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Automatische Gutschriften- und Rechnungserstellung
Sofern eine Verkaufsrechnung mit falschen Angaben zum Empfänger oder den Zahlungskonditionen erstellt und gebucht worden ist, muss gemäß gesetzlicher Richtlinien zunächst eine Gutschrift sowie eine neue Rechnung ausgestellt werden.
Mit dem unitop Retourenmanagement korrigieren Sie die fehlerhaften Rechnungen direkt im System und erstellen automatisch eine Gutschrift sowie eine neue Rechnung. Bei dieser Funktion sollen nur die Werte gutgeschrieben und neu berechnet werden, ohne aber Lagerbewegungen der Artikel zu erzeugen.
Um eine gebuchte Verkaufsrechnung zu korrigieren, gehen Sie wie folgt vor:
Navigation öffnen: Wechseln Sie in der Navigation über "Verkauf" zu den "Geb. Verkaufsrechnungen".
Rechnung auswählen: Suchen Sie diejenige gebuchte Rechnung, deren Angaben Sie ändern bzw. korrigieren möchten, und öffnen Sie diese.
Korrektur starten: Gehen Sie im Menüband über "Aktionen", "Korrigieren" und klicken Sie "Adress-/Wertkorrektur", um die Angaben zu korrigieren.
Neue Rechnung prüfen: Es öffnet sich eine neue, ungebuchte Verkaufsrechnung. Diese stellt eine Kopie der ausgewählten geb. Rechnung dar. In den Artikelpositionen wird allerdings die Artikelnr. gegen einen entsprechenden Artikel Zu-/Abschlag (siehe Einrichtung) ausgetauscht, weil über die Art "Zu-/Abschlag" keine Mengen bewegt und somit überflüssige Artikelbuchungen verhindert werden. Die originalen Artikelbezeichnungen bleiben dabei weiterhin bestehen.
Angaben korrigieren: An dieser Stelle können Sie Angaben zur Adresse, Zahlungsbedingungen oder z. B. Preise oder Rabatte korrigieren. Bestimmte Änderungen, wie z. B. Mengenkorrekturen oder das Löschen von Positionen, sind hingegen nicht möglich.
Buchungsdatum anpassen (optional): Ändern Sie bei Bedarf das Buchungsdatum, wenn der Beleg nicht zum ursprünglichen Datum der zu korrigierenden Rechnung gebucht werden soll. Die Vorbelegung entspricht immer dem Datum der gebuchten Verkaufsrechnung. Passen Sie auf Aufforderung ebenso das Datum in der verknüpften Gutschrift an (empfohlen).
Hinweis
Handelt es sich um einen Beleg mit Währung, wird die Gutschrift mit dem Wechselkurs der ursprünglichen Rechnung, die neue Rechnung aber zum aktuellen Wechselkurs gebucht.
Rechnung buchen: Sobald Sie mit der Bearbeitung bzw. Korrektur fertig sind, können Sie die neu erstellte Rechnung buchen. Dabei wird die im Hintergrund automatisch erstellte zugehörige Verkaufsgutschrift zur Korrektur der ursprünglichen Rechnung ebenfalls gebucht. Die Gutschrift enthält wie die Rechnung Zu-/Abschläge anstelle der Artikelpositionen.
Hinweis
Artikelpositionen mit einem Preis von 0 in der ursprünglichen Rechnung werden nicht als Zu- oder Abschlag behandelt, sondern durch eine Ressource ersetzt. Erst wenn in dieser Position eine Preisänderung erfolgt, wird die Zeile automatisch in einen Zu- oder Abschlag umgewandelt und entsprechend zugewiesen.
Die dadurch erzeugte Verkaufsgutschrift finden Sie im Menüband unter "Verkauf", "Geb. Verkaufsgutschriften". Die neu erstellte Korrekturrechnung finden Sie im Menüband unter "Verkauf", "Geb. Verkaufsrechnungen". Durch die Nutzung von Zu-/Abschlägen wurden keine Bestandsveränderungen erzeugt. Die Wertkorrekturen wurden der ursprünglichen Lieferung zugebucht (Wertposten).
Korrektur-/Storniermöglichkeiten
Im Standard gibt es ausgehend von der gebuchten Verkaufsrechnung ebenfalls verschiedene Korrektur-/Storniermöglichkeiten. Zur Einordnung hier eine kurze Erläuterung dazu:
Korrigieren: erstellt und bucht direkt eine 1:1 Verkaufsgutschrift für die Rechnung. Existiert der zu Grunde liegende Auftrag noch, werden die gelieferten und fakturierten Mengen wieder zurückgesetzt, eine erneute Buchung aus dem Auftrag kann also erfolgen. Die gebuchte Rechnung wird auf "abgebrochen" gestellt.
Stornieren: erstellt und bucht direkt eine 1:1 Verkaufsgutschrift für die Rechnung. Die gebuchte Rechnung wird auf "abgebrochen" gestellt.
Korrekturgutschrift erstellen: erstellt und öffnet eine 1:1 Verkaufsgutschrift für die Rechnung, die dann manuell weiterbearbeitet werden kann. Die gebuchte Rechnung wird auf "abgebrochen" gestellt.
Die Funktionen sind nur so lange nutzbar, wie die gebuchte Rechnung noch offen (nicht bezahlt/ausgeglichen) ist.
Aktivität aus Reklamation
Aus einer Verkaufsreklamationskarte oder -übersicht kann über die Aktion "Benachrichtigung erstellen" eine Aktivität gestartet werden. In einer Liste erhält der Anwender die Auswahl von möglichen Aktivitätenvorlagen und kann im nächsten Schritt eine Aktivität anlegen, z. B. um eine Email an den Kunden zu schreiben.
Weitere Informationen zu Erstellen von Aktivitäten zu Kontakten und Segmenten und der unitop Beschreibung für "Erweiterte Aktivitäten".