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Automatische Anmeldebestätigung einrichten und versenden
Um eine automatische Anmeldebestätigung zu konfigurieren, gehen Sie wie folgt vor:
Veranstaltungsvorlage anlegen/ergänzen: Rufen Sie die entsprechende Veranstaltungsvorlage auf. Für den automatisierten Versand von Anmeldebestätigungen werden die letzten drei Felder im Register "Information" als Basis herangezogen:
Aktivitätenvorlage Anmeldebestätigung, Sprachcode und HTML-Vorlagencode Anmeldebestätigung.
Für jede Veranstaltungsvorlage können Sie somit individuell auswählen, über welche Aktivität ein automatischer Versand einer Anmeldung möglich ist. Lesen Sie hier mehr zu Aktivitäten erstellen.**Automatischen Versand anstoßen:**Sie haben jetzt drei Möglichkeiten den automatischen Versand anzustoßen bzw. einzurichten:
Versand manuell anstoßen: Stoßen Sie in einer Veranstaltung für alle Teilnehmer den Versand der Anmeldebestätigungen über das obere Menü an, indem Sie unter "Aktionen", "Anmeldebestätigung senden – Veranstaltung" auswählen. Alternativ können Sie einen oder mehrere Teilnehmer markieren und Versand der Anmeldebestätigung auslösen, indem Sie "Zeile", "Funktionen" und "Anmeldebestätigung(en) senden" wählen. Sofern eine Veranstaltungsvorlage hinterlegt ist, werden die Informationen (Aktivitätenvorlage Anmeldebestätigung, Sprachcode und HTML-Vorlagencode Anmeldebestätigung) ohne weitere Abfrage/Eingabe verarbeitet.
Zeitgesteuerter Versand von Anmeldebestätigungen: Für eine vollumfängliche Automatisierung richten Sie einen Aufgabenwarteschlangeposten ein. In den Aufgabenwarteschlangenposten muss dazu der Report mit der ID 5229235 sowie der gewünschten Wiederholung (z. B. alle 60 Minuten) eingerichtet werden. Danach werden die Anmeldebestätigungen zeitgesteuert im Hintergrund geprüft und verschickt. Hierbei werden die Informationen Aktivitätenvorlage Anmeldebestätigung, Sprachcode und HTML-Vorlagencode Anmeldebestätigung aus der Veranstaltungsvorlage automatisch ausgelesen.
Automatischer Versand bei Anlage einer Online-Anmeldung: Die Verarbeitung einer Online-Anmeldung gilt als Auslöser für den automatischen Versand.
Bei korrekter Einrichtung erhalten alle Teilnehmer eine automatische Anmeldebestätigung, sofern eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Wenn ein den Teilnehmer eine CC E-Mail eingetragen ist, erfolgt der Versand der Anmeldebestätigungen in CC auch an diese E-Mail. Teilnehmer ohne gültige E-Mail und Veranstaltungen, bei denen eines der drei Felder Aktivitätenvorlage, Sprachcode oder HTML-Vorlagencode nicht gefüllt ist, werden beim automatischen Versand übersprungen.