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Feldprüfungen anlegen (Beispiel Kontakt)
Sobald eine Feldprüfung angelegt und aktiviert wurde, wird Sie im Hintergrund automatisch durchgeführt. Sie erhalten bei einer nicht validen Feldprüfung entsprechend eine Warnung, oder eine Fehlermeldung. In der Liste "Feldprüfungen", die Sie über die Suche aufrufen, legen Sie neue Feldprüfungen an. Klicken Sie dafür auf "Neu" und ergänzen Sie in der Karte folgende Felder:
| Feld | Vorgehensweise |
|---|---|
| Beschreibung | Empfehlenswert ist es die Tabelle und das Feld zu nennen, das Sie mit der Feldprüfung verknüpfen möchten. Beispiel: Contact - Person |
| Tabellennummer | Gibt die Nummer der Tabelle an, die überprüft werden soll. Sie können die Tabellen-ID eintippen oder nach dem Tabellennamen (Beispiel die 5050) oder der Begriff "Kontakt", suchen. |
| Tabellenbezeichnung | Gibt die Tabellenbezeichnung der Tabelle an, die in der Feldprüfung zugeordnet wurde. Die Tabellenbezeichnung füllt sich nach Eintragung der Tabellennummer automatisch. |
| Sprachcode | Gibt die Sprache an, die verwendet wird, wenn die Prüfung durchgeführt wird. |
| Aktiv | De-/aktivieren Sie die Prüfung nach Bedarf. Die Feldprüfung ist nur einrichtbar, wenn sie zu dem Zeitpunkt deaktiviert ist. Stellen Sie also sicher, dass Sie zunächst die Zeilen darunter gefüllt haben (siehe Prüfungen definieren). Hinweis: Um nachträgliche Anpassungen an einer Einrichtung vorzunehmen, muss eine Feldprüfung zwischenzeitlich wieder deaktiviert werden. Nach Änderung der Einrichtung muss die Feldprüfung erneut aktiviert werden. In der Zwischenzeit angelegte Daten durchlaufen nicht die Feldprüfung. Hinweis: Es wird empfohlen nach der Aktivierung von Feldprüfungen einmal den Business Central Client neu zu starten, damit die Einrichtung aktiv ist. |
| Auslösen durch verbundene Daten | Gibt an, ob die Feldprüfung ausgelöst wird, wenn verbundene Daten geändert werden. Ohne die Aktivierung muss nach Änderung von verbundenen Daten die Feldprüfung manuell aufgerufen werden, damit sich das Ergebnis ändert. |
Filter definieren
Soll die Feldprüfung nur für bestimmte Datensätze der ausgewählten Tabelle greifen, können über den gleichnamigen Menüpunkt Filter definiert werden. Es könnte für Kontakte der Art "Unternehmen" eine andere Prüfung als für Kontakte der Art "Person" sinnvoll sein. Im nächsten Fenster können alle Felder der Tabelle als Filter ausgewählt werden.
Prüfungen definieren (Wenn-Dann-Prinzip)
In den Zeilen geben Sie zeilenweise nach dem Wenn-Dann-Prinzip Ihre individuellen Feldprüfungen für den ausgewählten Datenbereich ein. In diesem Beispiel definieren Sie den Namen als notwendigen Wert auf der Kontaktkarte.
| Feld | Vorgehensweise |
|---|---|
| Prüfungsart | Für die Prüfung von Feldern ist die Option "Prüfung" auszuwählen, für die Prüfung von Untertabellen die Option "Verbundene Daten". Weitere Prüfungsarten können sein: • OK-Ergebnis • Warnung-Ergebnis • Fehler-Ergebnis Für Felder, die nicht unbedingt gefüllt werden müssen, aber vom Anwender geprüft werden sollten, kann statt "Fehler" als Ergebnis "Warnung" hinterlegt werden. |
| Feldnummer | Klicken Sie in das Feld, um mithilfe der Liste die betroffene Feldnummer auszuwählen oder per Direkteingabe die ID einzutragen. In dem Beispiel soll "Name" geprüft werden. Dieses Feld ist nicht relevant für die Prüfungsart "Verbundene Daten". |
| Feldbezeichnung | Die Feldbezeichnung befüllt sich nach Auswahl bzw. Eintragung der Feldnummer automatisch. |
| Prüf-/Ergebniswert | Gibt das Prüfkriterium zum prüfenden Feld an, wenn die Option "Prüfung" gesetzt wurde. In den anderen gewählten Optionen wird der hier angegebene Wert als Ergebnis in das betreffende Feld eingesetzt. Mögliche Auswahlen werden hier über den AssistEdit vorgeschlagen. Bei "Name" z.B. |
| Aktion | Geben Sie an, ob es sich aus Ihrer Sicht um ein Pflichtfeld (Fehler) oder eine empfohlene Eingabe handelt (Warnung). Dieses Feld ist nur relevant für die Prüfungsarten "Prüfung" und "Verbundene Daten". |
| Filter vorhanden | Für die Prüfungsart = "Verbundene Daten" können weitere Filter definiert werden. |
| Zugehörige Tabellennr. | Wenn "Prüfungsart" = "Verbundene Daten" ist hier die Untertabelle zu definieren. |
| Zugehöriger Tabellenname | Das Feld wird automatisch angezeigt. |
| Verbundene Tabellenrelation vorhanden | Bei Prüfungsart = "Verbundene Daten" muss die Haupttabelle mit der Untertabelle verknüpft sein. In der dahinterliegenden Tabelle ("Tabellenverknüpfung") kann eine Vorbelegung der Primärschlüsselverknüpfung vorgeschlagen werden. |
| Ergebniswert validieren | Das Feld ist nur relevant bei den Ergebnis-Prüfungsarten (OK, Warnung, Fehler). Es definiert, ob der Ergebniswert mit Feldvalidierung ausgeführt wird, was ggf. weitere Programmierlogiken auslöst, oder nur zugewiesen wird. |
Beispiele Feldprüfung für Stammdaten
Generell empfiehlt es sich in Projekten für die Standard- und individuellen Felder zur Unterstützung der Stammdatenpflege eine Feldprüfung zu definieren.
Artikeldaten
Wenn eine Vielzahl von Feldern im Artikelstamm sowie in Untertabellen gepflegt werden müssen, dann kann ein Artikel in Belegen genutzt werden. Für Artikeldaten könnten z. B. Beschreibung, Einheiten, Artikelkategorie, Zolltarifnummer, Kreditorennr. und Wiederbeschaffungsverfahren relevante Felder auf dem Artikel sein, die mit der Prüfungsart = "Prüfung" eingerichtet werden.
Verbundene Daten
Verbundene Daten können Verkaufs- und Einkaufspreise, Lagerhaltungsdaten oder Artikelreferenzen umfassen:
Wenn keine Zeile in der Tabelle "Artikelreferenz" existiert, welche die Referenzart "Barcode" aufweist (durch den Prüfungsfilter definiert), dann liegt das Ergebnis als "Fehler" vor.
Wenn das Feld "Gesperrt" im Artikelstamm als "Fehler-Ergebnis" genutzt wird, dann wird der Artikel automatisch nicht verwendet, um sicherzustellen, dass er erst nach vollständiger Pflege genutzt werden kann.
Wenn das Feld für "Warnungen" leer gelassen wird, dann werden Warnungen während der Prüfung angezeigt, haben aber keine Auswirkungen wie ein Fehlerergebnis.
Hinweis
Wenn als "Fehler-Ergebnis"= Datensatz "gesperrt" = "Ja" markiert wird, dann ist als "OK-Ergebnis" = Datensatz "gesperrt" = "Nein" festgelegt. In dem Fall würde nach erfolgreichem Füllen aller definierten Pflichtfelder der Datensatz automatisch entsperrt. Bei Stammdaten gilt die Empfehlung, dass nur das "Fehler-Ergebnis" definiert wird, damit der Datensatz bewusst von einem Anwender entsperrt werden muss. Andernfalls könnte die Feldprüfung den Artikel möglicherweise sofort wieder entsperren, wenn die Feldprüfung an sich erfolgreich wäre, da das Feld "gesperrt" auch manuell zur tatsächlichen Sperrung eines Artikels genutzt werden kann.
Feldprüfung in Belegen
Die Feldprüfung kann in Belegen verwendet werden, um Pflichtfelder im Verkaufsauftragskopf zu überprüfen. Sie kann auch dazu dienen festzustellen, ob es beispielsweise Zeilen ohne Menge oder Preis gibt oder ob Zeilen einer bestimmten Artikelkategorie angehören, da in diesem Fall möglicherweise weitere Klärungen erforderlich sind.
Im Gegensatz zu den Stammdaten gibt es kein Gesperrt-Kennzeichen, adäquat dazu kann das unitop Feld "Vorgangssperre" genutzt werden, welches wenn es gesetzt ist, verhindert, dass ein Beleg freigegeben werden kann. Dies verhindert dann wieder weitere Verarbeitung im Lager und Buchungen.
Das Feld "Vorgangssperre" kann genutzt werden, um zu verhindern, dass ein Beleg freigegeben werden kann, sodass keine Folgearbeiten getätigt werden können.
Hinweis
Definieren Sie ein "OK-Ergebnis", dass die Vorgangssperre bei erfolgreicher Prüfung wieder automatisch rausgenommen wird. Eine eventuelle Kollision mit manueller oder automatischer Nutzung dieses Feldes sollte projektbezogen bedacht werden.
Automatische Feldprüfung
Sobald eine Feldprüfung in Ihrer Einrichtung aktiviert wurde, wird Sie im Hintergrund automatisch durchgeführt. Sind Felder oder verbundene Daten noch nicht erfolgreich gefüllt, erscheint eine Benachrichtigung, dass Fehler oder Warnungen vorliegen. Über die Benachrichtigung ist die Ergebnisliste direkt aufrufbar. Die Ergebnisse sind zusätzlich aus der Infobox ablesbar bzw. aufrufbar. Alternativ können Sie für mehr Informationen unter "Zugehörig", "Feldprüfung", "Feldprüfung Ergebnisse" aufrufen.
Hinweis
Die Anzeige für "Verbundene Daten" (Untertabellen") unterscheidet sich in der Anzeige der Felder. In der Ergebnisübersicht in dem Feld "Aktueller Wert" wird die zu prüfende Tabelle mit einem technisch lautenden Ausdruck angegeben, z. B.: Verbundene Daten aus Tabelle "Debitor Bankkonto" wurden nicht für den Herkunftsdatensatz mit Filterung "Debitorennr.: 0050011" gefunden. In der Infobox ist nur erkenntlich, dass es fehlerhafte Untertabellen gibt.
Manuelle Feldprüfung
Über "Zugehörig", "Feldprüfung", "Feldprüfung ausführen" kann die Feldprüfung aktiv aufgerufen werden. Dies kann notwendig sein, wenn "Verbundene Daten" (Untertabellen) gepflegt werden und das Ergebnis sich nicht sofort ändert.