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Grundeinrichtung Veranstaltungsmanagement

Rufen Sie über die Suche "Veranstaltungsmanagement Einrichtung" auf oder klicken im Rollencenter auf "Einrichtung", "Veranstaltungsmanagement Einrichtung".

Allgemein

Feld Beschreibung
Rechnung vor/nach Kursbeginn Die Datumsformel gibt an, wann eine Rechnung erstellt wird. Nutzen Sie einen negativen Wert, wenn eine Rechnungsstellung vor Veranstaltungsbeginn erfolgt bzw. einen positiven Wert, wenn eine Rechnungsstellung nach Veranstaltungsbeginn geplant ist.
N.N. Teilnehmer Mit dieser Funktion können namentlich noch nicht bekannte Teilnehmer ("N.N. Teilnehmer") eines Unternehmens zu einer Veranstaltung angemeldet werden. Der N.N.-Teilnehmer ist ein besonderer Kontakt, dessen Kontaktnr. hier ausgewählt wird. N.N. Teilnehmer können zu einem späteren Zeitpunkt durch einen "echten" Personenkontakt ausgetauscht werden. N.N. Teilnehmer können wie normale Teilnehmer abgerechnet oder storniert werden.
Standardpreisgruppe Ist in den Stammdaten eines Teilnehmers/eines Unternehmens keine Standard-Debitorenpreisgruppe hinterlegt, wird bei der Teilnehmeranmeldung die hier eingetragene Standardpreisgruppe genutzt.
Artikelkategoriencode Gibt die Artikelkategorie an, die für Leistungen einer Veranstaltung erlaubt ist.
Verkaufsbeleg buchen Steuert, ob Verkaufsbelege (Rechnungen, Gutschriften für Teilnehmer und Inhouse) direkt gebucht oder zunächst ungebucht erstellt werden.
Einkaufsbeleg buchen Steuert, ob Einkaufsrechnungen (aus der Dozentenabrechnung) direkt gebucht oder zunächst ungebucht erstellt werden.
Verknüpfte Veranstaltungen Aktivieren Sie den Schalter "Verknüpfte Veranstaltungen", wenn Sie diese nutzen möchten bzw. deaktivieren Sie den Schalter, wenn eine Nutzung nicht gewünscht ist. Bei Deaktivierung werden Menüpunkte für verknüpfte Veranstaltungen ausgeblendet.
Vorgangsrecherche Aktivieren oder deaktivieren Sie die Vorgangsrecherche. Die Vorgangsrecherche kann nur aktiviert werden, wenn das unitop Dokumenten-Management-System (DMS) eingerichtet ist. Lesen Sie mehr zu unitop DMS.
Datumsformel Statistik Vorkalkulation Gibt die Datumsformel an, die zur Berechnung der Statistiken in der Vorkalkulation für Veranstaltungen verwendet wird.
Startdatum als Buchungsdatum verwenden Gibt an, ob das Startdatum einer Veranstaltung auch als Buchungsdatum verwendet wird.
Vertriebskanäle Für Einkaufs- und Verkaufsbelege können Vertriebskanäle angelegt werden, um darüber z. B. unterschiedliche Beleglayouts zu steuern. Für die Preiskalkulation muss ein Vertriebskanalcode eingetragen werden. Weitere Details können in der entsprechenden unitop Dokumentation eingesehen werden.

Nummerierung

Legen Sie unter "Nummerierung" die Nummernserie für die Veranstaltungsvorlagen, die Veranstaltungen sowie für die Belege fest. Mehr über Nummernserien lesen Sie im Standard von Microsoft.

Schriftverkehr

Im Register "Schriftverkehr" haben Sie u. a. die Möglichkeit Vertriebskanäle für Einkaufs- und Verkaufsbelegen zu hinterlegen. Über die Vertriebskanäle können unterschiedliche Layouts gesteuert werden. Diese Einrichtung ist optional. Eine erforderliche Einrichtung ist hingegen der Vertriebskanal für die Preiskalkulation. Im Rollencenter kann über den Menüpunkt "Einkaufs- oder Verkaufsbeleg anlegen" ein manueller Beleg angelegt werden. Die Vertriebskanäle werden dabei berücksichtigt.

Feld Beschreibung
Vertriebskanal Verkaufsbelege Gibt den Code des Vertriebskanals für Belege aus Veranstaltungen an.
Vertriebskanal Einkaufsbelege Gibt den Code des Vertriebskanals für Einkaufsbelege aus Veranstaltungen an.

Mehr zu dem Thema Vertriebskanäle lesen Sie in unserer Dokumentation.

Vorbelegung

Feld Beschreibung
Veranstaltungsort Tragen Sie hier die Kontaktnummer des eigenen Veranstaltungsortes ein.
Veranst.-Nr. als Dimension Legen Sie fest, ob die Veranstaltungsnummer automatisch als Dimension, z. B. als Kostenträger angelegt werden soll.
Dimensionscode Wählen Sie den Dimensionscode (z. B. Kostenträger) aus. Mehr über das Thema Dimensionen erfahren Sie in der Dokumentation von Microsoft.
Budgetcode Nachkalkulation Wählen Sie die Budgetvorlage für die Nachkalkulation aus.
Kontenschema Nachkalkulation Bestimmen Sie das Kontenschema für die Nachkalkulation.
Spaltenlayout Nachkalkulation Legen Sie das Spaltenlayout für die Nachkalkulation fest.
Frühbucherrabatt Mittels Datumsformel wird der Frühbucherrabatt errechnet. Wird beispielsweise "-6W" eingegeben, wird bis zu sechs Wochen vor der Veranstaltung ein Frühbucherrabatt gewährt.
Leistung Stornogebühr Legen Sie fest, welcher Service-Artikel für die Abrechnung von Stornogebühren genutzt werden soll. Dies steuert indirekt die Kontenfindung.

Online-Anmeldungen

Feld Beschreibung
Adressart Person Gibt einen Code für die Standardadressart einer Person an. Der Wert wird bei der Neuanlage einer Person aus einer Online-Anmeldung verwendet.
Adressart Unternehmen Gibt einen Code für die Standardadressart eines Unternehmens an. Der Wert wird bei der Neuanlage eines Unternehmens aus einer Online-Anmeldung verwendet.
Anrede Unternehmen Gibt einen Code für die Standardanrede eines Unternehmens an. Der Wert wird bei der Neuanlage eines Unternehmens aus einer Online-Anmeldung verwendet.
Web-Veröffentlichung ab Gibt die Datumsformel an, mit der das Datum berechnet wird, ab welchem die Veranstaltung im Web veröffentlicht werden soll. Die Berechnung basiert auf dem Startdatum der Veranstaltung.
Web-Veröffentlichung bis Gibt die Datumsformel an, mit der das Datum berechnet wird, bis wann die Veranstaltung im Web veröffentlicht werden soll. Die Berechnung basiert auf dem Enddatum der Veranstaltung.
Online Anmeldung möglich ab Gibt die Datumsformel an, mit der das Datum berechnet wird, ab welchem die Online-Registrierung möglich ist. Die Berechnung basiert auf dem Startdatum der Veranstaltung.
Online Anmeldung möglich bis Gibt die Datumsformel an, mit der das Datum berechnet wird, bis wann die Online-Registrierung möglich ist. Die Berechnung basiert auf dem Enddatum der Veranstaltung.
Präfix Bankkonten Gibt einen Code an, der als ein Präfix zu aus einer Online-Anmeldung neu angelegtem Debitoren-Bankkontoverwendet wird.
Adressverwendungscode Gibt den Adressverwendungscode an, der beim Erstellen von Kontakten aus Online-Anmeldungen verwendet wird.
Basis-URL Online Anmeldungen Gibt die Basis-URL für die Online-Anmeldungen an.
Automatische Rechnungsstellung Online Anmeldungen Gibt an, ob bei der Verarbeitung einer Online-Anmeldung automatisch die Abrechnung eines Teilnehmers erfolgen soll.
Automatische Rechnungsstellung Das Kennzeichen steuert, ob bei der Verarbeitung einer Online-Anmeldung der Teilnehmer direkt abgerechnet wird.

Weitere Einrichtungen

Klicken Sie auf "Zugehörig" und anschließend auf "Veranstaltungsverwaltung Einrichtung". Hier stehen Ihnen weitere Einrichtungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Einrichtung Erläuterung
Teilnahmebescheinigungen Möchten Sie Teilnahmebescheinigungen für Ihre Veranstaltungen ausstellen, sind diese hier anzulegen. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit festzulegen, welcher Report und welches Layout bei einem Druck genutzt und ob ein HTML-Text mit auf der Bescheinigung gedruckt werden soll.
Veranstaltungsarten Klassifizieren Sie Ihre verschiedenen Veranstaltungsarten z. B. in Seminare, Lehrgänge, Kongresse, Workshops, etc.
Veranstaltungsebenen (nur bei der Verwendung von verknüpften Veranstaltungen) Legen Sie hier nach Bedarf unterschiedliche Veranstaltungsebenen fest und geben Sie an, ob es sich um über- oder untergeordnete Ebenen handelt.

1. Ausgehend von der "Veranstaltungsmanagement Einrichtung" wählen Sie "Zugehörig", "Veranstaltungsverwaltung Einrichtung", "Veranstaltungsebenen". Ein optionaler Aufruf ist über die Suche möglich.

2. In der Liste der "Veranstaltungsebenen" geben Sie den Code, die Beschreibung, Ebene und übergeordnete Ebene an. Der Wert "1" kennzeichnet immer die oberste Ebene. Es sind maximal 3 untergeordnete Ebenen möglich. Tragen Sie die Ziffer in der Spalte "Ebene" ein.

Hinweis: Die maximale Grenze der verketteten Ebenen ist auf vier begrenzt.
Fachbereiche Klassifizieren Sie Ihre Veranstaltungen in Fachbereiche oder Abteilungen und beschreiben diese.
Bildungsgutscheine Hier richten Sie die verschiedenen Arten von Bildungsgutscheinen inkl. der ausstellenden Behörden ein.
Stornierungsregeln Legen Sie beliebig viele Storno-Regelungen an und staffeln Sie die Stornogebühren nach der Kurzfristigkeit der Absage. Vorgesehen sind drei Stornostufen pro Regelung, die entweder prozentualen Wert der Teilnahmegebühren oder einen festen Betrag enthalten. Die Berechnung etwaiger Stornogebühren ist abhängig vom Datum der Stornierung und dem Startdatum der Veranstaltung. Hinweis: Wie Sie mit nicht relevanten Leistungen zur Berechnung von Stornogebühren umgehen (z. B. Verpflegungsleistungen) lesen Sie hier.
Berichtsauswahl (Veranstaltungsmanagement) Legen Sie fest, welche Reports und Layouts z. B. für Unterschriftenlisten verwendet werden sollen.
HTML Textarten Legen Sie die verschiedenen Textarten fest, die Sie später im Web zu Ihren Veranstaltungen anzeigen oder die Sie für Ihre Teilnahmebescheinigungen verwenden möchten.
Kalkulationsvorlagen Sie können beliebig viele Vorlagen für eine Vorkalkulation einrichten, da sich die zu kalkulierenden Positionen und Werte abhängig von der Art und der Komplexität der Veranstaltungen stark unterscheiden können.
Fortschrittsbalken Einrichtung Legen Sie die optische Darstellung der Grafik für die Auslastung in der Veranstaltungsübersicht fest.
Rollencenter Filter Einrichtungen Hier können Sie festlegen, dass die Werte Kacheln im Rollencenter pro Benutzer nach Sachbearbeitern oder Fachbereichen gefiltert werden sollen.
Dozenten Rollen Legen Sie für die Dozenten die verschiedenen Rollen fest, z.B. Prüfer, Aufsichtsperson.

Umgang mit Einkaufs- und Verkaufsbelegen

Ungebuchte Belege (Rechnungen, Gutschriften) erstellen oder Belege direkt buchen

Legen Sie in der "Veranstaltungsmanagement Einrichtung" fest, ob Einkaufs- und Verkaufsbelege direkt gebucht oder ungebucht erstellt werden sollen. Wenn die Belege ungebucht erstellt werden, erscheint nach einer Abrechnung eine Benachrichtigung. Klicken Sie auf die Benachrichtigung, um sich die ungebuchten Belege anzeigen zu lassen und diese im Anschluss zu buchen.

Auslastung

Die Auslastung einer Veranstaltungen kann prozentual in der Anmeldungsübersicht ("Auslastung in %") angezeigt werden.

Zusätzlich kann eine Fortschrittsbalken über die "Veranstaltungsmanagement Einrichtung/Fortschrittsbalken Einrichtung" definiert werden. Hierzu klicken Sie auf der Karte auf "Einrichtung initialisieren" und erhalten die Möglichkeit Zeichen zu generieren entsprechend einem Prozentwert und dazu ein Vorschaubild auszugeben.

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