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Texte in Belegen
Kopf- und Fußtexte
Kopf- und Fußtexte im Verkauf, Einkauf und Service werden bei Anlage der Belege, bzw. Auswahl von Debitor/Kreditor ermittelt.
Suchvorgang im Hintergrund
Am Beispiel Verkaufstexte: Die verfassten Verkaufstexte sind unter anderen mit den Debitoren oder Geschäftsbuchungsgruppen verknüpft. Wenn unitop einen existierenden Verkaufstext automatisiert in einen Beleg einfügen soll, folgt es einem spezifischen Suchverhalten:
- Zunächst wird geprüft, ob für den entsprechenden Debitor bereits individuelle Verkaufstexte mit der Verkaufsart "Debitor” existieren.
- Bleibt die Suche erfolglos, wird anschließend nach Texten für die Geschäftsbuchungsgruppe des Debitors gesucht.
- Wurden auf Basis der Geschäftsbuchungsgruppe ebenso keine Verkaufstexte ermittelt, wird nach Verkaufstexten der Verkaufsart "Standard” gesucht.
- Konnten ein oder mehr Verkaufstexte zuvor ermittelt werden, werden zusätzlich die Texte der Verkaufsart "Immer” auf dem Beleg platziert.
Neukalkulation von Texten
Werden entscheidende Felder im Beleg nachträglich geändert, d. h. die Geschäftsbuchungsgruppe (z. B. bei Auswahl einer alternativen Lieferadresse, die abweichende Buchungsgruppen hinterlegt hat), Sprachcode oder Debitor / Kreditor, können die Kopf- und Fußtexte neu kalkuliert werden (siehe Einrichtung). Im anschließenden Dialogfenster können Sie entscheiden, ob Texte überschrieben werden sollen (eine manuelle Anpassung im Vorfeld ist ebenso möglich). Bei Bestätigung werden sämtliche Kopf- und Fußtexte neu kalkuliert und damit vorherige automatische und ggf. manuell geänderte Texte überschrieben.
Kopf-/Fußtexte anzeigen und bearbeiten
Die Haupt Kopf- und Fußtexte eines Belegs (z. B. ein Text für Auftragsbestätigung in einem Verkaufsauftrag) sind in dem Summenbereich des Belegs über direkte Schaltflächen "Kopftext anzeigen" und "Fußtext anzeigen" zu finden. Hierüber öffnet sich erneut ein HTML-Editor mit dem zuvor gefüllten Text, der hier weiter manuell bearbeitet werden kann.
Über das zweite Symbole in dem Editor kann eine Vorschau gestartet werden, wo in einem Vorschaufenster der Platzhalter mit validen Daten ersetzt wird.
Texte für Folgebelege, beim Auftrag z. B. gebuchte Lieferung und gebuchte Rechnung, sind über zusätzliche Schaltflächen im Beleg erreichbar. Unter "Zugehörig", "Auftrag", "Erweiterte Verkaufstexte" sind jeweils die HTML-Editoren für Kopf- und Fußtexte aufrufbar und ebenfalls editierbar.
Hinweis
Soll manuell ein Hinweis, der auch für Folgebelege relevant ist, hinzugefügt werden, muss dies über den entsprechenden Text gemacht werden. Ein Text, der am Beleg selbst geändert wird, wird nicht automatisch auch in den Texten für die Folgebelege hinterlegt.
Zeilentexte
Die unitop Texte werden, wie Textbausteine von Artikeln bei Anlage von Artikelzeilen in Belegen eingefügt, wenn entsprechende Texte hinterlegt wurden, bzw. Filter greifen.
Die Texte können über das Auswahlmenü neben dem Feld "Beschreibung" der Verkaufszeile im Editor geöffnet und bearbeitet werden. Ebenso können Sie hier im HTML-Editor die Vorschau aufrufen.
Standardtexte hinzufügen
Sollen weitere vordefinierte Textbausteine genutzt werden, die zwar nicht als Vorbelegung bei Anlage von Belegen gezogen werden, aber je nach Bedarf ausgewählt werden können, ist dies mit der Funktion "Standardtextcodes einfügen" in Belegen möglich. Es öffnet sich eine weitere Karte, in die Sie ein oder mehrere Belegarten auswählen können, sowie die gewünschte Position und der Textbaustein selbst. Damit der gewünschte Text in den Beleg übernommen wird, wählen Sie "Aktionen", "Texte in Beleg übernehmen". Der Text wird ggf. bei einem bestehenden Text hinzugefügt (vorherig automatisch eingefügte Texte werden nicht zuerst gelöscht).
Texte in gebuchten und archivierten Belegen
In gebuchten Belegen wie Lieferscheinen oder Rechnungen, werden die entsprechenden Texte bei Buchung übertragen. Sie können ebenfalls im Summenbereich des Belegs über "Kopftext anzeigen" und "Fußtext anzeigen", sowie in den Zeilen bei Klick auf die "Beschreibung" angezeigt werden. Die Texte sind an dieser Stelle nicht editierbar. Gleiches gilt für Archivdokumente.
Texte beim Kopieren von Belegen
Werden Belege kopiert, können Sie standardmäßig entscheiden, ob diese inklusive dem Kopfbereich kopiert werden. Gleichzeitig entscheiden Sie, ob unitop die Zeilen kopiert oder diese neu kalkuliert werden.
Nutzen Sie zusätzliche Optionen auf der Karte "Belege kopieren", um Texte aus dem Ursprungsbeleg zu kopieren oder neu zu kalkulieren.
Bei den Kopf- und Fußtexten ist zu beachten, dass es diese für jede Belegart separat gibt. Entsprechend werden, je nach Quell- und Zielbeleg des Kopierprozesses, die relevanten Texte identifiziert. Wird z. B. ein neuer Verkaufsauftrag (VK) als Kopie einer Verkaufslieferung (VL) angelegt, erhält der neue VK-Auftrag die Texte des ursprünglichen VK-Auftrags dieser Lieferung. Der Text der VK-Lieferung wiederum wird ebenfalls als Text für eine Lieferung im neuen Auftrag hinterlegt. Die Logik funktioniert im Ein- und Verkauf analog.
Legen Sie einen neuen Beleg an und wählen "Beleg kopieren" aus dem Menü. Wählen Sie:
Inklusive Kopf: Die "Kopf-/Fußtexte" werden automatisch mit "Von Beleg kopieren" vorbelegt. Wählen Sie im Anschluss "Neu kalkulieren".
Hinweis
Wird der Beleg exklusive des Kopfes kopiert, werden Kopf-/Fußtexte bereits durch Auswahl des Debitors/Kreditors im erstellten Beleg neu kalkuliert.
Zeilentexte: Die Zeilentexte werden vorbelegt, wenn das Feld "Inklusive Kopf" der Option "Von Beleg kopieren soweit vorhanden" entspricht. Wählen Sie im Anschluss "Neu kalkulieren".
Hinweis
Es kann sein, dass standardmäßig bei der Kopie von bestimmten Quellbelegen für Zeilen lediglich die Option zur Neukalkulation von Zeilen besteht (z. B. Kopie eines Lieferscheins in einen neuen Auftrag). Die Option für Texte ist aber sowohl mit der Kopie als auch der Neukalkulation möglich.