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Grundeinrichtung
Löschvorlagen einrichten
Rufen Sie die "Kontakt Löschvorlagen" auf. Hier legen Sie die Kriterien fest, wann ein Kontakt gesperrt oder gelöscht werden soll.
Als Beispiel möchten wir ehemalige Mitglieder, die seit weniger als einem Jahr gekündigt haben, herausfiltern.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Code und Beschreibung | Vergeben Sie einen Code und eine Beschreibung. Code = EHEMALIGE <1 Jahr. |
| Routine Art | In der Spalte "Routine Art" geben Sie die Art der Routine der Vorlage an. Wählen Sie zwischen Sperrung oder Löschung. Sperrungen werden in der Anwendung automatisch durchgeführt, Kontakte, die gelöscht werden sollen, werden angezeigt. Das Löschen muss jedoch manuell ausgeführt werden. |
| Zielgruppenselektionscode | Wählen Sie einen "Zielgruppenselektionscode", der zum Filtern der Kontakte für die Vorlage verwendet wird. Hinweis: Es ist sinnvoll, Zielgruppenselektion genauso wie die Löschvorlage zu benennen. Je nach Anwendungsfall wählen Sie hier die passende Zielgruppe und die darauf anzuwendenden FIlter. In unserem Beispiel filtern wir die Kontakte, bei denen das "Ende der Mitgliedschaft” zwischen "Heute vor einem Jahr” und "Heute” liegt. Mehr zu dem Thema Zielgruppenselektion lesen Sie in unserer Dokumentation.  |
| Prüfsequenz | Gibt an, wie oft die Prüfroutine durchgeführt wird. |
| Letztes Prüfdatum | Gibt das letzte Datum an, an dem die Prüfroutine durchgeführt wurde. |
| Nächstes Prüfdatum | Gibt das nächste Datum an, an dem die Prüfroutine durchgeführt wird. |
| Aktiv | De-/aktivieren Sie die Vorlage. |
Hinweis
Sie können beliebig viele Vorlagen anlegen und aktivieren. Sobald eine davon greift, wird der Kontakt entweder gesperrt oder zum Löschen bereitgestellt. Wenn alle Kriterien erfüllt sein sollen, sind diese innerhalb einer einzelnen Zielgruppenselektion zu definieren.
Beispiele
Ehemalige Mitglieder sollen drei Monate nach Ende der Mitgliedschaft automatisch eine Datenschutzsperre erhalten, wenn tatsächlich keine Aktivitäten in unitop durchgeführt wurden.
Es wird anschließend via Zielgruppenselektion auf "Ende der Mitgliedschaft" sowie das Datum der Aktivitätenprotokollposten gefiltert. Betroffene Kontakte erhalten die Datenschutzsperre. Ausführung ist einmal täglich.
Ehemalige Mitglieder sollen zehn Jahre nach Ende der Mitgliedschaft zum Löschen vorgeschlagen werden.
Es wird via Zielgruppenselektion auf "Ende der Mitgliedschaft" gefiltert. Ausführung ist einmal im Monat. Betroffene Kontakte werden mit dem Löschvorschlagscode markiert und können manuell gelöscht werden (im Stapel). Die Löschung erfolgt via Routine inklusive aller Prüfungen, die auch bei der sonstigen manuellen Löschung Anwendung finden. Fehler werden übersprungen und protokolliert (wenn der Kontakt aus bestimmten Gründen nicht gelöscht werden kann).
Protokollarten einrichten
Da für die Löschung von Datensätzen ein Protokoll erzeugt wird, sind Einstellungen in der "Marketing Vertrieb Einrichtung" vorzunehmen. Rufen Sie diese über die Suche auf und navigieren Sie zum Register "Vorschlag zum Löschen".
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Erfolgreiches Löschprotokoll | Gibt die Protokollart an, die verwendet wird, wenn ein Kontakt erfolgreich gelöscht wurde. Beispiel: Löschung: Kontaktlöschung |
| Fehlgeschlagenes Löschprotokoll | Gibt die Protokollart an, die verwendet wird, wenn ein Kontakt nicht gelöscht werden kann. Beispiel: Fehler: Fehler bei der Kontaktlöschung |