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DMS Spalten konfigurieren
Nachdem Sie Ihre SharePoint-Webseiten erstellt haben, müssen die "DMS Spalten" erstellt, bzw. eingelesen, werden.
Rufen Sie die "DMS Spalten" über die Suche auf oder ausgehend von der "unitop DMS Einrichtung" über "Zugehörig".
Wenn die Spalten zum ersten Mal erstellt werden, sollten diese über die Aktion "Standardspalten anlegen" definiert werden.
- Wird SharePoint genutzt, müssen die ausgewählten Spalten anschließend im SharePoint generiert werden (Aktion "SharePoint Spalten erstellen").
- Wenn Sie auf vorhandene SharePoint-Spalten im SharePoint Server zugreifen möchten, können Sie diese über die Aktion "SharePoint-Spalten holen” einlesen.
Sie können jederzeit zusätzliche DMS-Spalten definieren, indem Sie mindestens einen Namen und eine Feldart angeben und die Aktion "SharePoint Spalten erstellen" wählen.
Hinweis
Nachdem Sie "SharePoint Spalten erstellen" gewählt haben, aktualisiert unitop bestehende Spalten und fügt neue hinzu. Dieser Schritt ist notwendig, damit der SharePoint-Server mithilfe der "Column-ID (GUID)" die Spalten findet. Auf dem SharePoint-Server sind die Spalten unter "Site Settings", "Site Columns", "unitop" zu finden.
Um SharePoint als eigenständiges Suchsystem zu nutzen, müssen Daten aus Business Central von der SharePoint Webseite aus aufrufbar sein. In SharePoint können Sie beispielweise die Volltextsuche nutzen, die in den Metadaten und in den indexierten Dokumenten sucht. Bei den "DMS-Spalten" handelt es sich um Meta-Daten aus Business Central, die an SharePoint oder einem anderen File-System, übergeben werden. Beispiele der Spaltennamen bzw. Schlagwörter sind z. B. Spaltennamen wie Belegnummer, Kontaktnummer, etc. Diese Spaltennamen werden auf der SharePoint Webseite ebenso als Liste bzw. Tabelle dargestellt. Über die DMS-Spalten werden die Felder in der Tabelle DMS Dokument gefüllt. Diese Verfahren erlaubt es, dass man über diese Spalten in Business Central filtern kann.
Ausgehend von der abgeschlossenen "unitop DMS-Einrichtung" können Sie über "Zugehörig" und "DMS-Spalten" die Liste aufrufen. Hier können Sie "Standardspalten anlegen". Wählen Sie eine Sprache für die Spaltennamen aus. Optional haben Sie hier ebenso die Möglichkeiten SharePoint Spalten zu holen, erstellen oder umzuschalten.