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Automatische Anmeldebestätigung einrichten und versenden
Mit der automatischen Anmeldebestätigung informieren Sie Ihre Teilnehmer unmittelbar nach der Anmeldung per E-Mail. Die Funktion unterstützt drei Versandvarianten: den manuellen Versand direkt aus der Veranstaltung, einen zeitgesteuerten Versand über die Aufgabenwarteschlange sowie den vollautomatischen Versand bei der Verarbeitung einer Online-Anmeldung. Die Basis für den Versand bildet eine konfigurierte Aktivitätenvorlage in der Veranstaltungsvorlage.
Einrichtung
Um eine automatische Anmeldebestätigung zu konfigurieren, gehen Sie wie folgt vor:
Veranstaltungsvorlage einrichten: Rufen Sie die entsprechende Veranstaltungsvorlage auf. Hinterlegen Sie im Register "Information" die folgenden drei Felder als Basis für den automatischen Versand:
- Aktivitätenvorlage Anmeldebestätigung
- Sprachcode
- HTML-Vorlagencode Anmeldebestätigung
Lesen Sie hier mehr zu Aktivitäten erstellen.
Wenn aus dieser Vorlage eine neue Veranstaltung angelegt wird, werden die gleichen Felder in die Veranstaltungskarte übertragen und können dort bei Bedarf individuell angepasst werden.
Versand anstoßen: Sie haben drei Möglichkeiten, den Versand anzustoßen oder zu automatisieren:
Manueller Versand: Öffnen Sie die Veranstaltung und wechseln Sie in die Teilnehmertabelle. Markieren Sie einen oder mehrere Teilnehmer und wählen Sie in der Zeile über "Funktionen" den Punkt "Anmeldebestätigung(en) senden". Das System verwendet dabei automatisch die in der Veranstaltung hinterlegte Aktivitätenvorlage, den Sprachcode und den HTML-Vorlagencode, ohne weitere Rückfragen zu stellen. Alternativ können Sie für alle Teilnehmer gleichzeitig den Versand anstoßen, indem Sie im Menüband unter "Aktionen" den Punkt "Anmeldebestätigung senden – Veranstaltung" auswählen.
Zeitgesteuerter Versand (Aufgabenwarteschlange): Für eine vollumfängliche Automatisierung richten Sie einen Aufgabenwarteschlangeposten mit dem Report ID 5229235 und der gewünschten Wiederholung (z. B. alle 60 Minuten) ein. Das System prüft dann regelmäßig im Hintergrund, welche Teilnehmer noch keine Anmeldebestätigung erhalten haben, und versendet diese automatisch. Ob eine Anmeldebestätigung bereits verschickt wurde, ist in der Teilnehmerzeile am Feld "Anmeldebestätigung verschickt" erkennbar.
Automatischer Versand bei Online-Anmeldungen: Wenn in der Veranstaltungsmanagement Einrichtung im Register "Online-Anmeldungen" der Schalter "Anmeldebestätigung automatisch senden" aktiviert ist, wird beim Verarbeiten einer Online-Anmeldung – sobald eine Person identifiziert und in die Veranstaltung übertragen wurde – unmittelbar eine Anmeldebestätigung versendet. Dieser Versand erfolgt unabhängig vom Aufgabenwarteschlangenposten.
Bei korrekter Einrichtung erhalten alle Teilnehmer eine automatische Anmeldebestätigung, sofern eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Wenn für einen Teilnehmer eine CC-E-Mail eingetragen ist, erfolgt der Versand der Anmeldebestätigung ebenfalls in CC an diese Adresse. Teilnehmer ohne gültige E-Mail sowie Veranstaltungen, bei denen eines der drei Felder (Aktivitätenvorlage, Sprachcode oder HTML-Vorlagencode) nicht gefüllt ist, werden beim automatischen Versand übersprungen.
Anmeldebestätigung in der Sprache des Teilnehmers
Sprache des Teilnehmers: Ist in den Kontaktstammdaten des Teilnehmers ein Sprachcode hinterlegt und existiert eine passende Aktivitätenvorlage in dieser Sprache, wird die Anmeldebestätigung in der Sprache des Teilnehmers versendet.
Fallback auf Standardsprache: Ist kein Sprachcode im Kontakt hinterlegt oder ist keine passende Vorlage in der Sprache des Teilnehmers vorhanden, greift das System automatisch auf die Standardsprache zurück, die in der Veranstaltung im Feld "Sprachcode" hinterlegt ist.
Tipp
Legen Sie für jede Sprache, in der Ihre Teilnehmer Anmeldebestätigungen erhalten sollen, eine separate Aktivitätenvorlage an. So stellen Sie sicher, dass Teilnehmer aus verschiedenen Sprachregionen automatisch eine Bestätigung in ihrer bevorzugten Sprache erhalten.