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Masteranfrage manuell anlegen

Mit der manuellen Anlage steuern Sie den Bedarf direkt aus dem Einkauf, ohne einen Herkunftsbeleg aus Verkauf oder Kalkulation zu benötigen. Diese Vorgehensweise eignet sich immer dann, wenn eine Beschaffung eigenständig vom Einkauf initiiert wird.

Prozessübersicht

Die Erstellung einer manuellen Masteranfrage folgt einem festen Ablauf in fünf Schritten, von der Anlage des Belegs bis zum Versand der Anfragen an die Lieferanten. Das folgende Diagramm gibt einen schnellen Überblick über die Reihenfolge der Schritte.

flowchart LR
    A["1. Masteranfrage anlegen"] --> B["2. Zeilen erfassen"] --> C["3. Lieferanten zuordnen"] --> D["4. Anfragen erstellen"] --> E["5. Anfragen versenden"]

    style A fill:#fff,stroke:#0098a1,stroke-width:1px,color:#000000
    style B fill:#fff,stroke:#0098a1,stroke-width:1px,color:#000000
    style C fill:#fff,stroke:#0098a1,stroke-width:1px,color:#000000
    style D fill:#fff,stroke:#0098a1,stroke-width:1px,color:#000000
    style E fill:#fff,stroke:#0098a1,stroke-width:1px,color:#000000

Voraussetzungen

Prüfen Sie vor der Anlage, ob die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

  1. Die Grundeinrichtung ist abgeschlossen.
  2. Die Masteranfrage befindet sich nicht im Abschlussstatus.
  3. Sie haben mindestens eine relevante Zeile und mindestens einen Lieferanten zugeordnet.

Masteranfrage anlegen

Die folgenden Schritte führen Sie durch die vollständige Anlage einer Masteranfrage, von den Kopfdaten über die Zeilenerfassung und Lieferantenzuordnung bis zum Versand der Einkaufsanfragen.

  1. Datensatz anlegen: Öffnen Sie die "Masteranfragen" über die Suche und wählen Sie "Neu".

  2. Allgemeine Informationen erfassen: Pflegen Sie die wesentlichen Felder im Register "Allgemein":

    Feld Bedeutung
    Nr. Wird aus der Nummernserie vergeben.
    Beschreibung Freitext zur fachlichen Einordnung der Anfrage.
    Einkäufercode Verantwortlicher Bearbeiter für den Prozess.
    Zuständigkeitseinheitencode Organisatorische Zuordnung für Berechtigung und Reporting.
    Angebotsdatum Bezugsdatum für die Anfrage.
    Lagerort Ziel-Lagerort für die Beschaffung.
    Vergleich Priorität Kann die Standardpriorität aus der Einrichtung übersteuern.
    Sende Exceldatei Steuert, ob beim Versand eine Excel-Ausfüllvorlage mitgesendet wird.

    Bei manueller Anlage bleiben "Herkunftsbeleg" und "Herkunftsnr." leer.

  3. Zeilen erfassen: Pflegen Sie unter "Zeilen" die anzufragenden Positionen:

    Feld Bedeutung
    Art Item, Resource oder Textzeile.
    Nr. Artikel- oder Ressourcennummer.
    Menge Angefragte Menge.
    Einheitencode Mengeneinheit der Anfragezeile.
    Variantencode Variante der Position, falls relevant.
    Hinweis

    Für die Anfrageerstellung werden mindestens Zeilen mit Art "Item" oder "Resource" benötigt.

  4. Lieferanten zuordnen: Sie können Lieferanten auf zwei Ebenen steuern:

    • Zeilenebene: Für einzelne Positionen gezielt Lieferanten zuweisen.
    • Kopfebene: Lieferanten für den gesamten Vorgang hinterlegen und in Zeilen übertragen.

    Lieferanten können aus Stammdatenzuordnungen automatisch vorgeschlagen werden. Ergänzen oder bereinigen Sie die Liste vor der Erstellung der Anfragen.

  5. Anfragen erstellen: Führen Sie im Menüband "Aktionen" die Aktion "Anfragen erstellen" aus. Das System erzeugt folgende Ergebnisse:

    • Einkaufsanfragen erzeugt: Für jede Lieferantenzuordnung werden separate Einkaufsanfragen angelegt.
    • Verknüpfung hergestellt: Die Masteranfrage verknüpft diese Anfragen für Vergleich und Auswertung.

  6. Anfragen versenden: Sie haben zwei Möglichkeiten:

    1. Separat versenden: Erst erstellen, dann in einem zweiten Schritt separat senden.
    2. Kombiniert versenden: Direkt die kombinierte Aktion "Anfragen erstellen und senden" ausführen.
    Tipp

    Die Aktion "Anfragen erstellen und senden" fasst Erstellung und Versand in einem einzigen Schritt zusammen. Sie erzeugt pro Lieferantenzuordnung eine Einkaufsanfrage und startet den Belegversand direkt im Anschluss, ohne Wechsel in ein externes E-Mail-Programm. Optional können Sie dabei eine Excel-Ausfüllvorlage als Anhang mitsenden, über die Lieferanten strukturiert Preise, Frachtkosten und Lieferzeiten zurückmelden können. Alle erzeugten Anfragen bleiben mit der Masteranfrage verknüpft und stehen für den anschließenden Angebotsvergleich zur Verfügung.

    Weitere Informationen: Anfragen erstellen und senden.

Häufige Fehlerquellen

Bei der Anlage und Verarbeitung einer Masteranfrage treten einige Fehler regelmäßig auf. Die folgende Übersicht hilft Ihnen, die häufigsten Ursachen schnell zu erkennen und zu beheben.

  • Keine Lieferanten zugeordnet: Ist keiner Zeile ein Lieferant zugeordnet, erzeugt das System keine Einkaufsanfragen. Ergänzen Sie die Lieferantenzuordnung auf Kopf- oder Zeilenebene und starten Sie die Aktion erneut.

  • Keine verwertbaren Zeilen vorhanden: Nur Zeilen vom Typ "Item" oder "Resource" werden bei der Anfrageerstellung berücksichtigt. Textzeilen werden ignoriert. Stellen Sie sicher, dass die Masteranfrage mindestens eine solche Zeile enthält.

  • Abschlussstatus gesetzt: Sobald eine Masteranfrage auf "Abgeschlossen" gesetzt ist, sind alle Änderungen und weitere Bearbeitungsschritte gesperrt. Entfernen Sie den Status, bevor Sie Anpassungen vornehmen.

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