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Versandwege im Überblick
Die unitop Beleg- und Kommunikationszentrale bietet mehrere Wege, um Belege und Dokumente an Empfänger zu senden. Diese Seite hilft Ihnen, den passenden Versandweg für Ihren Anwendungsfall zu wählen und stabile Versandprozesse einzurichten.
Versandwege und Entscheidungshilfen
Wählen Sie den Versandweg anhand des fachlichen Ziels – die folgende Übersicht hilft Ihnen, den passenden Weg für Ihren Anwendungsfall zu finden.
| Situation | Empfohlener Weg | Hinweis für den Alltag |
|---|---|---|
| Sie versenden Standardbelege mit wiederkehrendem Inhalt. | E-Mail aus Vorlage | Sorgt für einheitliche Kommunikation und spart Bearbeitungszeit. |
| Sie versenden Einzelfälle mit individuellen Erläuterungen. | E-Mail aus dem Beleg | Geeignet, wenn Inhalte kurzfristig angepasst werden müssen. |
| Dateien sind groß oder nur zeitlich begrenzt freizugeben. | E-Mail-Links statt Anhang | Reduziert Mailgrößen und ermöglicht kontrollierte Zugriffsdauer. |
| Mehrere Arbeitsschritte sollen in einem Klick gebündelt sein. | Automatischer Versand | Hilft, manuelle Zwischenschritte und Fehlerquellen zu reduzieren. |
Empfehlung für stabile Versandprozesse
Damit Ihr Versandprozess dauerhaft zuverlässig läuft, sollten Sie folgende Punkte einmalig festlegen und regelmäßig prüfen.
Standard-Versandweg definieren: Definieren Sie pro Belegart einen klaren Standard-Versandweg.
Testmodus nutzen: Nutzen Sie den E-Mail Testmodus während Einführung und Prozessanpassungen.
Vorgangsrecherche prüfen: Prüfen Sie nach dem Versand die Vorgangsrecherche auf Vollständigkeit.
Regeln für Anhang und Link: Hinterlegen Sie klare Regeln, wann Anhang und wann Link verwendet wird.