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Gremiensitzung anlegen
Möchten Sie eine Gremiensitzung erstellen, haben Sie hierfür zwei Wege zur Auswahl. Sie können eine Gremiensitzung mit oder ohne zugeordnetes Gremium erstellen.
Gremiensitzung aus Gremien heraus anlegen (mit zugeordnetem Gremium)
Öffnen Sie über die Suche Ihre "Gremien". Wählen Sie das Gremium aus, zu dem Sie eine Gremiensitzung erstellen möchten.
Wählen Sie unter Aktionen "Gremiensitzung" und erstellen Sie anschließend eine neue Sitzung über "Neu". Ergänzen Sie die Informationen in den dort aufgeführten Registern.
Hinweis
Beachten Sie, dass die Erstellung einer Gremiensitzung nur möglich ist, wenn der Status des Gremiums "aktiv" ist.
Hinweis
Sie können sich pro Status einen passenden "Flexiblen Stapel" im Rollencenter anlegen.
Gremiensitzung anlegen (ohne zugeordnetes Gremium)
Öffnen Sie über die Suche "Gremiensitzungen" ein und wählen Sie "Neu".
Der Unterschied zu "Gremiensitzung mit zugeordnetem Gremium anlegen" ist, dass der Gremiensitzung kein konkretes Gremium zugeordnet ist. Wählen Sie unter "Gremiennr." ein Gremium aus und fahren mit der Bearbeitung fort.
Felder im Überblick
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Beschreibung | Beschreibung der Sitzung (z.B. Thema, …) |
| Beschreibung 2 | s.o. |
| Status | Status der Sitzung, kann genutzt werden, um eigene Stapel im RC zu erstellen ("Flexible Stapel"). |
| Verkäufercode | Zuständiger Mitarbeiter für die Sitzung. |
| Gremiennr. | Der Sitzung zugewiesenes Gremium. |
| Gremienbeschreibung | Wird autom. aus dem Gremium gefüllt. |
| Gremienbeschreibung 2 | s.o. |
| Dimension 1 (oft "Kostenstelle") | Wird nur bei Abrechnung von Aufwandsentschädigungen benötigt. |
| Dimension 2 (oft "Kostenträger") | s.o. |
| Startdatum | Datum/Uhrzeit der Sitzung. |
| Startzeit | s.o. |
| Enddatum | s.o. |
| Endzeit | s.o. |
| Sitzungsort Nr. | Auswahl eines Kontaktes (muss das Kennzeichen "Veranstaltungsort" haben), wo die Sitzung stattfindet. |
| Sitzungsort Name | Wird autom. aus den Kontaktstammdaten des Sitzungsortes gefüllt. |
| Sitzungsort Name 2 | s.o. |
| Sitzungsort Ort | s.o. |
| Online Meeting URL | Für Online-Sitzungen kann hier eine URL z. B. für einen Teams-Termin eingetragen werden. Die URL steht als Seriendruckfeld zur Verfügung kann über ein Segment an die Teilnehmer verschickt werden. |
| Aufgabenkatalog | Aufgabenkatalog für diese Sitzung. |
| Eingeladen am | Wird beim Erstellen der Einladungen gesetzt. |
| Aufwandsentschädigungen an alle Teilnehmer kopiert | Wird beim Erstellen der Aufwandsentschädigungen gesetzt. |
Gremiensitzung reservieren
Sie können Reservierungen vornehmen, um eigene Räume/Ressourcen für den Sitzungstermin zu buchen. Ausgehen von einer Gremiensitzung, wählen Sie den Menüpunkt "Zugehörig" und navigieren zu "Reservierung". Mehr zu dem Thema Raum- und Ressourcenmanagement lesen Sie in unserer Dokumentation.
Bemerkungen zu einer Gremiensitzung erfassen
Nutzen Sie die Funktion, wenn Sie einer Gremiensitzung Bemerkungen hinzuzufügen möchten. Die Funktion finden Sie unter "Zugehörig" und "Bemerkungen". Es öffnet sich eine Tabelle, in der Sie beliebigen Text eingeben können. Der Text erscheint nicht auf Belegen, sondern dient lediglich internen Zwecken. Alternativ nutzen Sie die "Notizen", welche Sie neben den "Details" finden.