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Willkommen zum unitop Veranstaltungsmanagement
Sie planen und organisieren Veranstaltungen? Dann ist das unitop Veranstaltungsmanagement genau das Richtige für Sie. Unsere Lösung unterstützt Sie umfassend – von der Planung bis hin zur Abrechnung. Das unitop Veranstaltungsmanagement ist die optimale Basis, um gezielt und strukturiert Veranstaltungen zu organisieren.
So haben Sie die Möglichkeit, Ihre Veranstaltungen weitestgehend im Vorhinein zu erfassen, sodass bei der tatsächlichen Terminierung kaum noch Stammdaten zu hinterlegen sind – und das spart Zeit. Planen Sie Ihre Veranstaltungen zunächst grob, um einen ersten Überblick zu erhalten. Veranstaltungsspezifische Checklisten unterstützen Sie dabei, auch in hektischen Zeiten, an alles zu denken und den Durchblick zu behalten. Hinterlegen Sie alle Informationen rund um eine Veranstaltung, angefangen bei den inhaltlichen Rahmendaten über die Dozenten und die Veranstaltungsorte bis hin zu den Teilnehmern. So haben Sie an einer zentralen Stelle, alles Wissenswertes Ihrer Veranstaltung hinterlegt.
Lassen Sie sich durch das unitop Veranstaltungsmanagement unterstützen und gewährleisten Sie eine optimale Organisation Ihrer Veranstaltungen. Dabei steht Ihnen unsere Lösung von Anfang an zur Seite.
Kernfunktionen
Erstellen von Veranstaltungsvorlagen
Veranstaltungsvorlagen erleichtern die spätere Erfassung der konkreten Veranstaltungstermine – alle Daten aus der Vorlage werden im Termin vorbelegt und lassen sich bei Bedarf manuell ändern.
Anlegen von Veranstaltungen
Aus einer Vorlage lassen sich per Mausklick beliebig viele Termine anlegen - in Kombination mit den Konfigurationsvorlagen auch an unterschiedlichen Durchführungsorten. Auch die komplexeren Veranstaltungsarten wie Lehrgänge oder Kongresse lassen sich mit den untergeordneten Modulen in einem Schritt anlegen.
Zuordnung von Dozenten
Hinterlegen Sie Dozenten zu einer Veranstaltung. Zu den Dozenten können (Standard-) Honorare sowie Fahrt- und weitere Kosten erfasst und kreditorisch abgerechnet werden. Durch die Hinterlegung der fachlichen Kenntnisse bei den Dozenten unterstützt Sie unitop bei der Suche nach dem passenden Dozenten für ein neues Thema.
Kalkulation und Budgetierung
Zur Planung einer Veranstaltung gehört eine entsprechende Kalkulation. Budgetieren Sie alle Erlös- und Aufwandspositionen und lassen Sie sich vom System die Gewinnschwelle Ihrer Veranstaltung berechnen. Prüfen Sie hinterher mittels Nachkalkulation, ob Ihr ermitteltes Ergebnis aus der Vorkalkulation mit dem tatsächlichen übereinstimmt.
HTML-formatierte Texte für die Anzeige im Web und für Teilnahmebescheinigungen
Sie können beliebig viele Textarten definieren und zu jeder Textart einen HTML-formatierten Text zu einer Veranstaltungsvorlage bzw. einer Veranstaltung erfassen. Textarten sind z. B. inhaltliche Beschreibungen, Agenden, Zielgruppenbeschreibungen oder Zeugnistexte. Sie selbst legen fest, ob ein Text über Webservices zusammen mit den anderen Veranstaltungsdaten für Ihre Webseite freigegeben oder (auch) für Zeugnisdrucke verwendet werden soll.
Teilnehmeranmeldung
Teilnehmer können direkt im System oder über eine per Webservice angebundene Webseite online angemeldet werden. Sollte ein Teilnehmer an einer Veranstaltung doch nicht teilnehmen können, stehen Ihnen komfortable Umbuchungs- und Stornierungsfunktionen zur schnellen Bearbeitung des Sachverhalts zur Verfügung.
Teilnehmerabrechnung
Zu jedem Teilnehmer können beliebig viele Leistungen, auch mit unterschiedlichen MwSt.-Sätzen, abgerechnet werden. Die Leistungen eines Teilnehmers können auch auf mehrere Debitoren aufgeteilt werden, z. B. wenn der Arbeitgeber einen Teil der Leistungen übernimmt. Für jeden Debitor kann festgelegt werden, ob eine Einzel- oder Sammelrechnung gewünscht ist. Es können beliebig viele Preisgruppen eingerichtet werden, um den unterschiedlichen Teilnehmerkreisen verschiedene Preise anzubieten, z. B. für Mitglieder, Auszubildende, Studierende oder Teilnehmer im Ruhestand. Im Einzelfall können Sie zusätzlich Rabatte gewähren.
Teilnehmer stornieren
Um einen Teilnehmer zu stornieren, gibt es, je nach Anwendungsfall, verschiedene Möglichkeiten. Wählen Sie zwischen den verschiedenen Arten der Stornierung, sodass Teilnahmegebühren ggf. zurückerstattet und eventuelle Stornogebühren (abhängig vom Zeitpunkt der Stornierung) in Rechnung gestellt werden. Sie können beliebig viele Stornoregeln einrichten und so für jede Veranstaltungsart die passende Berechnung etwaiger Stornogebühren steuern.
Inhouse-Veranstaltungen
Führen Sie Inhouse-Veranstaltungen durch und rechnen Sie diese unabhängig von der Anzahl der Teilnehmer über eine mit Ihrem Kunden vereinbarte Pauschale ab. Sie können Ihrem Kunden hierzu vorab ein Angebot und eine Auftragsbestätigung zukommen lassen.
Korrespondenz mit Teilnehmern und Dozenten
Wickeln Sie mit dem Veranstaltungsmanagement die gesamte Korrespondenz zu Ihren Teilnehmern und Dozenten ab, von der Anmeldebestätigung über die Teilnehmerliste bis hin zur Rechnung und Zertifikats-/Urkundenerstellung. Alle Dokumente können dabei im unitop DMS abgelegt werden. Die gesamte Kommunikationshistorie wird zur Veranstaltung sowie zu den kontaktierten Personen abgelegt und kann jederzeit wieder eingesehen werden.
Lehrgänge, Studiengänge und Zusatzveranstaltungen
Sie haben die Möglichkeit mehrere (Teil-)Veranstaltungen zu erstellen und flexibel miteinander zu verbinden. Entscheiden Sie, ob eine separate Anmeldung nur zu einem untergeordneten Modul möglich ist, z. B., um eine erneute Teilnahme an einer Prüfung zu ermöglichen. Legen Sie fest, bei welchen Modulen es sich um über- oder untergeordnete Module handelt, wann eine Anmeldung obligatorisch ist und ob eine separate Rechnung erstellt werden darf. Sie können für jede einzelne Ebene festlegen, ob eine Gebühr anfällt oder nicht.
Praktischer Aufgabenkatalog
Hinterlegen Sie zu jeder Veranstaltung einen Aufgabenkatalog, der vom gesamten Team abgearbeitet werden kann.
Hinweis
Durch die Kombination von Funktionen mit unitop Verbindungen erweitern Sie die Möglichkeiten einer einzelnen Extension. Für die Erweiterung dieser Extension kann zusätzlich OPplus installiert werden.
Hinweis
Diese Dokumentation wurde zuletzt aktualisiert für das Release 2025.9.