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Scanprozesse
Verkaufsreklamation Scanprozess
Um Sie im Prozess des Wareneingangs von Kundenreklamationen zu unterstützen bietet unitop einen Verkaufsreklamation Scanprozess, welchen Sie aus dem Menü heraus aufrufen können.
Sofern der Kunde seine Ware inkl. zugehöriger Begleitdokumente einsendet, (idealerweise die Reklamationsbestätigung aus unitop inklusive dem Barcode mit Belegnr.), stehen Ihnen diverse Möglichkeiten zum Scan oder zur Eingabe von Informationen zur Verfügung, um den zugehörigen Reklamationsvorgang identifizieren zu können:
- Kundennr.
- Verkaufsreklamationsnr.
- Urspr. Belegnr. (urspr. Auftragsnr., Lieferscheinnr., Rechnungsnr.)
- Retourenlabel
Voraussetzung für die Nutzung der Scanfunktionalität ist, dass die ausgehenden und vom Kunden zurückgeschickten Belege mit einem entsprechenden Barcode, der z. B. die Kunden- oder Belegnr. enthält, versehen sind. Ansonsten können Sie diese Informationen auch manuell in das Scanfeld eingeben.
Fehlerhafte bzw. nicht interpretierbare Scan-Eingaben führen zu einem Fehler. Bevor Sie mit der Bearbeitung fortfahren können, müssen Sie den Fehler quittieren und zurücksetzen, indem Sie entweder den in der Einrichtung hinterlegten "Reset Scan Code" (siehe Einrichtung) eingeben bzw. scannen oder im Menüband die Aktion "Scan zurücksetzen" betätigen.
Ist zu dem betroffenen Kunden bzw. der Belegnummer bereits eine Verkaufsreklamation vorhanden, wird diese nach dem Scan direkt geöffnet. Falls nicht, wird dem Kunden eine neue Verkaufsreklamation erstellt und angezeigt.
Sofern, z. B. bei Angabe der Kundennr., mehrere Verkaufsreklamationen zu der getätigten Eingabe existieren, wird die gefilterte Übersicht der entsprechenden Verkaufsreklamationen angezeigt. Wählen Sie dann die entsprechende Verkaufsreklamation aus.
Sind keine brauchbaren Begleitdokumente zu der Retoure vorhanden, haben Sie die Möglichkeit, den zugehörigen Kunden anhand personenbezogener Daten wie Namens- und/oder Adressinformationen zu ermitteln. Dazu öffnen Sie aus dem Verkaufsreklamation Scanprozess die Kontaktsuche entweder mittels eines speziellen Barcodes (siehe Einrichtung) oder per Aktion im Menüband. In der Kontaktsuche können Sie nach diversen Feldern des Kontakts suchen und so den entsprechenden Kunden ermitteln. Das gefundene Ergebnis können Sie dann über die Aktion "Verwalten", "Suchergebnis übertragen" in den Verkaufsreklamation Scanprozess übernehmen, als hätten Sie die Kundennr. direkt in das Scan-Eingabefeld eingetragen.
Haben Sie eine Retourennummer (Trackingnummer) kann auch diese für den Scan genutzt werden. Damit dies möglich ist, muss zuvor am Verkaufsauftrag über "Zugehörig", "Auftrag", "Retourenlabels" eine (oder mehrere) Trackingnummer hinterlegt werden. Bei Lieferung des Auftrags wird diese in die gebuchte Lieferung übertragen. Alternativ kann in der Reklamation selbst unter "Zugehörig", "Reklamation", "Retourelabel" eine Nummer hinterlegt werden. Wird jetzt in der Scanmaske diese Trackingnummer gescannt, wird daraufhin die Reklamation zu der entsprechenden Nummer identifiziert. Gibt es noch keine Reklamation, wird eine neue leere Reklamation für den Kunden geöffnet. Berücksichtigt werden nur die Nummern innerhalb des in der Einrichtung definierten Zeitraums, z. B. des letzten Monats (-1M).
Artikel Scanprozess
Nach der Erstellung oder der Auswahl der entsprechenden Verkaufsreklamation haben Sie in der Verkaufsreklamation die Möglichkeit, die retournierten Artikel des Kunden mittels einer weiteren Scanfunktion einfach und schnell zu identifizieren.
Dazu wählen Sie im Menüband unter Aktionen die Funktion "Artikel scannen..." aus. Hier können Sie die Artikelnr. oder eine Artikelreferenz (z. B. Barcode) scannen oder manuell eingeben. Zusätzlich können Sie nach der Beschreibung oder nach Attributen des entsprechenden Artikels suchen, wobei Folgendes zu beachten ist: Wenn Sie nicht die vollständige Artikelbeschreibung kennen bzw. eingeben, sondern nur nach Teilen der Beschreibung suchen möchten, müssen Sie ein * vor dem Suchbegriff angeben. Mehr zu dem Thema Sortieren, Durchsuchen und Filtern lesen Sie in der Dokumentation von Microsoft.
Sofern ein passender Artikel zu der Eingabe gefunden wird, werden die noch nicht reklamierten Lieferungen des Kunden aus der Verkaufsreklamation mit diesem Artikel nach Datum sortiert aufgelistet. Aus dieser Übersicht können Sie die korrekte Lieferung auswählen und in die Bearbeitung übernehmen. Dabei wird die gewählte Lieferposition als neue Zeile in die Verkaufsreklamation übernommen, so als hätten Sie die Funktion "Zu stornierende gebuchte Belegzeilen abrufen" ausgeführt.
Wenn der gleiche Artikel mehrfach aus unterschiedlichen Lieferungen reklamiert wird, führen Sie den Artikelscan wiederholt durch.
Wird wir einen Artikel keine Historie für den Kunden gefunden, kann dieser nicht über den Scan erfasst werden.
Foto über MDE
Wird im Lager mit Scan gearbeitet, besteht die Möglichkeit, über einen MDE Dialog ein Foto von einem Artikel aufzunehmen (z. B. um den Zustand der zurückgesendeten Ware zu dokumentieren), welches dann in der Reklamation in einer Infobox einsehbar ist.
Zu weiteren Details lesen Sie dazu unter MDE - Verkaufsreklamation mit Fotos dokumentieren