wieder zu "zu verarbeiten" gesetzt werden, damit der Automatismus erneut angestoßen werden kann.
Am Kunden kann eine Ausnahme hinterlegt werden, wenn "keine automatische Auftragsfreigabe" gewünscht ist. Aufträge für diesen Kunden werden beim Automatismus nicht berücksichtigt.
Mehr zu dem Thema Verkaufsauftrag finden Sie in der Dokumentation von Microsoft.
Hinweis
Durch Setzen des Feldes "Vorgangssperre" im Verkaufskopf wird grundsätzlich eine Freigabe unterbunden. Grund könnte ein bewusstes Zurückhalten des Auftrags sein (z. B., weil eine Klärung notwendig ist), oder auch das Ergebnis einer Feldprüfung (was ebenfalls erst eine Überprüfung durch einen Mitarbeiter bedingt).
Vorauszahlungsrechnung buchen
Sofern Sie die Grundeinrichtung vorgenommen haben, sind Sie in der Lage Vorauszahlungsrechnungen automatisiert zu buchen.
Hinweis
Sorgen Sie im Vorfeld dafür, dass die entsprechenden Kriterien, um die automatische Auftragsfreigabe nutzen zu können, eingehalten sind. Ist ein Kriterium (innerhalb der Zeilen) nicht eingehalten, erfolgt keine automatische Freigabe.
Die Daten aus möglichen Webshop-Anbindungen werden automatisch in das System als Verkaufsauftrag eingepflegt. Ist für einen Auftrag Vorauszahlung notwendig (Register "Vorauszahlung" im Auftrag), kann die Vorauszahlungsrechnung automatisch gebucht werden, anstelle dies manuell tun zu müssen. Unter "Allgemein" im "Verarbeitungsstatus" können Sie den aktuellen Status der Freigabe ablesen. Sobald die Auftragsfreigabe die Vorauszahlungsrechnung gebucht hat, wechselt der Standard-Status in "Ausstehende Vorauszahlung". Nachdem die Kundenzahlung eingegangen ist und so den Auftrag ausgleicht, wird der Verkaufsauftrag automatisch freigegeben.
Mehr zu dem Thema Fakturieren von Vorauszahlungen, Einrichten von Vorauszahlungen und Kreditorenzahlungen unter Verwendung eines Zahlungsvorschlags erstellen lesen Sie in der Dokumentation von Microsoft.
Fehlgeschlagene Auftragsfreigabe
Sollten Probleme bei der Freigabe aufgekommen sein, kann dies an dem Feld "Verarbeitungsstatus" im Verkaufsauftrag überprüft werden. Steht der Status auf "zu überprüfen" liegt ein Problem vor, dessen Fehlermeldung Sie über die nebenstehenden Details einsehen können (über den AssistEdit – "die 3 Punkte" – neben dem Feld). Steht der "Verarbeitungsstatus" auf "Zu verarbeiten", wurde der Auftrag noch nicht vom Automatismus überprüft.