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Grundeinrichtung
Bevor Sie mit Ihren Aktivitäten beginnen, müssen Sie einige grundlegende Einrichtungsschritte vornehmen sowie Aktivitätenvorlagen anlegen.
Eine Aktivitätenvorlage ist eine Vorlage, die die grundlegenden Eigenschaften einer Aktivität bestimmt. Sie richten Aktivitätenvorlagen auf der Maske "Aktivitätenvorlagen" ein.
Erweiterte Aktivitäten
Unter diesem Einrichtungspunkt definieren Sie, welche Reports für Ihre Organisation verwendet und eingerichtet werden.
Soll ein einheitliches Layout für alle Aktivitäten verwendet werden, lässt sich dies ebenfalls hier festlegen.
In der erweiterten Einrichtung können Standard-Schriftart und -Größe für die Corporate Identity Ihrer Organisation bestimmt werden. Zusätzlich wird hier die HTML-Content-Einfügemarke angezeigt. Diese muss in diesem Format in das Word-Layout eingetragen sein, damit das System erkennt, wo der Text eingefügt werden soll.
Hinweis
Die Standard-Schrift muss vorab in das vorhandene Word-Layout eingebettet sein. Dies wird unter den Punkten "Optionen/Speichern/Schriftarten in der Datei einbetten" in den Office-Anwendungen eingestellt.
Das Feld "Segment protokollieren" gibt an, ob beim Protokollieren eines Segments zusätzlich alle E-Mail-Adressen der Kontakte geprüft werden sollen. Enthält das Segment Kontakte ohne E-Mail-Adresse, wird die Protokollierung abgebrochen.
Benutzerdefiniertes Berichtslayout
Im unitop-Standard wird ein NPO-Standardbrief für die Reportanlage mitgeliefert, in dem die möglichen Seriendruckfelder für die Bereiche Standardtabellen, Gremien, Veranstaltungen, Mitglieder etc. bereits enthalten sind. Hiermit erhalten Sie den Rahmen eines Word-Layouts als Vorlage.
Legen Sie bei der Erstinstallation über den Button "Neu" einmalig ein benutzerdefiniertes Layout für den NPO-Standardbrief an. Setzen Sie dabei die Kennzeichen "Word Layout einfügen" und "Layout unterstützt HTML-Inhalte". Das System erzeugt daraufhin ein Standard-Layout als Basis. Dieses Layout können Sie nach Bedarf anpassen oder beliebig oft kopieren und individuell für verschiedene Zwecke verwenden.
Individuelle Seriendruckfelder in Word lassen sich über den XML-Zuordnungsbereich anpassen und unter den Entwicklertools zusammenstellen.
Hinweis
Der Standardbrief enthält an der Stelle des Briefbereichs die HTML-Content-Einfügemarke. Das bedeutet: Der Briefinhalt (Hauptteil des Briefs) wird bei der Aktivität situationsbedingt durch ausgewählte HTML-Textbausteine ersetzt.
Personalisierte Dateianhänge
Ausgehend von der Maske "Aktivitätenvorlagen" können über "Zugehörig" > "Aktivitätenvorlage" > "Sprachen" personalisierte Anhänge definiert werden. In der "Aktivitätenvorlagen-Einrichtung" lassen sich je Aktivitätenvorlage an der "Aktivitätenvorlagensprache" personalisierte Anhänge definieren. Hierzu wird ein Code frei vergeben und der zu verwendende Report ausgewählt. Optional kann ein abweichendes Berichtslayout festgelegt werden.
Anschließend wird eingerichtet, wie der Report gefiltert wird, damit der Anhang nur die gewünschten Informationen enthält (Bsp.: Filterung auf den Empfänger-Kontakt). Bei den Filtern gibt es zwei Möglichkeiten:
Konstanter Filter Hierbei können Filterkonstanten verwendet werden, wie sie sonst beispielsweise in Report-Filterungen genutzt werden.
Dynamischer Filter Hierbei wird auf Felder der verwendeten Tabellen als Filter zurückgegriffen (z. B. die Kontaktnummer aus der Segmentzeile).
Hinweis
Filter auf individuelle Felder aus der Segmentzeile funktionieren nicht standardmäßig. Um diese Funktion zu nutzen, muss die Funktion 'TempSegmentLine.CopyFromInteractLogEntry(InteractionLogEntry)' erweitert werden.
Setzen Sie den Status dieser Einrichtung abschließend auf "aktiv". Auf diese Weise können beliebig viele personalisierte Dateianhänge eingerichtet werden.
Aktivitätenvorlage
Eine Aktivitätenvorlage ist eine Vorlage, die die grundlegenden Eigenschaften einer Aktivität bestimmt. Sie richten Aktivitätenvorlagen auf der Maske "Aktivitätenvorlagen" ein. Bei der Erstellung von Aktivitätenvorlagen gehen Sie die einzelnen Schritte wie folgt durch:
Neue Vorlage anlegen: Wählen Sie den Button "NEU", um eine neue Vorlage anzulegen.
Felder ausfüllen: Füllen Sie die erforderlichen Felder aus, wie Code, Beschreibung und Aktivitätengruppe.
Assistenten konfigurieren: Als "Aktion des Assistenten" wählen Sie "zusammenführen" und wählen unter "Benutzerdefiniertes Berichtslayout" ein zuvor eingerichtetes Layout für den NPO-Standardreport aus. Darüber hinaus können Sie HTML-Textbausteine pro Vorlage definieren (inklusive der Seriendruckfelder).
HTML-Vorlagen hinterlegen: Navigieren Sie zu "Zugehörig" > "HTML-Vorlagen". Pro Vorlage können beliebig viele Textbausteine hinterlegt werden. Diese können nach Bedarf genutzt werden, sind jedoch keine Voraussetzung. Legen Sie bei Bedarf Vorlagen für unterschiedliche Sprachen an.
Brieftext definieren: Über die Aktion "HTML Vorlage bearbeiten" definieren Sie in einem Texteditor den gewünschten Brieftext unter Verwendung von Seriendruckfeldern.
Hinweis
Richten Sie für alle Briefe, die dasselbe Grundlayout ("Briefpapier") verwenden sollen, eine Aktivitätenvorlage ein und definieren Sie über die HTML-Texte alle möglichen Briefinhalte.