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Standardeinrichtung Kommunikationszentrale
Öffnen Sie die Einrichtung der Kommunikationszentrale, indem Sie "Kommunikationszentrale Einrichtung" in die Suche eingeben.
Allgemein
Sofern Sie die Aktion "Basis Einrichtung erstellen" durchgeführt haben, wird der Schalter und somit auch die Einrichtung, automatisch aktiviert.
Hinweis
Wenn der Belegversand aktiv ist, werden die unitop Funktionsaufrufe auf Masken eingeblendet, ansonsten die Standardaufrufe.
Der "Aktivitätenvorlagen Code - E-Mail" gibt die Aktivitätenvorlage an, die beim E-Mail-Versand zur Erstellung des dazugehörigen Aktivitätenprotokollposten verwendet werden soll.
Der "Aufgabenwarteschlange – Kategoriencode" gibt den Code der Aufgabenwarteschlangenkategorie an, zu welcher der Aufgabenwarteschlangenposten für den automatischen Hintergrundversand von E-Mails gehört.
Aktivieren Sie den Schalter "Vertriebskanal für Layout verwenden" bei Bedarf. Dieser gibt an, ob der Vertriebskanal zur Bestimmung des benutzerdefinierten Berichtslayouts verwendet wird. Mit dem Vertriebskanal besteht somit eine weitere Filtermöglichkeit und mehr Flexibilität für die Layouts. So kann bspw. ein Beleg in "DEU" mit dem Vertriebskanal "MITGLIED" mit einem anderen Layout eingerichtet werden als z. B. für den Beleg in DEU mit Vertriebskanal "SPENDE". Durch Aktivierung der Funktionalität ist es außerdem möglich zwischen E-Mail Body- und Druck-Layouts zu unterscheiden.
Belegsendeprofile
Im Abschnitt "Belegsendeprofile" wurden automatisch die entsprechenden Belegsendeprofile, die für den jeweiligen Belegsversand genutzt werden können, hinterlegt. Alternativ wählen Sie Ihre individuellen Profile über das nebenstehende Dropdown-Menü aus.
Es stehen folgende Belegsendeprofile zur Verfügung:
| Belegsendeprofil | Erläuterung |
|---|---|
| Gibt an, welches Belegsendeprofil für den Belegversand per E-Mail genutzt wird. | |
| Gibt an, welches Belegsendeprofil für den Belegversand per Drucker genutzt wird. | |
| E-Mail + Drucken | Gibt an, welches Belegsendeprofil für den Belegversand per E-Mail und Drucker genutzt wird. |
| Gibt an, welches Belegsendeprofil für den Belegversand PDF-Druck genutzt wird. | |
| EDI | Das Belegsendeprofil hat jegliche Sendeoptionen auf "Nein" eingestellt und kann genutzt werden, wenn keinerlei Versand gewünscht ist, weil Belege per EDI ausgetauscht werden. Hinweis: Die Option ist nur namentlich mit EDI angelegt, hat aber keinerlei EDI-Funktionalität zur Folge. |
| Ohne | Das Belegsendeprofil hat jegliche Sendeoptionen auf "Nein" eingestellt und kann genutzt werden, wenn keinerlei Versand gewünscht ist (aus anderen Gründen als EDI). |
Hinweis
Sie können eine der Belegsendeprofile als "Standard" definieren. Die Einrichtung greift beim Belegversand, wenn keine abweichende Einrichtung an Stammdaten hinterlegt wurde.
Die Belegsendeprofile sind nun aus allen Verkaufs-, Einkaufs- und Servicebelegen anzuwenden.
Mehr zu dem Thema Belegsendeprofile einrichten finden Sie in der Dokumentation von Microsoft.
Hinweis
In Projekten gibt es die Anforderung, dass ein Belegsendeprofil an den Stammdaten hinterlegt werden kann, was weder Druck noch E-Mail, noch eine Ausgabe per PDF zur Folge hat, z. B. wenn ein Kunde einen Beleg per EDI erhält. Diese Möglichkeit mit den Belegsendeprofilen "EDI" und "Ohne", die in der Einrichtung der Dokumentenlayouts, sowie in Belegen genauso ausgewählt werden können.
Senden bei Freigabe
In dem Register können Sie für Verkaufsangebote, Verkaufsaufträge, Einkaufsanfragen und Einkaufsbestellungen jeweils aktivieren, ob bei Freigabe dieser Belege der Belegversand automatisch erfolgen soll.
Zusätzlich kann über das Feld "Versandmethode" definiert werden, wie nach dem automatischen Versand (der aktivierten Belege) vorgegangen wird. Bei der Option "Senden" werden alle Belege bei Freigabe jeweils gesendet oder gedruckt, wie es in den Belegempfängern definiert wurde. Alternativ kann jede der einzelnen Optionen genutzt werden, z. B. wenn beim Automatismus immer ein "E-Mail Versand" erfolgen soll, unabhängig von dem hinterlegten Belegsendeprofil in den Belegempfängern.
Hinweis
Die Option ist in einer neueren Version erst verfügbar. Ohne die Einrichtung erfolgt standardmäßig "E-Mail" Versand.
Hinweis
Belegversand an dieser Stelle richtet sich nach dem Belegsendeprofil in der Belegempfängertabelle für den entsprechenden Beleg, d.h. es kann Mailversand oder auch Druck ausgelöst werden.
Senden an alternative E-Mailadresse
In dem Register können Sie aktivieren, ob abweichende E-Mailadressen von Liefer- und Rechnungsadressen gezogen werden sollen, wenn diese gefüllt sind. Aktivieren Sie dazu "E-Mail an Lieferadresse" und / oder "E-Mail an Rechnungsadresse". Die entsprechende Logik ist im Kapitel Belegempfänger beschrieben.