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Einkaufsanfragen auf Knopfdruck erstellen und senden
Die Aktion "Anfragen erstellen und senden" kombiniert zwei Arbeitsschritte in einem einzigen Prozess und reduziert damit den manuellen Aufwand.
- Einkaufsanfragen aus der Masteranfrage erzeugen.
- Belegversand an die zugeordneten Lieferanten starten.
Voraussetzungen
Stellen Sie sicher, dass folgende Bedingungen erfüllt sind, bevor Sie den Prozess auslösen.
- In der Masteranfrage sind mindestens eine gültige Zeile und mindestens ein Lieferant vorhanden.
- Der Vorgang ist nicht abgeschlossen.
- Die Versandkonfiguration für Einkaufsbelege ist einsatzbereit.
Hinweis
Wie Sie eine Masteranfrage manuell anlegen, Zeilen erfassen und Lieferanten auf Kopf- oder Zeilenebene zuordnen, ist in Manuelle Masteranfrage erstellen beschrieben.
Anfragen erstellen und versenden
Sie können den Prozess aus der Masteranfragenliste oder direkt aus einer geöffneten Masteranfragekarte auslösen. Der Aufrufpunkt ist in beiden Fällen die Aktion "Anfragen erstellen und senden" im Menüband.
Masteranfrage öffnen: Öffnen Sie die gewünschte Masteranfrage über die Liste "Masteranfragen" oder arbeiten Sie direkt in der bereits geöffneten Masteranfragekarte.
Aufruf auslösen: Wählen Sie im Menüband "Aktionen" die Aktion "Anfragen erstellen und senden".
Dialog bestätigen: Bestätigen Sie den Dialog, um den Prozess zu starten.
Rückmeldung prüfen: Prüfen Sie die Rückmeldung zur Anzahl der erstellten und versendeten Anfragen.
Nach erfolgreichem Abschluss haben Sie einen soliden Ausgangspunkt für Rückmeldungen, Vergleich und Bestellerstellung.
- Pro Lieferantenzuordnung werden Einkaufsanfragen erzeugt.
- Der Versand erfolgt direkt im Anschluss ohne Wechsel in ein externes E-Mail-Programm.
- Die erzeugten Anfragen bleiben mit der Masteranfrage verknüpft und sind für Vergleich und Folgeschritte auswertbar.
Dateianlage Excel versenden
Wenn Sie im Kopf der Masteranfrage "Sende Exceldatei" aktivieren, wird beim Versand eine Ausfüllvorlage als Anhang mitgesendet.
Die Vorlage unterstützt den strukturierten Rücklauf folgender Informationen:
- EK-Preis
- Frachtkosten
- Min./Max. Beschaffungszeit
- Bemerkungen zur Zeile
Die Rückgabe kann anschließend in der Einkaufsanfrage über "Excel Datei importieren" eingelesen werden.
Weiter mit Angebote in der Einkaufsanfrage erfassen.
Häufige Fehlerquellen
Die folgenden Situationen können auftreten, wenn der Prozess nicht wie erwartet verläuft.
- Keine Anfrage erzeugt: Meist fehlen Lieferantenzuordnungen oder gültige Zeilen.
- Versand startet nicht: Versandkonfiguration für Belege prüfen.
- Excel-Rücklauf kann nicht verarbeitet werden: Struktur und Schlüsselfelder der Datei prüfen.