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Allgemein
Opt-In-Übersicht aller Kontakte eines Verteilercodes
Möchten Sie sich einen Überblick über die Opt-In-Einstellungen eines bestimmten Verteilercodes verschaffen, so rufen Sie über die Suche den Verteiler auf. In dieser Übersicht finden Sie alle Verteilercodes und erkennen die Anzahl der zugeordneten Kontakte. Wenn Sie auf die Anzahl klicken, erhalten Sie im Fenster "Verteiler Kontakte" eine Übersicht der Kontakte, die diesem Verteiler zugeordnet wurden, ebenso wie deren Opt-In-Einstellungen. Diese können Sie auch hier vornehmen.
Opt-In-Einstellung eines Kontakts aufrufen (Kontakt Verteiler)
Wenn Sie eine Opt-In-Einstellung an einem Kontakt vornehmen möchten, müssen Sie zunächst zum Ausgangspunkt "Kontakt Verteiler" gelangen. Gehen Sie hierfür wie folgt vor:
Öffnen Sie Ihre Kontaktliste, indem Sie "Kontakte" in die Suchmaske oben rechts eingeben. Wählen Sie anschließend "Kontakte".
Im Anschluss öffnen Sie die entsprechende Kontaktkarte. Wählen Sie über das Menüband "Zugehörig", "Verknüpfte Informationen", "Verteiler", um die Liste "Kontakt Verteiler" zu öffnen und die Opt-In-Einstellung vorzunehmen. Alternativ können Sie innerhalb der Kontaktkarte, in der nebenstehenden Infobox unter "Segmentierung", zum "Kontakt Verteiler" gelangen. Klicken Sie dazu auf die Zahl neben "Anzahl Verteiler".
Opt-In-Zuweisung eines Kontaktes
Wenn Sie sich die "Kontakt Verteiler" ansehen, finden Sie dort alle Verteiler, die diesem Kontakt zugeordnet wurden. Zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit, weitere Verteiler für diesen Kontakt zu hinterlegen. Klicken Sie dazu auf "Neu" und füllen Sie die leeren Felder der Tabelle aus. Diese ist wie folgt gegliedert:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Verteilercode | Der Verteilercode gibt die Art des zu versendeten Mediums an, z. B. Newsletter, Geburtstagskarte oder sonstige E-Mailings. |
| Verteilerbeschreibung | Enthält die Beschreibung des Verteilers, der dem Kontakt zugeordnet werden soll. |
| Nummer/Adresse | Hier ist die Standard-E-Mail-Adresse des Kontaktes abzulesen. Um diese auszuwählen, gibt es zwei Möglichkeiten: 1. Auswahl eines Eintrags aus den Kommunikationsdaten über die drei Punkte. 2. Manuelle Eingabe einer Nummer oder Adresse. Diese wird allerdings nicht in den bestehenden Kommunikationsdaten des Kontakts hinterlegt. |
| Opt-In | Gibt an, ob ein Kontakt dem Erhalt von E-Mails oder Telefonanrufen in Bezug auf die eingetragene Adresse bzw. Nummer zustimmt. Durch Anwählen des Kontrollkästchens vermerken Sie diesen Eintrag für eine Kontaktaufnahme. Gleichzeitig werden die nachfolgenden Felder automatisch vom System gefüllt. |
| Opt-In am/um | In diesem Feld werden automatisch das Datum und die Uhrzeit der Opt-In-Eingabe festgehalten. |
| Opt-In gesetzt durch | In diesem Feld wird automatisch der Bearbeiter, der diese Einstellungen vorgenommen hat, eingetragen. |
| Sperre | Soll ein Kontakt explizit nicht unter einer Adresse bzw. Nummer kontaktiert werden, kann diese durch Anwählen des Kästchens für den ausgewählten Verteilercode geblockt werden. |
| Sperre am/um | In diesem Feld werden automatisch das Datum und die Uhrzeit der Sperre festgehalten. In dem Fall handelt es sich um ein Opt-Out. |
| Sperre gesetzt durch | In diesem Feld wird automatisch der Bearbeiter, der diese Einstellungen vorgenommen hat, eingetragen. |
Hinweis
Für jede neu eingetragene Adresse müssen Sie eine Zustimmung des Kontaktes einholen, ob E-Mails gesendet oder Telefonanrufe getätigt werden dürfen.
Nutzung der Opt-In Einstellung
Wurden Verteiler an Kontakten zugewiesen und die Opt-In Informationen gepflegt, führt dies nicht zu einer automatischen Logik. Hier ist entscheidend, wie die Verteiler, z. B. ein Newsletter erzeugt werden. Wenn diese aus Business Central heraus erzeugt werden, kann dies über eine Segmentierung erfolgen. Mit dieser Standardfunktionalität können Kontakte nach bestimmten Kriterien ermittelt werden, um eine Aktivität (z. B. das Versenden einer Mail) gesammelt auszuführen. Unter anderem können "Verteiler" als ein Kriterium genutzt werden. Sehen Sie dazu Kontakte zu Segmenten hinzuzufügen. Nutzen Sie an dieser Stelle dann die Opt-In Felder zur zusätzlichen Filterung, d. h. ausschließlich Kontaktverteiler mit "Opt-In" = JA.
Alternativ, wenn der Newsletter z. B. außerhalb von Business Central erzeugt wird, kann aus der oben genannten Opt-In Übersicht aller Kontakte eine gefilterte Liste exportiert werden, um den Verteilerkreis extern bereitzustellen. Außerdem können die Verteilerinformationen auch über eine Schnittstelle gefüllt und abgerufen werden.