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Teilnehmer verwalten

Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Sie Teilnehmer stornieren, erneut anmelden und deren Status aktualisieren.

Teilnehmer stornieren

Möchten Sie einen Teilnehmer stornieren, gehen Sie wie folgt vor.

  1. Storno aufrufen: Öffnen Sie die Veranstaltungskarte und suchen im Register "Teilnehmer" die Person, die Sie stornieren möchten. Klicken Sie auf "Zeile", "Funktionen" und "Teilnehmer stornieren".

    Hinweis

    Zum Verwenden der Teilnehmerstornierung muss in der Veranstaltung eine Stornoregel im Register "Fakturierung" der Veranstaltungskarte, im Feld "Stornocode", eingetragen sein.

  2. Stornierungsart wählen: Es öffnet sich eine neue Karte, in der Sie Art der Stornierung auswählen. Sie haben die Möglichkeit zwischen:

    • Storniert (Veranstalter):
      Sie als Veranstalter nehmen einen Teilnehmer aus einer Veranstaltung, z. B. weil der Teilnehmer Anforderungen nicht erfüllt. In diesem Fall werden keine Stornogebühren berechnet.
    • Storniert (Teilnehmer):
      Der Teilnehmer storniert seine Teilnahme. Es fallen Stornogebühren an, falls die Stornierung in die Stornofrist fällt. Das System berechnet automatisch die Stornogebühren anhand der in der Veranstaltung eingetragenen Stornoregel. Eine eventuell vorher gebuchte Rechnung mit Teilnahmegebühren wird komplett gutgeschrieben. Noch nicht abgerechnete Leistungen werden als "Storniert" gekennzeichnet. Eine Abrechnung dieser Leistungen ist nicht mehr möglich.
    • Abgebrochen:
      Dieser Eintrag kann nur gewählt werden, wenn die Veranstaltung schon begonnen hat und der Teilnehmer nicht mehr an der Veranstaltung teilnehmen möchte – demnach also die seine Teilnahme abbricht. Es werden keine abgerechneten Leistungen gutgeschrieben und auch keine Stornogebühren berechnet.

  3. Bestätigen Sie Ihre Auswahl.

  4. Durchführung des Stornierungsprozess: Im Anschluss erhalten Sie die Information, dass der Stornierungsprozess durchgeführt wird.

    • Nicht abgerechnete Leistungen werden auf "storniert" gesetzt. Für bereits abgerechnete Leistungszeilen werden negative Leistungszeilen erstellt, die als Gutschrift abgerechnet werden können (nicht bei der Auswahl "Abgebrochen").
    • Storniert (Teilnehmer) wird in Abhängigkeit vom Stornocode eine Stornogebühr in Form einer neuen Leistungszeile angelegt, sofern die Stornierung in einem gebührenpflichtigen Zeitraum erfolgte.

    Die Abrechnung erfolgt über die bereits beschriebenen Abrechnungsfunktionen. Werfen Sie jetzt einen Blick in die Teilnehmerleistungen und sehen Sie, dass Ihr stornierter Teilnehmer eine Gutschrift erhalten hat und ggf. eine Stornogebühr berechnet wurde.

  5. Veranstaltung abrechnen: Wählen Sie aus dem oberen Menü der Veranstaltungskarte "Veranstaltung abrechnen" um die offenen Leistungen aller Teilnehmer der gesamten Veranstaltung abzurechnen oder im Menü "Funktionen" zum Teilnehmer den Menüpunkt "Teilnehmer abrechnen", um einen einzelnen oder mehrere markierte Teilnehmer abzurechnen. Es gibt in der Teilnehmertabelle ein Feld "Keine Abrechnung". Damit kann die Abrechnung eines Teilnehmers temporär unterbunden werden, z. B. weil der Teilnehmer noch eine Rechnungsadresse klären muss.

  6. Überprüfung: Auf der Veranstaltungskarte sehen Sie, dass der Teilnehmer den Status entsprechend der Auswahl zu Beginn der Stornierung erhalten hat.

Teilnehmer erneut anmelden

Sollte ein Teilnehmer storniert sein, jedoch wieder angemeldet werden, so klicken Sie auf die Funktion "Teilnehmer neu anmelden". Dadurch wird der stornierte Teilnehmer erneut registriert. Sie erhalten einen Hinweis, dass die Leistungen des Teilnehmers geprüft und bei Bedarf manuell bearbeitet werden müssen.

Teilnehmer für alle Teilnehmer auf Teilgenommen setzen

Ausgehend von der Verstantaltungskarte wählen Sie "Aktionen", "Teilnehmer" und "Status Teilgenommen setzen".

Alle Teilnehmer, die den Status Anmeldung haben werden auf den Status "Teilgenommen" gesetzt. Etwaige Abbrüche oder Stornos müssen zuvor bearbeitet werden. Nutzen Sie diese Funktion nicht, erhalten alle Teilnehmer den Status = "Teilgenommen" mit dem Abschluss der Veranstaltung.

Teilnehmerstatus für alle Teilnehmer auf Bestanden setzen

Ändern Sie den Teilnehmerstatus in den Zeilen der Veranstaltungskarte auf "Bestanden setzen", wenn alle bestanden haben. Wählen Sie "Aktionen", "Teilnehmer" und "Bestanden setzen".

Hinweis

Dies betrifft ausschließlich die Teilnehmer, die zuvor "Status = Teilgenommen" hatten.

Teilnehmer als Nachrücker, Interessiert oder Nicht Angemeldet kennzeichnen

Für bereits angemeldete Teilnehmer, für die eine Anmeldebestätigung erstellt wurde, stehen über das Menü "Funktionen" in der Teilnehmerzeile weitere Statusänderungen zur Verfügung. So können Sie einen Teilnehmer nachträglich z. B. als Nachrücker kennzeichnen oder seinen Status auf "Interessiert" zurücksetzen.

Öffnen Sie die Veranstaltung. Markieren Sie in den Teilnehmerzeilen den gewünschten Teilnehmer und wählen Sie uim Menü unter "Funktionen" die entsprechende Optionen:

Funktion Beschreibung
Nachrücker Setzt den Status des Teilnehmers auf "Nachrücker". Es ist keine Voraussetzung, dass beim Ändern auf den Status "Nachrücker" bereits eine Anmeldebestätigung erstellt wurde. Sollte eine erstellt worden sein, dann wird das Kennzeichen "Anmeldebestätigung erstellt" zurückgesetzt. Nach der Statusänderung wird das Kennzeichen "Anmeldebestätigung verschickt" in der Teilnehmerzeile automatisch zurückgesetzt, da Nachrücker eine eigene Anmeldebestätigung erhalten.
Hinweis: Die Funktion "Nachrücker" setzt voraus, dass die Anmeldebestätigung bereits versendet wurde. Das automatische Zurücksetzen des Kennzeichens "Anmeldebestätigung verschickt" stellt sicher, dass der Teilnehmer nach einem eventuellen Nachrücken erneut eine Anmeldebestätigung als vollwertiger Teilnehmer erhält.
Interessiert Setzt den Status des Teilnehmers auf "Interessiert". Der Teilnehmer nimmt in diesem Status keinen Teilnehmerplatz in Anspruch und kann nicht abgerechnet werden.
Nicht Angemeldet Hebt die Anmeldung des Teilnehmers auf, ohne eine Stornierung durchzuführen. Der Status "Nicht angemeldet" kann nur bei optionalen untergeordneten Modulen eines Lehrgangs gesetzt werden.
Alle optionalen Module anmelden Meldet den Teilnehmer für alle optionalen Module der Veranstaltung an, sofern verknüpfte Veranstaltungen mit optionalen Modulen vorhanden sind.
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