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Transferart Erstattung
Die Transferart Erstattung dient dazu, geleistete Beiträge an ein Mitglied zurückzuerstatten. Mit der Buchung eines Transfer Erstattung werden alle aktiven Beitragsverträge des Mitglieds geschlossen und eine Gutschrift in der Finanzbuchhaltung gegenüber dem Mitglied als Debitor gebucht. Sofern in den Transferzeilen Zinsbeträge erfasst wurden, kann auf Wunsch auch eine separate Gutschrift für die Zinsen gebucht werden. Das Anwartschaftskonto des Mitglieds kann je nach Einrichtung ebenfalls automatisch auf null gesetzt werden.
Den Transfer Erstattung können Sie entweder direkt aus dem Kontakt heraus über die Aktion "Erstelle Transfer Kontakt" unter "unitop Altersversorgung" anlegen oder über die Liste der Transfer Kontakte mit Hilfe der Aktion "Neu".
Voraussetzungen
Für eine reibungslose Erstellung sind die folgenden Einrichtungen erforderlich:
- Transfer Kontakt Einrichtung: Das Register "Allgemein" (Nummernserien) sowie das Register "Erstattung" müssen vollständig konfiguriert sein. Detaillierte Informationen finden Sie in der Dokumentation Transfer Kontakt Einrichtung.
- Statusvorlagen-Einrichtung: Für die Transfer Kontakte muss eine aktive Statusvorlage konfiguriert sein, damit der Transfer freigegeben und gebucht werden kann.
Allgemein
Das Register "Allgemein" enthält die grundlegenden Daten des Transfer Erstattung. Weiterführende Informationen zu diesem Register sind in der Dokumentation zum Aufbau der Karte zu finden.
Die folgenden Felder sind zusätzlich bei der Auswahl der Transferart Erstattung im Register "Allgemein" sichtbar:
| Feldname | Beschreibung |
|---|---|
| Anzahl Monate Mitgliedschaft | Gibt die Gesamtanzahl der Mitgliedschaftsmonate aus den Transferzeilen an. Der Wert wird automatisch aus den Transferzeilen berechnet und ist nicht editierbar. |
| Anzahl Zeilen | Gibt die Anzahl der vorhandenen Transferzeilen an. Durch Klick auf das Feld öffnet sich die Liste der Transferzeilen. |
| Zeilenbetrag | Gibt die Summe der Beträge aus allen Transferzeilen an. Der Wert wird automatisch aus den Transferzeilen berechnet und ist nicht editierbar. |
| Summe Anwartschaften | Gibt die Summe der Anwartschaften aus den Zeilen an. |
Erstattung
Das Register "Erstattung" wird eingeblendet, sobald als Transferart „Erstattung" gewählt wurde. Es enthält die erstattungsspezifischen Daten:
| Feldname | Beschreibung |
|---|---|
| Debitorennr. Erstattung | Gibt den Debitor an, gegenüber dem die Erstattung gebucht wird. Das Feld wird beim Auswählen der Kontaktnr. automatisch anhand des Kontaktes aus dem Register "Allgemein" befüllt und ist nicht editierbar. |
| Debitor Bankkonto Erstattung | Gibt das Bankkonto des Debitors an, das für die Erstattungszahlung verwendet wird. |
Transferzeilen
Im Transfer Erstattung werden die Transferzeilen über die Aktion "Zeilen vorschlagen" erstellt. Das System erstellt je aktivem Beitragsvertrag des Mitglieds und je Kalenderjahr eine Zeile. Der Betrag je Zeile entspricht der Summe der gebuchten Beitragsposten des jeweiligen Jahres für den betreffenden Beitragsvertrag. Sofern "Buchen mit Zinsen" in der Transfer Kontakt Einrichtung aktiviert ist, wird der Zinsbetrag je Zeile ebenfalls automatisch berechnet. Im Gegensatz zu den Transferarten Verrentung, Tod und Abfindung können Zeilen für den Transfer Erstattung auch manuell angelegt werden.
Folgende Felder sind in den Zeilen des Transfer Erstattung sichtbar:
| Feldname | Beschreibung |
|---|---|
| Jahr | Das Kalenderjahr, für das die Beitragsposten in dieser Zeile zusammengefasst ausgewiesen werden. Wird beim Vorschlagen der Zeilen automatisch gesetzt. |
| Betrag | Die Summe der gebuchten Beitragsposten des Mitglieds für das ausgewiesene Kalenderjahr und den betreffenden Beitragsvertrag. Wird beim Vorschlagen der Zeilen automatisch berechnet und kann manuell angepasst werden. |
| Anwartschaft | Gibt die Summe der Anwartschaften pro Transferzeile an. |
| Zinsbetrag | Der für diese Zeile errechnete Zinsbetrag. |
| Bemerkungstext | Freitextfeld für eine ergänzende Anmerkung zur betreffenden Zeile. |
| Tarifcode | Gibt den Tarifcode des Beitragsvertrags an, auf den sich diese Zeile bezieht. Wird beim Vorschlagen der Zeilen automatisch befüllt. |
| Tarifgruppencode | Gibt den Tarifgruppencode des hinterlegten Tarifs an. Der Wert wird automatisch aus dem Tarifcode berechnet und ist nicht editierbar. |
| Vertragsnr. | Gibt die Nummer des Beitragsvertrags für eine Transferzeile an. Wird beim Vorschlagen der Zeilen automatisch befüllt und ist nicht editierbar. |
Aktionen in der Zeilenansicht
Direkt in den Transferzeilen stehen zudem folgende Aktionen zur Verfügung:
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Vertrag | Öffnet die Karte des Beitragsvertrags für die markierte Transferzeile. Die Aktion ist nur verfügbar, wenn eine Vertragsnummer in der Zeile hinterlegt ist. |
Aktionen
Auf der Transfer Kontakt Karte stehen für die Transferart Erstattung die nachfolgenden Aktionen zur Verfügung:
Start
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Zeilen vorschlagen | Schlägt auf Basis der aktiven Beitragsverträge des Mitglieds automatisch Zeilen für den Transfer vor. Für jeden aktiven Beitragsvertrag wird pro Kalenderjahr eine Zeile mit dem summierten Beitragsbetrag aus den Beitragsposten erstellt. Sofern "Buchen mit Zinsen" aktiviert ist, werden die Zinsbeträge je Zeile ebenfalls automatisch berechnet. Bereits vorhandene Zeilen werden beim erneuten Ausführen dieser Aktion gelöscht und neu erstellt. |
| Status aktualisieren | Öffnet die Statusauswahl für den Transfer-Kontakt gemäß den hinterlegten Statusvorlagen. |
Buchen
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Buchen | Schließt den Transfervorgang durch Buchen ab. Löst alle Buchungseffekte aus. |
| Stornieren | Storniert den Transfer-Kontakt. |
Navigieren
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Kontakt | Öffnet die Karte des Kontakts, für den der Transfer angelegt wurde. |
| Zugehörige Verträge | Öffnet eine Übersicht der Verträge des betreffenden Kontakts. |
| Debitor | Öffnet die Karte des Debitors, für den die Erstattung gebucht werden soll. |
| Ausgehende Adressbeziehung | Öffnet die Adressbeziehungen des Kontakts. |
| Transaktionsprotokoll | Zeigt das Transaktionsprotokoll des Buchungsprozesses an. |
Erstellungs- und Buchungsprozess des Transfers
Nachfolgend wird der komplette Erstellungs- und Buchungsprozess eines Erstattungstransfers skizziert.
Transferzeilen: Nachdem die Pflichtfelder im Register "Allgemein" (insbesondere Kontaktnr. und Transferdatum) ausgefüllt und die Felder im Register "Erstattung" (Debitorennr. Erstattung und Debitor Bankkonto Erstattung) geprüft wurden, klicken Sie auf "Zeilen vorschlagen". Das System erstellt für jeden aktiven Beitragsvertrag des Mitglieds pro Kalenderjahr eine Zeile mit dem summierten Beitragsbetrag aus den Beitragsposten. Voraussetzung für das Vorschlagen der Zeilen ist, dass für den Kontakt gebuchte Beitragsposten vorhanden sind.
Manuelle Änderungen: Prüfen Sie die vorgeschlagenen Zeilen und passen Sie diese bei Bedarf manuell an. Über die Aktion "Vertrag" in den Zeilen können Sie die jeweils zugehörigen Beitragsverträge öffnen und einsehen.
Status: Über die Aktion "Status aktualisieren" geben Sie den Transfer frei, sodass sich der Status gemäß der eingerichteten Statusvorlage ändert (Benennung variiert je nach Einrichtung der Statusvorlagen).
Buchen: Abschließend buchen Sie den Transfer über die Aktion "Buchen" in der Gruppe „Buchen". Durch die Buchung werden Folgeprozesse in Gang gesetzt, welche weiter unten im Abschnitt Effekte nach erfolgreicher Buchung näher erläutert werden.
Buchung des Transfers
Mit der Buchung des Transfer Erstattung werden die folgenden Änderungen im System vorgenommen. Die Buchung ist nur möglich, wenn alle Pflichtfelder gefüllt und die nachfolgend beschriebenen Voraussetzungen erfüllt sind.
Prüfungen vor der Buchung:
- Die Felder "Kontaktnr.", "Transferdatum", "Debitorennr. Erstattung" und "Debitor Bankkonto Erstattung" müssen gefüllt sein.
- In der Transfer Kontakt Einrichtung (Register "Erstattung") müssen Buch.-Blattvorlagenname, Buch.-Blattname, Erstattung Belegnummern und Erstattung Produktbuchungsgruppe konfiguriert sein. Sofern "Buchen mit Zinsen" aktiviert ist, muss zusätzlich die Zinsen Produktbuchungsgruppe konfiguriert sein.
- Der Gesamtbetrag der Transferzeilen darf nicht 0 betragen.
- Der Status des Transfers muss dem eingerichteten Freigabestatus gemäß der Statusvorlage entsprechen.
Effekte nach erfolgreicher Buchung:
- Schließen der Beitragsverträge: Alle aktiven Beitragsverträge des Mitglieds (Status weder "Abgeschlossen" noch "Storniert") werden auf den Status "Abgeschlossen" gesetzt. Als Abschlussdatum wird das Transferdatum gesetzt.
- Buchung der Erstattungs-Gutschrift: Es wird eine Gutschrift (Belegtyp "Gutschrift") in der Finanzbuchhaltung gebucht. Der Buchungsbetrag entspricht der Summe aller Beträge aus den Transferzeilen. Als Gegenkonto wird der im Register "Erstattung" hinterlegte Debitor verwendet; das dort angegebene Bankkonto des Debitors wird als Empfängerkonto eingetragen. Als Buchungsdatum wird das Transferdatum verwendet. Das Sachkonto für die Buchung wird über die allgemeine Buchungseinrichtung anhand der Geschäftsbuchungsgruppe des Debitors und der in der Transfer Kontakt Einrichtung hinterlegten Erstattung Produktbuchungsgruppe ermittelt.
- Buchung der Zinsen-Gutschrift (optional): Sofern in der Transfer Kontakt Einrichtung "Buchen mit Zinsen" aktiviert ist und in den Transferzeilen Zinsbeträge vorhanden sind, wird für die Zinsen eine separate Gutschrift gebucht.
- Anwartschaftskonto: Ob das Anwartschaftskonto des Mitglieds auf null gesetzt wird, hängt von der Einrichtung der Transfer Kontakt Einrichtung (Feld "Anwartschaftskonto schließen" im Register "Erstattung") ab. Die Standardvoreinstellung dieses Feldes ist "Ja".
Alle Buchungseffekte können ebenfalls im Transaktionsprotokoll eingesehen werden.