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Texte in Belegen
Diese Seite beschreibt die optionalen Funktionen des unitop Textmanagements: von der automatischen Ermittlung von Kopf- und Fußtexten über die Neukalkulation bis hin zum Kopieren von Texten zwischen Belegen.
Kopf- und Fußtexte
Kopf- und Fußtexte im Verkauf, Einkauf und Service werden bei Anlage der Belege, bzw. Auswahl von Debitor/Kreditor ermittelt.
Suchvorgang im Hintergrund
Am Beispiel Verkaufstexte: Die verfassten Verkaufstexte sind unter anderen mit den Debitoren oder Geschäftsbuchungsgruppen verknüpft. Wenn unitop einen existierenden Verkaufstext automatisiert in einen Beleg einfügen soll, folgt es einem spezifischen Suchverhalten:
Zunächst wird geprüft, ob für den entsprechenden Debitor bereits individuelle Verkaufstexte mit der Verkaufsart "Debitor" existieren.
Bleibt die Suche erfolglos, wird anschließend nach Texten für die Geschäftsbuchungsgruppe des Debitors gesucht.
Wurden auf Basis der Geschäftsbuchungsgruppe ebenso keine Verkaufstexte ermittelt, wird nach Verkaufstexten der Verkaufsart "Standard" gesucht.
Konnten ein oder mehr Verkaufstexte zuvor ermittelt werden, werden zusätzlich die Texte der Verkaufsart "Immer" auf dem Beleg platziert.
Neukalkulation von Texten
Werden entscheidende Felder im Beleg nachträglich geändert, können die Kopf- und Fußtexte neu kalkuliert werden (siehe Einrichtung). Dies betrifft folgende Felder:
- Geschäftsbuchungsgruppe (z. B. bei Auswahl einer alternativen Lieferadresse mit abweichenden Buchungsgruppen)
- Sprachcode
- Debitor / Kreditor
Im anschließenden Dialogfenster entscheiden Sie, ob Texte überschrieben werden sollen. Eine manuelle Anpassung im Vorfeld ist ebenso möglich. Bei Bestätigung werden sämtliche Kopf- und Fußtexte neu kalkuliert und damit vorherige automatische und ggf. manuell geänderte Texte überschrieben.
Kopf-/Fußtexte anzeigen und bearbeiten
Die Haupttexte eines Belegs sind über zwei Wege erreichbar:
Direktzugriff im Beleg: Die Schaltflächen "Kopftext anzeigen" und "Fußtext anzeigen" im Summenbereich des Belegs öffnen den HTML-Editor mit dem zuvor gefüllten Text. Über das zweite Symbol im Editor können Sie eine Vorschau starten, bei der Platzhalter mit validen Daten ersetzt werden.
Folgebelege: Texte für Folgebelege (z. B. gebuchte Lieferung und gebuchte Rechnung) sind über "Zugehörig", "Auftrag", "Erweiterte Verkaufstexte" aufrufbar. Die HTML-Editoren für Kopf- und Fußtexte sind dort ebenfalls editierbar.
Hinweis
Soll manuell ein Hinweis, der auch für Folgebelege relevant ist, hinzugefügt werden, muss dies über den entsprechenden Text gemacht werden. Ein Text, der am Beleg selbst geändert wird, wird nicht automatisch auch in den Texten für die Folgebelege hinterlegt.
Zeilentexte
Die unitop Texte werden wie Textbausteine von Artikeln bei Anlage von Artikelzeilen in Belegen eingefügt, wenn entsprechende Texte hinterlegt wurden bzw. Filter greifen.
Die Texte können über das Auswahlmenü neben dem Feld "Beschreibung" der Verkaufszeile im Editor geöffnet und bearbeitet werden. Ebenso können Sie hier im HTML-Editor die Vorschau aufrufen.
Standardtexte hinzufügen
Sollen weitere vordefinierte Textbausteine genutzt werden, die nicht automatisch bei Anlage von Belegen eingefügt werden, aber bei Bedarf auswählbar sind, verwenden Sie die Funktion "Standardtextcodes einfügen" in Belegen:
Öffnen Sie im Beleg die Funktion "Standardtextcodes einfügen". Es öffnet sich eine Karte.
Wählen Sie eine oder mehrere Belegarten sowie die gewünschte Position und den Textbaustein aus.
Bestätigen Sie die Übernahme über "Aktionen", "Texte in Beleg übernehmen".
Hinweis
Der Text wird ggf. bei einem bestehenden Text ergänzt. Vorher automatisch eingefügte Texte werden nicht gelöscht.
Texte in gebuchten und archivierten Belegen
In gebuchten Belegen wie Lieferscheinen oder Rechnungen werden die entsprechenden Texte bei Buchung übertragen. Sie können ebenfalls angezeigt werden:
- Im Summenbereich des Belegs über "Kopftext anzeigen" und "Fußtext anzeigen"
- In den Zeilen bei Klick auf die "Beschreibung"
Die Texte sind an dieser Stelle nicht editierbar. Gleiches gilt für Archivdokumente.
Texte beim Kopieren von Belegen
Werden Belege kopiert, können Sie entscheiden, ob diese inklusive dem Kopfbereich kopiert werden und ob unitop die Zeilen kopiert oder neu kalkuliert.
Nutzen Sie die zusätzlichen Optionen auf der Karte "Belege kopieren", um Texte aus dem Ursprungsbeleg zu kopieren oder neu zu kalkulieren.
Hinweis
Kopf- und Fußtexte gibt es für jede Belegart separat. Wird z. B. ein neuer Verkaufsauftrag (VK) als Kopie einer Verkaufslieferung (VL) angelegt, erhält der neue VK-Auftrag die Texte des ursprünglichen VK-Auftrags. Der Text der VK-Lieferung wird ebenfalls als Lieferungstext im neuen Auftrag hinterlegt. Die Logik funktioniert im Ein- und Verkauf analog.
Legen Sie einen neuen Beleg an und wählen Sie "Beleg kopieren" aus dem Menü. Wählen Sie:
Inklusive Kopf: Die "Kopf-/Fußtexte" werden automatisch mit "Von Beleg kopieren" vorbelegt. Wählen Sie im Anschluss "Neu kalkulieren".
Hinweis
Wird der Beleg exklusive des Kopfes kopiert, werden Kopf-/Fußtexte bereits durch Auswahl des Debitors/Kreditors im erstellten Beleg neu kalkuliert.
Zeilentexte: Die Zeilentexte werden vorbelegt, wenn das Feld "Inklusive Kopf" der Option "Von Beleg kopieren soweit vorhanden" entspricht. Wählen Sie im Anschluss "Neu kalkulieren".
Hinweis
Es kann sein, dass standardmäßig bei der Kopie von bestimmten Quellbelegen für Zeilen lediglich die Option zur Neukalkulation von Zeilen besteht (z. B. Kopie eines Lieferscheins in einen neuen Auftrag). Die Option für Texte ist aber sowohl mit der Kopie als auch der Neukalkulation möglich.