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Automatische Verarbeitung von Vorfällen
Die automatische Verarbeitung von Vorfällen ermöglicht Ihnen einen effizienten und fehlerfreien Workflow für eingehende Kommunikation. Anstatt E-Mails manuell zu prüfen und Vorfälle manuell anzulegen, übernimmt das System diese Aufgaben vollautomatisch.
Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Sie die automatische Verarbeitung mithilfe von Aufgabenwarteschlangen einrichten. Sie lernen drei zentrale Funktionen kennen:
- E-Mail-Import: Automatischer Import eingehender E-Mails aus einem konfigurierten E-Mail-Konto
- Vorfallserstellung: Automatische Umwandlung importierter E-Mails in Vorfälle mit intelligenter Kategorisierung
- Bereinigung: Automatisches Löschen verarbeiteter Einträge zur Sicherstellung der Systemperformance
Alle Funktionen finden Sie in der "unitop Vorfall-Einrichtung" im Menüband unter "Aktionen".
Aufgabenwarteschlange für Bereinigung erstellen
Diese Funktion erstellt einen Aufgabenwarteschlangenposten, der verarbeitete eingehende Kommunikation automatisch nach einem definierten Zeitraum löscht. Dies verhindert, dass die Puffertabelle für eingehende Kommunikation unnötig anwächst und hält Ihr System performant.
Verwenden Sie diese Funktion in folgenden Situationen:
- Nach der initialen Einrichtung des Vorfallsmanagements
- Wenn verarbeitete eingehende Kommunikation automatisch aufgeräumt werden soll
- Zur Sicherstellung der Datenbankperformance
Wichtig
Die Bereinigung betrifft ausschließlich die Puffertabelle "GOB Incident Inbound Comm.", in die E-Mails vor der Erstellung eines Vorfalls importiert werden. Die Vorfälle selbst bleiben unverändert.
Tipp
Definieren Sie den Löschzeitraum im Feld "Verarbeitete löschen nach" entsprechend Ihrer Nachvollziehbarkeitsanforderungen. Übliche Werte sind 30 oder 90 Tage.
Ausführung:
Öffnen Sie über die Suche "unitop Vorfall-Einrichtung".
Wählen Sie im Menüband "Aktionen" den Punkt "Aufgabenwarteschlange für Bereinigung eingehender Kommunikation erstellen".
- Ein wiederkehrender Aufgabenwarteschlangenposten wird erstellt
- Die Codeunit 5227884 "GOB Inc. Inb. Comm. Cleanup" wird ausgeführt
- Standardintervall: 1440 Minuten (24 Stunden)
- Der Aufgabenwarteschlangenposten ist nach Erstellung sofort aktiv
- Die Bereinigung erfolgt basierend auf dem Wert im Feld "Verarbeitete löschen nach" der Vorfall-Einrichtung
Aufgabenwarteschlange für E-Mail-Import erstellen
Diese Funktion erstellt einen Aufgabenwarteschlangenposten, der in regelmäßigen Abständen E-Mails aus einem konfigurierten E-Mail-Konto importiert und daraus automatisch Vorfälle erstellt.
Verwenden Sie diese Funktion in folgenden Situationen:
- Nach der Konfiguration des E-Mail-Import-Kontos
- Wenn E-Mails automatisch in Vorfälle umgewandelt werden sollen
- Zur Gewährleistung eines kontinuierlichen Imports eingehender E-Mails
Hinweis
Die Funktion kann nur ausgeführt werden, wenn ein E-Mail-Import-Konto konfiguriert ist. Andernfalls wird eine Fehlermeldung angezeigt.
Tipp
Sie können das Standardintervall von 60 Minuten nach der Erstellung in der Aufgabenwarteschlange anpassen. Bei hohem E-Mail-Aufkommen empfiehlt sich ein kürzeres Intervall von 15 bis 30 Minuten.
Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein:
- Das Feld "E-Mail Import Konto" in der Vorfall-Einrichtung ist ausgefüllt
- Ein gültiges E-Mail-Konto mit Connector V3-Unterstützung ist konfiguriert
Ausführung:
Öffnen Sie über die Suche "unitop Vorfall-Einrichtung".
Wählen Sie im Menüband "Aktionen" den Punkt "Erstelle E-Mail Import Aufgabenwarteschlangenposten".
- Ein wiederkehrender Aufgabenwarteschlangenposten wird erstellt
- Die Codeunit "GOB DC Import Emails" wird ausgeführt
- Standardintervall: 60 Minuten
- Der Aufgabenwarteschlangenposten ist nach Erstellung sofort aktiv
- Der Import verwendet das im Feld "E-Mail Import Konto" konfigurierte E-Mail-Konto
Bericht zur Verarbeitung eingehender Kommunikation
Dieser Bericht (Bericht-ID: 5229239 "Verarbeitung Eingehender Kommunikation") verarbeitet Einträge aus der Tabelle "GOB Incident Inbound Comm." und erstellt daraus automatisch Vorfälle. Die Zuordnung erfolgt basierend auf den definierten Kategorien und Zuordnungsregeln.
Verarbeitungslogik
Der Bericht arbeitet in folgenden Schritten:
- Filterung eingehender Kommunikationseinträge nach Absender, Status und Empfangszeitpunkt.
- Ausführung der Codeunit "GOB Process Inc. Inb. Comm." für jeden gefilterten Eintrag.
- Automatische Vorfallserstellung mit folgenden Eigenschaften:
- Zuordnung zur passenden Kategorie (bei KI-Nutzung automatisch)
- Verknüpfung mit dem entsprechenden Kontakt, Debitor oder Kreditor
- Übernahme von E-Mail-Betreff, Inhalt und Anhängen
Manuelle Integration in die Aufgabenwarteschlange
Sie können den Bericht zur Verarbeitung eingehender Kommunikation manuell in die Aufgabenwarteschlange einplanen. Gehen Sie folgendermaßen vor:
- Öffnen Sie über die Suche "Aufgabenwarteschlangenposten".
- Erstellen Sie einen neuen Posten.
- Füllen Sie folgende Felder aus:
- Allgemein: Auszuführendes Objekt: Bericht
- Allgemein: Objekt-ID, die ausgeführt werden soll: 5229239, danach werden einige Felder initial gefüllt
- Allgemein: Objektbeschreibung zur Ausführung: Verarbeitung Eingehender Kommunikation
- Berichtsausgabe: Art der Berichtsausgabe: Keine (Nur Verarbeitung)
- Legen Sie unter "Wiederholung" das gewünschte Intervall fest (z. B. 5 bis 15 Minuten).
- Setzen Sie über das Menüband den Status auf "Bereit", um den Aufgabenwarteschlangenposten zu aktivieren.
Hinweis
Dieser Bericht bildet den Kern der automatischen Vorfallserstellung aus eingehender Kommunikation. Er arbeitet eng mit dem E-Mail-Import zusammen, der die Daten in die Puffertabelle einspeist.
Tipp
Passen Sie das Verarbeitungsintervall an Ihr E-Mail-Aufkommen an.