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Rechnungs- und Lieferadressen
Die folgenden Abschnitte beschreiben, wie Sie abweichende Liefer- und Rechnungsadressen in unitop anlegen, international nutzen, zeitlich begrenzen und als Standard im Debitorenstamm hinterlegen.
Alternative Lieferadresse (Fakturierungsdetails)
Im Microsoft Standard ist es bereits möglich abweichende Lieferadressen zu einem Debitor zu pflegen. Die unitop Extension erweitert diese Funktionalität, sodass abweichende Lieferadressen international sowie für einen definierten Zeitraum genutzt werden können. Lesen Sie mehr zu dem Thema Debitoren in der Dokumentation von Microsoft.
- Debitorenkarte öffnen: Öffnen Sie über die Suche "Debitoren" und wählen Sie den gewünschten Debitor aus.
- Lieferadressen aufrufen: Navigieren Sie im Menüband über "Zugehörig" > "Debitor" > "Lief. an Adressen".
- Neue Adresse anlegen: Erstellen Sie einen neuen Eintrag und pflegen Sie die gewünschte Lieferadresse ein.
- Standardadresse festlegen: Wechseln Sie auf dem Debitor auf das Register "Lieferung" und wählen Sie im Feld "Lief. an Code" die gewünschte Lieferadresse als Standard aus.
- Hinweis bei Beleganlage bestätigen: Bei der Erstellung eines Verkaufsbelegs erscheint in Abhängigkeit der Haupteinrichtung ein Hinweis, dass die Standardlieferadresse gezogen wurde.
- Adresse im Beleg anpassen: Die voreingestellte Lieferadresse kann im Beleg bei Bedarf jederzeit geändert werden.
Internationale Lieferadressen
Hat ein Debitor internationale Lieferadressen, müssen bei der Fakturierung abweichende Umsatzsteuer-Identifikationsnummern sowie Buchungsgruppen berücksichtigt werden. unitop ermöglicht es, diese Fakturierungsdetails direkt an der Lieferadresse zu hinterlegen. Dazu zählen die USt-IdNr., die Geschäftsbuchungsgruppe sowie die MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe.
Wenn Sie in einem Verkaufsbeleg die entsprechende Lieferadresse auswählen, werden die hinterlegten Fakturierungsdetails automatisch übernommen. Der MwSt.-Ländercode wird dabei mit dem Ländercode der Lieferadresse angeglichen.
Hinweis
Die Logik erfolgt in Abhängigkeit von der genannten Finanzbuchhaltung Einrichtung. Ist die Einrichtung in Abhängigkeit vom Rechnungsdebitor hinterlegt, werden die genannten Informationen nicht von der Lieferadresse gezogen.
Lieferadressen öffnen: Öffnen Sie die Lieferadressen des Debitors über das Menüband "Zugehörig" > "Debitor" > "Lief. an Adressen".
USt-IdNr. eintragen: Hinterlegen Sie in der entsprechenden Lieferadresse die abweichende Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Buchungsgruppen hinterlegen: Tragen Sie die Geschäftsbuchungsgruppe sowie die MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe für die internationale Lieferadresse ein.
Lieferadresse im Beleg auswählen: Wählen Sie beim Erstellen eines Verkaufsbelegs die internationale Lieferadresse aus. Die hinterlegten Fakturierungsdetails sowie der MwSt.-Ländercode werden automatisch in den Beleg übernommen.
Lieferadressen für einen Zeitraum begrenzen
Zusätzlich ist es möglich, Lieferadressen für einen Zeitraum zu begrenzen. Dies ist beispielsweise bei einem bevorstehenden Lagerumzug oder Lagerferien hilfreich. Durch die Hinterlegung der Zeiträume kann bei der Auftragsanlage aktiv die Auswahl einer abgelaufenen Lieferadresse unterbunden werden.
Lieferadresse öffnen: Öffnen Sie die gewünschte Lieferadresse über das Menüband "Zugehörig" > "Debitor" > "Lief. an Adressen".
Zeitraum hinterlegen: Tragen Sie das Gültig-ab- und das Gültig-bis-Datum in die vorgesehenen Felder ein.
Lieferadresse im Beleg auswählen: Wird beim Erstellen eines Verkaufsbelegs eine gültige Lieferadresse ausgewählt, werden die Fakturierungsdetails auf Kopf- und Zeilenebene automatisch angepasst.
Prüfung bei abgelaufener Adresse: Ist die ausgewählte Lieferadresse nicht mehr gültig, erscheint ein Hinweis oben am Beleg und die Lieferadresse wird nicht übernommen.
Alternative Rechnungsadresse
Zusätzlich zu abweichenden Lieferadressen gibt es die Option eine abweichende Rechnungsadresse pro Debitor zu definieren.
Sollen Rechnungen lediglich an eine andere Adresse gesendet und nicht an einen anderen Debitor fakturiert werden ("Rech. an Debitor"), ist es möglich in den Debitor-Stammdaten alternative Rechnungsadressen zu pflegen. Diese können analog der Lieferadressen, in der Debitorenkarte als Standard Rechnungsadresse ("Rech. an Code") definiert werden.
Debitorenkarte öffnen: Öffnen Sie über die Suche "Debitoren" und wählen Sie den gewünschten Debitor aus.
Rechnungsadressen anlegen: Navigieren Sie in die alternativen Rechnungsadressen und legen Sie die gewünschte Adresse an.
Standardadresse festlegen: Hinterlegen Sie auf der Debitorenkarte im Feld "Rech. an Code" die gewünschte Rechnungsadresse als Standard.
Automatische Übernahme bei Beleganlage: Bei der Erstellung von Belegen wird die hinterlegte Rechnungsadresse automatisch eingetragen.
Adresse übersteuern: Die Rechnungsadresse kann, wie auch die Lieferadresse, direkt im Beleg bei Bedarf geändert werden.
Auswirkung auf Folgebelege: Verkaufsrechnungen, Verkaufsgutschriften sowie Mahnungen werden automatisch an die alternative Rechnungsadresse adressiert – nicht an die Standardadresse des Debitors.