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Angebote in der Einkaufsanfrage erfassen
Die Rückmeldungen der Lieferanten werden in den zugehörigen Einkaufsanfragen erfasst. Dafür stehen zwei Wege zur Verfügung: die manuelle Erfassung direkt im Beleg oder der strukturierte Excel-Import. Wenn die Anfragen noch nicht versendet sind, starten Sie mit Einkaufsanfragen auf Knopfdruck erstellen und senden.
Um eine Einkaufsanfrage zu öffnen, suchen Sie über die Suche nach "Einkaufsanfragen" und wählen die gewünschte Anfrage aus. Alternativ öffnen Sie die Masteranfrage und wechseln über die Aktion "Zeige Anfragen" in die zugehörigen Einkaufsanfragen.
Manuelle Erfassung
Wählen Sie die manuelle Erfassung, wenn Sie Rückmeldungen einzeln und direkt im Beleg pflegen möchten.
Einkaufsanfrage öffnen: Öffnen Sie über die Suche die "Einkaufsanfragen" und wählen Sie die relevante Anfrage aus.
Preise und Termine erfassen: Pflegen Sie je Zeile mindestens den EK-Preis und den Liefertermin.
Weitere Angaben ergänzen: Erfassen Sie bei Bedarf die minimale und maximale Beschaffungszeit sowie eine Bemerkung zur Zeile.
Angebotsstatus prüfen: Prüfen Sie nach der Eingabe den Angebotsstatus der Zeilen. Das System setzt den Angebotsstatus automatisch von "Ausstehend" auf "Verfügbar", sobald alle erforderlichen Angaben vollständig erfasst wurden.
Hinweis
Aus der minimalen und maximalen Beschaffungszeit wird je nach Einrichtung der für den Vergleich relevante Liefertermin automatisch berechnet.
Excel-Import
Nutzen Sie den Excel-Import bei einem höheren Belegvolumen oder wenn Lieferanten strukturiert per Vorlage antworten. Das System überträgt beim Import alle angebotsrelevanten Felder: EK-Preis, Frachtkosten (als zusätzliche Zu-/Abschlagszeile), minimale und maximale Beschaffungszeit sowie die Bemerkung zur Zeile.
Hinweis
Damit das System die importierten Werte den korrekten Zeilen zuordnen kann, müssen die Belegnummer und die Zeilennummer in der Excel-Datei unverändert bleiben.
Einkaufsanfrage öffnen: Öffnen Sie die Einkaufsanfrage, für die Sie die Lieferantenrückmeldung importieren möchten.
Import starten: Wählen Sie im Menüband "Aktionen" die Aktion "Excel Datei importieren".
Datei auswählen: Wählen Sie die vom Lieferanten ausgefüllte Excel-Datei aus und bestätigen Sie den Import.
Werte prüfen: Kontrollieren Sie die aktualisierten Zeilenwerte nach dem Import auf Vollständigkeit und Plausibilität.
Fortschritt überwachen
Mit jeder erfassten Rückmeldung berechnet das System den Anfragen Fortschritt % in der Masteranfrage neu. Dieser Wert zeigt den Anteil bereits bearbeiteter Anfragezeilen im Verhältnis zu allen Anfragezeilen der Masteranfrage. Haben Sie beispielsweise 8 Anfragezeilen und 5 davon sind bereits bearbeitet, liegt der Fortschritt bei 62,5 %. Den aktuellen Stand sehen Sie, indem Sie über die Suche die "Masteranfragen" öffnen.
Tipp
Starten Sie den Angebotsvergleich erst, wenn der Anfragen Fortschritt % einen aussagekräftigen Rücklauf widerspiegelt. So stellen Sie sicher, dass der Vergleich auf einer belastbaren Datenbasis beruht. Nach der Bewertung übernehmen Sie die Auswahl über Bestellung aus dem Anfragenvergleich erstellen.