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Reservierung anlegen
Wenn Sie das unitop Veranstaltungsmanagement oder die unitop Gremienverwaltung einsetzen, können Sie über das Menü aus einer Veranstaltung oder eine Gremiensitzung heraus direkt eine Reservierung anlegen. Die Reservierung und die Veranstaltung bzw. Gremiensitzung werden dann miteinander verknüpft.
Im Rollencenter können Sie über die Funktion "Neue Reservierung" unabhängig von einer Veranstaltung oder einer Gremiensitzung eine neue Reservierung anlegen. Eine spätere Verknüpfung mit einer Veranstaltung oder einer Gremiensitzung ist möglich.
Allgemein
| Feld/Schalter | Beschreibung |
|---|---|
| Nr. | Abhängig von der eingerichteten Nummernserie wird die Nummer automatisch vergeben oder kann manuell eingetragen werden. Hinweis: Die Einrichtung einer Nummernserie mit automatischer Nummernvergabe ist notwendig, wenn Reservierungen aus einer Veranstaltung oder Gremiensitzung heraus angelegt werden sollen. |
| Beschreibung (2) | Hier können Sie eine Beschreibung für die Reservierung eintragen. Das Feld wird vorbelegt bei der Erstellung einer Reservierung aus einer Veranstaltung oder Gremiensitzung. |
| Reservierungsart | Wählen Sie eine der eingerichteten Reservierungsarten aus. |
| Anzahl Personen | Hier müssen Sie die Anzahl der zu erwartenden Personen eintragen. Dieser Wert wird bei der Suche nach verfügbaren Räumen berücksichtigt. Das Feld wird vorbelegt bei der Erstellung einer Reservierung aus einer Veranstaltung oder Gremiensitzung. |
| Veranstaltungsort Nr. | Wählen Sie den Veranstaltungsort aus, wo die Reservierung stattfinden soll. Bei der Suche nach Räumen und Ressourcen werden vorrangig die Räume und Ressourcen dieses Veranstaltungsortes vorgeschlagen. Das Feld wird vorbelegt bei der Erstellung einer Reservierung aus einer Veranstaltung oder Gremiensitzung. |
| Verkäufercode | In dem Feld wird festgelegt, welcher Mitarbeiter für die Reservierung zuständig ist. |
| Von Datum/Bis Datum – Von Uhrzeit/Bis Uhrzeit | In diesen Feldern legen Sie den Reservierungszeitraum fest. Für die einzelnen zugeordneten Räume und Ressourcen kann innerhalb dieses Zeitraums ein abweichender Reservierungszeitraum festgelegt werden, z. B. wenn ein Seminar morgens in einem großen Hörsaal und nachmittags in 2 Gruppenräumen stattfinden soll. |
| Status | Der Status wird mit "Anfrage" vorbelegt. Mit der ersten reservierten Ressource wird der Status auf "Reservierung" geändert. Über eine Funktion im oberen Menü kann der Status auf "Buchung" gesetzt, die Reservierung "storniert" oder nach dem Ende auf "Abgeschlossen" gesetzt werden. |
| Herkunftsart | Das Feld wird vorbelegt bei der Erstellung einer Reservierung aus einer Veranstaltung oder Gremiensitzung. Eine manuelle Auswahl ist nur notwendig, wenn Sie nachträglich eine Reservierung einer Veranstaltung oder Gremiensitzung zuordnen möchten. |
| Herkunftsnr. | Das Feld wird vorbelegt bei der Erstellung einer Reservierung aus einer Veranstaltung oder Gremiensitzung. Eine manuelle Auswahl ist nur notwendig, wenn Sie nachträglich eine Reservierung einer Veranstaltung oder Gremiensitzung zuordnen möchten. |
Details
| Feld/Schalter | Beschreibung |
|---|---|
| Feld | Beschreibung |
| Gewünschte Bestuhlung | Hier legen Sie fest, welche Bestuhlung bei der Suche nach verfügbaren Räumen berücksichtigt werden soll. |
| Wiedervorlage am | Das Datum wird anhand der eingerichteten Datumsformel für Wiedervorlagen vom System berechnet. Eine manuelle Änderung ist bei Bedarf möglich. Über das Feld wird abhängig von der Einrichtung die Anzeige der Wiedervorlagen im Stapel des Rollencenters gesteuert. |
| Reserviert bis | Das Datum wird anhand der eingerichteten Datumsformel für Reservierungen vom System berechnet. Eine manuelle Änderung ist bei Bedarf möglich. Das Feld steuert die Anzeige der Reservierungen in einem Stapel im Rollencenter ("Abgelaufene Reservierungen"). |
Externe Anfrage
| Feld/Schalter | Beschreibung |
|---|---|
| Angefragt von Unternehmen Nr. | Wenn es sich um eine Reservierung für einen Kunden handelt, können Sie hier die Kontaktnr. des Unternehmens eintragen. |
| Angefragt von Kontaktperson Nr. | Hier können Sie den Ansprechpartner des Unternehmens für die direkte Korrespondenz (z. B. E-Mail) eintragen. |
| Kontaktperson E-Mail | Die E-Mail der Kontaktperson wird aus deren Stammdaten vorbelegt, kann aber manuell bei Bedarf geändert werden. |
Externe Vermietung
| Feld/Schalter | Beschreibung |
|---|---|
| Verk. an Deb.-Nr. | Wenn Sie für eine Vermietung ein Angebot, einen Auftrag und/oder eine Rechnung erstellen möchten, müssen Sie hier den "Verkauf an"-Debitor auswählen. |
| Rech. an Deb.-Nr. | Wenn Sie für eine Vermietung ein Angebot, einen Auftrag und/oder eine Rechnung erstellen möchten, müssen Sie hier den "Rechnung an"-Debitor auswählen. |
| Rech. an Code | Hier können Sie für die Belegerstellung eine abweichende Rechnungsadresse des Debitors auswählen. |
| Arbeitsypencode | Hier legen Sie fest, welcher Arbeitstypencode für die Berechnung der VK-Preise für eine externe Vermietung verwendet werden soll, z. B. "1/2 Tag", "Tag", "Stunde". |
Räume und Ressourcen mit den benötigten Reservierungszeiträumen manuell eingetragen
In der Karte "Neue Reservierung" können Sie in den "Zeilen" die gewünschten Räume und Ressourcen mit den benötigten Reservierungszeiträumen manuell eingetragen oder Eintragungen geändert werden. Etwaige Kollisionen mit anderen Reservierungen werden dabei berücksichtigt. Alternativ können Sie die Funktion "Ressourcen Reservierung" aus dem Menü der Reservierungskarte verwenden.
Aktivität erstellen
Damit Sie den Prozess von wiederkehrenden Aufgaben effizienter gestalten können, haben Sie die Möglichkeit wiederkehrende Aufgaben (bzw. Aktivitäten) einmalig in der Reservierungskarte anzulegen und zu nutzen. Über die Funktionen "Aktivität erstellen" (an den externen Ansprechpartner), "Aktivitätenprotokollposten" und "Zurückgestellte Aktivitäten" können Sie individuelle Aufgaben erstellen, z. B. Anrufe tätigen, E-Mail versenden, etc. Mehr zu dem Thema Aktivitäten lesen Sie im Standard zu Microsoft.
Reservierungstexte
Erfassen Sie Texte zu Ihrer Reservierung, z. B. mit Informationen zum Catering, Anleitungen für einen Raumumbau oder einen Ablaufplan. Wählen Sie In Ihrer Reservierung "Zugehörig" und "Texte", um Ihre Inhalte einzupflegen.